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Die regelkonforme, kosten- und ressourcensparende Bereitstellung von Materialien, Nachunternehmerleistungen und Dienstleistungen ist zentraler Bestandteil der Unternehmensphilosophie bei Bilfinger. Der Einkauf leistet dabei durch ein professionelles Einkaufsnetzwerk einen maßgeblichen Beitrag zum Erfolg. Das Einkaufsvolumen entspricht knapp der Hälfte der Konzernleistung. Bild: Bilfinger

Immer mehr Unternehmen setzen bei der Beschaffung auf E-Procurement. Ziel ist die Konzentration des Einkaufsvolumens und die Erhöhung der Usability für Anwender. Gleichzeitig lassen sich Prozesskosten nachhaltig senken. Denn durch Digitalisierung und Standardisierung kann die Einkaufsabteilung wertvolle Potenziale für ihr Warengruppenmanagement realisieren – beispielsweise in Form von besseren Konditionen in Verhandlungen mit Lieferanten. Bilfinger SE hat den Trend erkannt und seine Einkaufsprozesse von der klassischen Zettelwirtschaft auf E-Procurement umgestellt.

Schnelle Prozesse durch einen hohen Grad an Automatisierung – damit punktet E-Procurement als fortschrittliches Beschaffungsverfahren bei Bilfinger SE. Gestartet als reines Verfahren für katalogbasierten Einkauf bildet das E-Procurement in der finalen Ausprägung die lückenlose digitale Kette vom Entstehen eines Bedarfs bis zur Rechnungsstellung ab. So lassen sich die wesentlichen Daten zu jeder Bestellung transparent nachvollziehen: Anforderer, Gegenstand, Zeitpunkt, Ort und die Konditionen der jeweiligen Bestellung können jederzeit zurückverfolgt werden. Dadurch werden der Einkauf entlastet und wertvolle Freiräume geschaffen: Beispielsweise können sich die Einkäufer stärker auf werthaltige A- und B-Materialien konzentrieren, wenn die Beschaffung von C-Material vorwiegend digital und prozessoptimiert abgewickelt wird.

Um das Beschaffungsverfahren auf E-Procurement umzustellen und standardisierte digitale Verfahren im Workflow dauerhaft zu verankern, hat sich Bilfinger bei der Umstellung an folgende drei Schritte gehalten: Anwenderbezogenes Change-Management, einheitliche Integration in eine fragmentierte ERP-Landschaft und akribische Qualitätskontrolle bei der Katalogerstellung.

Die Digitalisierung der Beschaffung erfordert neue IT-Anwendungen. Unter anderem werden den Mitarbeitern der Fachabteilungen digitale Kataloge über eine IT-Plattform bereitgestellt, aus denen voreingestellte Waren und Artikel ausgewählt und angefordert werden können. Anschließend wird der Bestellprozess automatisch im Materialwirtschaftssystem initiiert – von der elektronischen Bedarfsanforderung (E-Banf) über die Katalogbestellung und Wareneingangsbuchung bis hin zur wareneingangsbezogenen Rechnungsprüfung in der finalen Ausprägung. Bei der Einführung gilt es, die Anwender an diese veränderten Prozesse zu gewöhnen. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, die Usability und das User-Interface anwenderfreundlich zu gestalten und vor dem Go-Live-Termin ein entsprechendes Schulungsangebot bereitzustellen.

Für den erfolgreichen Einstieg in die digitalisierte Beschaffung bedarf es einer fein abgestimmten Integration der E-Procurement-Plattform in die bestehende IT-Landschaft. Die Herausforderung: In vielen Unternehmen sind mehrere ERP-Systeme parallel im Einsatz. Dementsprechend sollte die Rollout-Planung an den Stand der Technik in jedem einzelnen Unternehmensbereich angepasst werden, um Integrationsprobleme bereits vorab auszuschließen.

Um einen reibungslosen Workflow zu verankern, ist es unumgänglich, die digitalen Kataloge mit den Lieferanten zu synchronisieren. In der Kurzbeschreibung jedes Artikels sollten sämtliche Merkmale fehlerfrei verschlagwortet sein, damit die Anforderer aus den Fachabteilungen problemlos finden, wonach sie suchen. Hier sind vor allem die Warengruppenmanager und Katalogverantwortliche gefragt, die inhaltliche Abstimmung mit den Lieferanten vorzunehmen.

„Durch die Implementierung von E-Procurement haben wir unser Beschaffungsmanagement erfolgreich auf die Erfordernisse der Zukunft eingestellt. Das empfehlen wir auch anderen Einkaufsabteilungen“, sagt Michael Steinberger, Manager Processes & Tools bei Bilfinger SE. „Doch unser Engagement ist noch längst nicht beendet. Als nächste Schritte planen wir, das E-Procurement noch mobiler und flexibler einzusetzen: So ist die Einführung einer mobilen App avisiert sowie die verstärkte Integration externer Kataloge und Webshops. Insgesamt geht die Entwicklung in der Wirtschaft ebenfalls in Richtung Cloud und Collaboration. Unser Ziel ist es, konzernweit eine dynamische Plattform zu etablieren, die allen Beteiligten maximale Prozesseffizienz bietet.“