Zero-Based-Organisation - Pixabay

Wie Sie versteckte Kostenhebel in Ihrer Organisation identifizieren und nutzbar machen, zeigt der Zero-Based-Organisation-Ansatz. - Bild: pixabay

| von Dr. Thomas Troll, Partner ROI-Efeso

Die Gründe für Effizienzverluste in den indirekten Bereichen der Organisation, wie etwa Intralogistik, Qualitätssicherung oder Instandhaltung sind vielfältig: Fehlende Standardisierung über verschiedene Standorte und Unternehmensbereiche hinweg spielt allerdings eine besonders große Rolle. So trifft man in über Jahre hinweg gewachsenen oder durch Zukäufe entstandenen, heterogenen Fertigungsnetzwerken oftmals eine Vielzahl von unterschiedlichen Sprachen, Arbeitsprozessen und Organisations-Kulturen an. Inkrementelle Ansätze zu schrittweisen Effizienz-Verbesserungen greifen dort nicht. Um einen Monolithen wie ein globales Fertigungsnetzwerk effektiv zu verschlanken, müssen stattdessen zunächst alle Strukturen auf Null gesetzt und die Organisation von Grund auf neu auf Effizienz ausgerichtet werden.

Effizienz in der Praxis: Wie Sie Personalkosten senken

Genau hier setzt der Begriff Zero-Based-Organisation an: Durch eine systematische Bewertung und Neuausrichtung der indirekten Bereiche auf eine effizientere, skalierbare Zielorganisation hin soll das Unternehmen in die Lage versetzt werden, mit schlankeren Strukturen, also geringeren Personalkosten, das Gleiche zu leisten. Gleichzeitig sorgt der Ansatz auch für positive Effekte in Richtung Markt und Kunden, etwa im Hinblick auf Kundennähe und Geschwindigkeit, indem er die Organisation effizient an Geschäft und Geschäftsanforderungen anpasst.

Wie dieses Vorgehen effektiv aussehen kann, zeigt das Beispiel eines Technologiekonzerns, der gemeinsam mit der Unternehmensberatung ROI die Organisation seines globalen Werkverbunds neu ausrichtete. Dabei sollte nicht nur der Status quo in den indirekten Bereichen abgebildet, sondern auch das zukünftige, ideale Setup für eine schlanke Organisation an den weltweit 16 Standorte definiert werden. Die Effektivität der Maßnahme: Bereits in der Frühphase des Projekts konnten aufgezeigte Einsparpotenziale effektiv in abgestimmte Maßnahmen umgewandelt und spürbare Kosten-Entlastungen für das Unternehmen realisiert werden.

Ausgehend von einer umfassenden Beschreibung der Ist-Situation, identifizierte das Projektteam dafür systematisch Lücken und Handlungsbedarfe auf dem Weg zu einer schlanken Organisation. Der Zero-Based-Organisation Ansatz lieferte dabei ein standardisiertes Vorgehensmodell zur effektiven Umsetzung des Verbesserungsprozesses und der Realisierung von frühzeitigen Quick-Wins im Projektverlauf. Die Leistung gliedert sich in vier zentrale Phasen:

  1. Analyse der Tätigkeitsstruktur auf Basis des ROI-Aktivitätenkataloges
  2. Ermittlung der Potenziale für Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung
  3. Entwicklung eines Blueprints der Organisation inklusive deren Dimensionierung
  4. Entwicklung eines Ansatzes zur Implementierung in Form einer Roadmap
ROI Grafik: Unternehmen verschlanken
Die Zero Based Organisation Journey im Überblick. - Bild: ROI

Personalkosten und Effizienz: Wer macht eigentlich was?

Um im späteren Projektverlauf die ideale Dimensionierung der Organisation festlegen zu können, sollte zunächst ermittelt werden, wie viele Kapazitäten im Status quo jeweils in direkte bzw. indirekte Tätigkeiten fließen? ROI folgt bei seiner Beratungs-Leistung einer strengen Definition: Direkt wertschöpfend sind demnach ausschließlich Tätigkeiten, die sich in den Produktionszeiten wiederfinden. Alle übrigen Tätigkeiten wie etwa Logistik, Qualitätssicherung und Instandhaltung sind dem indirekten Bereich zugeordnet. Diese Transparenz ist wesentlich zur Beantwortung und Bedeutung der Effektivitäts-Frage: Welcher Mitarbeiter macht wirklich was? Denn Abteilungszuordnungen allein sagen oft nichts über die tatsächlichen, praktischen Tätigkeiten aus. Ist etwa die Instandhaltung für Maschinen und Gebäude oder nur für Maschinen zuständig?

Im ersten Projektabschnitt konzentriert sich das Projektteam dabei vor allem auf die aktuelle Tätigkeits- und Organisationsstruktur und ordnet 100 Prozent der Arbeitszeit aller Mitarbeiter spezifischen, vordefinierten Aktivitäten zu. Die Basis hierfür liefert ein von ROI bereitgestellter Mitarbeiter-Tätigkeitskatalog, der rund 100 Tätigkeiten umfasst.

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Bild: ROI

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Einsparpotenziale ermitteln, Effizienz-Hebel bereitstellen

Im nächsten Schritt gilt es, die Tätigkeitsstruktur richtig zu interpretieren. Wo finden sich etwa Hinweise auf mögliche Einsparpotenziale? In welchen Bereichen erscheint die Organisation bereits heute schlank? Dabei helfen interne Benchmarks, die gleiche Tätigkeiten über mehrere Werke und Abteilungen des Unternehmens hinweg vergleichen und so Best Practices identifizieren. Dies wird um externe Datenquellen wie etwa Branchen- und Funktionsbenchmarks erweitert, die Erfahrungswerte und Best Practices aus über 20 Jahren ROI-Projekterfahrung nutzen.

Wie funktioniert Zero Based Organisation? - Quelle: ROI

Dabei genügt es allerdings nicht, lediglich Potenziale aufzuzeigen. Vielmehr müssen Arbeitgebern und Arbeitnehmern für mehr Effizienz auch Verbesserungshebel in Prozess, Organisation oder Leistungsportfolio bereitgestellt werden. Gleichzeitig findet man viele Schnittstellen im Prozess, Doppelaufgaben und identifiziert schlecht genutzte IT-Systeme. Nach ROI-Erfahrung beziehen sich 80 Prozent der Kostensenkungspotenziale auf ineffiziente Prozesse, etwa 20 Prozent können durch reine Organisationsänderungen erschlossen werden.

Die Aktivierung dieser Potenziale in der Praxis steht im Mittelpunkt der darauffolgenden Projektabschnitte. Dort designt das Projektteam die ideale Organisationsstruktur. Dazu legt es Gestaltungsrichtlinien, wie etwa die Anzahl der Führungsebenen und Führungsspannen fest, bestimmt das richtige Maß an zentralen und dezentralen Funktionen und ermittelt die optimale Dimension der Organisation. Zum Schluss wird diese Blaupause für eine Ideal-Organisation in einer standardisierten und skalierbaren Organisationsstruktur zusammengefasst.

Ist diese Zielsetzung geklärt, folgt das Wie der Implementierung. Je nach Standort ist dabei hinsichtlich der Mitarbeiter der Betriebsrat mit einzubeziehen oder es gelten landesspezifische Vorgaben, die zu beachten sind – weshalb individuelle Transformationspfade benötigt werden. So entwickelte der Technologiekonzern gemeinsam mit ROI ein individuelles effizientes Konzept für die Umsetzung je Standort – mit dem Pfad vom heutigen Zustand bis zu einem Zielbild für mehr Wirtschaftlichkeit.

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