Über die Software MyTouchscreen werden am Teil erbrachte Leistungen ins ERP-System zurück

Über die Software MyTouchscreen werden am Teil erbrachte Leistungen ins ERP-System zurück gemeldet. (Bild: Sescoi GmbH)

Von Wolfgang Klingauf

Neu-Isenburg (rm). HAT produziert Werkzeuge und Formen für Spritz-, Druckguss- sowie Stanz-Biege-Maschinen, zudem komplette Montagesysteme (Sondermaschinenbau). In beiden Bereichen liegt eine projektorientierte Einzelfertigung vor, für die Aufgaben von der Produktentwicklung bis zur Serienfreigabe (bei Werkzeugen) anfallen.

Das Unternehmen ist besonders da gefragt, wo Qualität notwendig ist und die Teile filigran sind. Das gilt zum Beispiel für Spritzgussanwendungen mit 0,1 mm Wandstärke, für die Formen entstehen. Auch feinste Umformteile wie Kontaktfedern aus 30 µm dicker Folie zählen zu den Spezialitäten.

Bis Anfang 2010 hatte der Werkzeugspezialist ein selbst geschriebenes ERP-System im Einsatz, das auf die gewachsenen Prozesse abgestimmt war. Allerdings war es schwierig, das System auf die sich ständig ändernden Anforderungen anzupassen.

Daher wurde nach Alternativen gesucht. Besonders was den Detaillierungsgrad anbelangt, wollte man für Fertigungsaufgaben nur grobe Planungsdaten eingeben und in Gruppen bleiben. Weit verbreitete ERP-Systeme können das jedoch nicht leisten, da sie frühzeitig im Prozess detaillierte Informationen benötigen.

Mit WorkPlan von Sescoi wurde eine Lösung gefunden, die flexibel genug war, die Prozesse nach den Anforderungen von HAP abzubilden. Insbesondere kann man den Detaillierungsgrad der Planung selbst bestimmen. Zwar lassen sich auf der Einzelteilebene Vorgabezeiten und viele Details eingeben, was aber nicht zwingend ist. Es ist ebenso möglich, auf einer übergeordneten Stufe zu bleiben. HAP macht stattdessen eine Vorplanung mit Platzhaltern, die in den Bilanzen als Merkposten erscheinen.

Auch die Bildschirmdarstellung sprach für WorkPlan. Besonders die einfach anzulegenden Baumstrukturen sowie die Art und Weise der Querverknüpfung zwischen den verschiedenen Sichtweisen fanden Gefallen. Man kann bei WorkPlan einfach zwischen den Ansichten hin- und herspringen, also vom Kundenblatt über die Angebote in die Aufträge und wieder zurück.

Außerdem kamen die Flexibilität und die einfache Bedienung gut an. Formulare, Ansichten, Filter sind gut zu generieren und exakt auf die Bedürfnisse anzupassen. Sofern ein Anwender die Berechtigung für diese Daten hat, kann er das selbst übernehmen. So lässt sich WorkPlan sukzessive weiterentwickeln, ohne dass jedes Mal ein IT-Spezialist benötigt wird.

HAP entschloss sich Ende 2009 zu einer Testinstallation und schickte die Hauptanwender noch im Dezember zur Schulung. Mitte Januar stand die Testinstallation. Im März wurden alle laufenden Aufträge ins WorkPlan-System eingetragen, und im April konnten die Mitarbeitenden bereits auf die eingepflegten Aufträge zurückmelden.

Aus individuellen Gründen war ein schneller Umstieg notwendig. Man nutzte also die Testphase bereits zur Vorbereitung und hat gegen deren Ende Angebotserstellung und Auftragsverwaltung auf WorkPlan umgestellt – ohne Parallelbetrieb mit dem alten System. Der Monatsabschluss April wurde bereits mit Daten durchgeführt, die in WorkPlan erzeugt und an SAP transferiert wurden.

Heute erfolgt das komplette Rechnungswesen inklusive Rechnungsstellung in WorkPlan. Ein Informationssatz geht ins SAP-System, das die Nachverfolgung beziehungsweise das Mahnwesen übernimmt. Auch die Personalabrechnung und Finanzbuchhaltung laufen über SAP, weshalb verschiedene Schnittstellen definiert werden mussten. Kein Problem für WorkPlan, denn die Software ist SAP-zertifiziert.

WorkPlan Enterprise ist modular aufgebaut. Zur Verfügung stehen Funktionen zur Ressourcenplanung, die die Automatisierung und Verwaltung von wichtigen betrieblichen Tätigkeiten erlauben. So gibt es Module zu den Bereichen Angebot, Auftragsabwicklung, Planung und Simulation, Bestellwesen und Lagerverwaltung, Zeit-, Qualitäts-, Leistungs- sowie Informationsmanagement.

Daneben stellt das System viele Optionen bereit, die speziell für die Werkzeug- und Formenbau-Branche entwickelt wurden. Dazu gehört unter anderem eine spezielle Datenbankstruktur, die alle Änderungen aufzeichnet und die Rückverfolgung von Angebotsdaten und Kosten erlaubt. Schließlich ist es üblich, dass im Lebenszyklus eines Projekts mehrere Änderungen an den Projektdaten erfolgen. Die Verfolgbarkeit ist auch für das spätere Management von Kundendienst und Reparaturleistungen nützlich.

Bei HAP ist ein sogenanntes Concurrent-User-Modell im Einsatz, mit 15 parallel zur Verfügung stehenden WorkPlan-Arbeitsplätzen. Es ist in einem Citrix-Umfeld installiert. Citrix ist ein Terminalserver, auf dem die Software mit allen Lizenzen läuft, während die Rechner der Anwender nur als Anzeige- und Bediensystem fungieren. So haben Geschäftsführer, Controller, Meister, Fertigungsleitung, Vertrieb und alle anderen relevanten Abteilungen Zugriff auf das zentrale WorkPlan-System.

Durch die besonderen Umstände bei HAP – wie zum Beispiel die Einbindung in eine Konzernstruktur – wurde WorkPlan zunächst nur in reduziertem Leistungsumfang installiert. Nach dem Softwarestart mit Angebotserstellung, Auftragsverwaltung und Rechnungswesen nutzen die Werkzeug- und Sondermaschinenbauer inzwischen auch das Modul Warenwirtschaft, also Bestellwesen und den Wareneingang. Während Kostenstellen-Material nach wie vor über SAP läuft, wird der projektbezogene Einkauf über WorkPlan realisiert. Seitdem haben die Verantwortlichen deutlich mehr Informationen über die Bestellvorgänge und den tatsächlichen Zugang der Materialien.

Bei der Zeiterfassung, die in SAP verankert ist, werden die Kommt/Geht-Meldungen parallel in WorkPlan gespielt, so dass die Anwesenheit der Mitarbeitenden dort automatisch mitgeführt wird. Der Terminkalender für Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit wird derzeit in WorkPlan aufgebaut. Er löst die bisherige Excel-Liste ab.

Auch die Kalkulation findet mittlerweile in WorkPlan statt, obwohl das bisherige Vorgehen schwierig abzubilden war. Denn HAP hatte etwas verzwickte Zuschlagssysteme, hat nun aber auf eine Kalkulation mit Herstellkosten umgestellt.

Derzeit wird mit WorkPlan die Kapazitätsplanung für die Konstruktion in Angriff genommen, anschließend wird sie für die Montage umgesetzt. Die Planung für den Fertigungsbereich dagegen wird auch in Zukunft nur grob erfolgen und im Detail den Meistern überlassen.