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HCM-Systemen fehlt es an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dies lässt sich mit einer elektronischen Personalakten-Lösung umsetzen. Bild: Forcont

Die Vorteile der Digitalisierung liegen für viele Unternehmen in der Industriebranche inzwischen auf der Hand: effizientere Abläufe, zentraler Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie automatisierte Workflows führen zu einem effektiveren Arbeiten. Über eine ausgefeilte Digitalisierungsstrategie verfügen jedoch die wenigsten. Vor allem Mittelständler stellen sich häufig die Frage: Wo und vor allem wie soll die Digitalisierung in meinem Unternehmen beginnen? Statt direkt unternehmensweite Projekte anzugehen, lohnt es sich oft, den Blick zunächst auf den kleinsten Baustein der zu richten: das Dokument.

Wollen Industrieunternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Dabei lohnt es sich, in kleinen Schritten vorzugehen. Abgrenzbare Bereiche, die vergleichsweise unkompliziert digitalisiert werden können und gleichzeitig einen spürbaren Nutzen davon tragen, sind die dokumentenverarbeitenden Abteilungen wie die Poststelle, die HR-Abteilung oder das Vertragsmanagement. Dort ermöglicht es ein ECM, unstrukturierte Geschäftsinformationen strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verfügung gestellt. Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz dieser Abteilungen dadurch enorm.

Mit einem digitalen Vertragsmanagement-System können Mitarbeiter Verträge langfristig prüfen, auswerten, sicher ablegen, erstellen und beenden. Eine Schnittstelle zu SAP ermöglicht den Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten. Über den aktuellen Dokumentenstatus lässt sich einsehen, ob der Vertrag in Bearbeitung ist, bald abläuft oder bereits gekündigt wurde. Das System stellt zusätzlich Workflows, Fristenerinnerungen und festgelegte Zuständigkeiten zur Verfügung, die die Administration erleichtern und sicherer machen.

Ein digitales ‚Postbuch’ unterstützt die termingerechte Abarbeitung von Unterlagen und Anfragen: Die eingehende Post wird bei Erhalt gescannt, dabei durch eine automatisierte OCR-Texterkennung festgelegten Themen zugeordnet, mit Meta-Daten versehen und schließlich revisionssicher protokolliert in einem digitalen Postkorb abgelegt, von wo aus die Mitarbeiter die Dokumente ziehen und weiterverarbeiten können. Auch E-Mails und Faxe lassen sich in einem solchen System pflegen und verarbeiten.

Während viele Industrieunternehmen heute bereits ihre Personaldaten über das SAP-Modul HCM managen, dort ihre Daten erfassen und auch archivieren, fehlt es doch an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dies lässt sich mit einer elektronischen Personalakten-Lösung umsetzen, die über eine Schnittstelle mit einem vorhandenen SAP-System verknüpft wird. Nur so sind alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verfügbar und können auch entsprechend festgelegter Lese- oder Schreib-Berechtigungen mit Filialleitern und Führungskräften geteilt oder Mitarbeitern zur Einsicht bereitgestellt werden.

Industrieunternehmen sollten sich immer die Frage stellen: Welcher Bereich profitiert – gemessen an den notwendigen Investitionen – am meisten von digitalisierten Prozessen und wie gut lassen sich Folgeprojekte daran anknüpfen? Cloud-Lösungen bieten sich dabei als einfacher, kostengünstiger Einstieg in die Digitalisierung an. Aufgrund der vergleichsweise unkomplizierten Umsetzung und der trotzdem maßgeblichen Effizienzgewinne von cloudbasierten ECM-Anwendungen entwickeln diese Projekte eine große Zugkraft, sodass häufig und schnell andere Lösungen folgen. Einem digitalisierten Unternehmen steht dann nichts mehr im Wege.