Gerhard Knoch Infor ERP PPS

Gerhard Knoch, Autor des Beitrags und General Manager DACH und Vice President ERP EMEA bei Infor: „Um die Kostenentwicklung unter Kontrolle zu bekommen, ist deshalb eine extrem gut durchdachte Abbildung des Produktionsprozesses erforderlich. Die Lösung besteht in einem ERP-System. Dieses sollte in der Lage sein, laufend Prognosewerte mit tasächlich erzielten zu vergleichen und branchenspezifische Prozesse bis ins letzte Detail abbilden können." Bild: Infor

Für Getränkehersteller wird es immer schwieriger, gleichermaßen die Kontrolle über Kostenentwicklung und Umsatzgenerierung zu behalten. Nicht nur sind die Einzelhändler durch die Einführung eigener Marken in direkte Konkurrenz zu den eigentlichen Herstellern getreten. Auch können sie die Kundennachfrage als Händler mit detaillierten POS-Daten gezielt manipulieren – also Daten, die Herstellern in der Regel selbst nicht zur Verfügung stehen. Nicht zuletzt erlangen die Einzelhändler durch die Einführung eigener Marken Daten über den Produktionsprozess und sind so besser in der Lage, Kostendruck auf die Lieferanten auszuüben. Preissteigerungen sind mit ihnen nicht zu machen – und auch nicht mit Kunden, die dank der zunehmenden Vernetzung auf eine nie dagewesene Informationsvielfalt zugreifen können. Sie bleiben einer Marke zwar gerne treu, achten aber auch mehr als je zuvor auf die Zutaten, die ein Getränk beinhaltet. In dieser Situation sind Unternehmer schlicht nicht in der Lage, an dieser Stelle mehr aus den geringen Gewinnmargen herauszuholen. Es gilt also, Auslastungsraten zu verbessern und Herstellungsprozesse günstiger zu machen.

Zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres ist die Prozessplanung genau festgelegt. Die Produktpalette ist bekannt, Volumen und Preise sind schätzbar und auch die nötigen Marketinginvestitionen lassen sich errechnen. Auf Grundlage dieser Daten planen Manager ihre Budgets und gleichen sie dann laufend mit ihren Zielen ab. Dazu ist es nötig, die Produktionskosten ständig auf operativer Ebene zu dokumentieren – Rohstoffe und Verpackung, Strom, Wasser, Betriebskosten, Löhne und so weiter.

Die Prognosen dann auch einzuhalten, ist aber alles andere als ein leichtes Unterfangen. Manager benötigen Unmengen an Daten, um die tatsächlichen Kosten zu erfassen und zeitnah und unkompliziert Korrekturen vorzunehmen – Daten, die sie in der Regel nicht haben. Um dem entgegenzuwirken, reicht ein herkömmliches ERP-System nicht aus. Es sind spezielle Tools zur Datenerfassung nötig, die gesammelte Informationen automatisch im System aufnehmen. Idealerweise sind darin auch Schnittstellen für die mobile Nutzung integriert. Mitarbeiter in der Produktion können dann in Echtzeit sogar noch mehr Daten sammeln. Die wiederum werden sie sehr gut gebrauchen können – denn wenn am Ende der Produktion weniger herauskommt als kalkuliert, müssen sie wissen, warum.

Zwei großen Problemen stehen die Verantwortlichen in der Produktion gegenüber. Zum einen steht bei der Verarbeitung von Rohstoffen nur im Idealfall ein Ertrag von 100 %. Wenn am Ende auch mit Standardmischungsverhältnis ein von den Berechnungen unterschiedlicher Ertrag herauskommt, ist die Rede von Ertragsabweichungen. Entsprechen die Kosten nicht den Prognosen, muss aber nicht der Produktionsprozess schuld sein. Beispielsweise werden bei der Herstellung auch unterschiedliche Güteklassen an Zutaten in ein und demselben Vorgang verwendet. So kommt es etwa auf die saisonale Verfügbarkeit an. Wenn am Schluss ein angemessenes Endprodukt stehen soll, muss dann das Mischungsverhältnis angepasst werden. Man spricht hier von Produktionsmittelabweichungen.

In beiden Problemfällen ist eine genaue Analyse aller Bestandteile des Prozesses und der Rohstoffe der Schlüssel zum Erfolg. Beispielsweise muss in der Milchindustrie ständig der Milchfettanteil bestimmt und überwacht werden können, um alle Abläufe im Griff zu behalten. Bei Obst und Gemüse ist es essentiell, die Menge an Abfallprodukten wie Kernen so gering wie möglich zu halten.

Informationen zu Güte und Eigenschaften bestimmter Zutatenchargen kann eine moderne ERP-Lösung nutzen, um eine genauere Kalkulation und Bewertung von Produkten vorzunehmen. Kommt es vor, dass Zutaten bei der Zubereitung unterschiedliche Ergebnisse liefern, lassen sich dennoch die Kosten leicht bestimmen. Die Kontrolle über Attribute wie beispielsweise Zucker- oder Eiweißgehalt hat somit direkten Einfluss auf den durchschnittlichen Ertrag und den Verkaufswert.

Den Ertrag können Verantwortliche auch auf eine andere Art und Weise optimieren. Viele Betriebe stellen heute noch ihre Produktionsmenge über die sogenannte retrograde Entnahme fest. Dabei werden auf Basis des jeweiligen Rezeptes automatisch die Zutaten abgezogen – im ERP-System reduzieren die Verantwortlichen dann dementsprechend die erfasste Lagermenge. Dieses Vorgehen ist dem Problem geschuldet, dass es bislang nicht möglich war, Echtzeit-Daten zu erfassen.

Typischerweise unterliegt die Getränkeindustrie aufgrund von saisonalem Mehrbedarf und Werbeaktionen starken Nachfrageschwankungen. Es reicht also nicht aus, das eigene Unternehmen im Blick zu haben. Wenn es zu Lieferengpässen kommt, weil die erstellten Prognosen falsch lagen, hat das zur Folge, dass Umsätze verloren gehen. Damit es nicht soweit kommt, sollten die Daten auch die Prognosen selbst verbessern.

Wie hat ein System auszusehen, das die genannten Anforderungen erfüllt? Die Lösung sollte speziell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Betriebs zugeschnitten sein. Es bringt nichts, ein Produkt anzuschaffen und es dann noch mühselig vorhandenen Prozessen anpassen müssen. Sie muss hochgradig konfigurierbar sein. Auch äußerst detaillierte Messgrößen müssen ihren Niederschlag finden und definiert werden können. Das IT-System sollte einem Verantwortlichen mit nur wenigen Klicks einen Vergleich von Prognosewerten mit tatsächlich erzielten Werten anzeigen können und die Prozesse auch dann noch angemessen abbilden, wenn sich das betreffende Unternehmen verändert.