Ohne moderne ERP-Software sind die Datenmengen in einem Unternehmen heute kaum noch zu handeln. - (Bild: Alexander Supertramp / shutterstock)
Im ERp-System können die informationen wiederum von allen Abteilungen abgerufen werden. Die Faktoren Effektivität und Schnelligkeit sind dabei besonders relevant. ERP-Systeme setzen durch die zentrale Steuerung an genau diesen Punkten an. Langfristig lässt sich so die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern.
Vergleich zu Tabellenkalkulationen
Gerade kleine Unternehmen mit wenig komplexen Organisationsstrukturen setzen bei der Verwaltung von Firmendaten auf Tabellenkalkulationen. Sie lassen sich schnell und unkompliziert erstellen. Microsoft Excel bietet seinen Usern dazu zahlreiche Vorlagen. Zwar sind solche Tabellenprogramme für einzelne Arbeitsschritte oder für kleine Abteilungen durchaus sinnvoll – ersetzen können sie ein ERP-System nicht.
Denn mit zunehmender Firmengröße wächst auch das Datenvolumen. Je mehr Informationen in einer Tabelle einfließen, desto unübersichtlicher wird sie. Dazu kommt, dass durch Bedienungsfehler (versehentliches Löschen oder Überspeichern von Dateien; zeitgleicher Zugriff mehrerer Mitarbeiter) Informationen unwiederbringlich gelöscht sein können. Des Weiteren reagiert beispielswiese Excel immer langsamer, je größer die Datei wird und je mehr Angestellte mit ihr arbeiten.
Was versteht man unter ERP?
Als ERP (Enterprise-Resource-Planning) bezeichnet man eine Software, die Firmendaten (u.a. Informationen über das Personal, die Finanzen, die Warenwirtschaft) sammelt, verarbeitet und zum Abruf zur Verfügung stellt. Diese zentrale Steuerung dient nicht nur der reinen Datenverwaltung. Durch eine gezielte Auswertung, lassen sich Arbeitsschritte nicht nur vollständig oder teilweise automatisieren, sondern auch effizienter gestalten und qualitativ verbessern.
Nutzen einer ERP-Business-Software
Ein Unternehmen kann in folgenden Bereichen von einem ERP-System profitieren.
- Informationen können von jedem Mitarbeiter in Echtzeit abgerufen werden.
- Die Anwendung übernimmt zahlreiche Prozesse von zu einem großen Teil automatisch. Häufig ist nur noch eine Bestätigung durch einen Mitarbeiter notwendig.
- Bei einer großen Datenmenge lassen sich die Leistungen von Abteilungen mit ähnlichen Arbeitsabläufen vergleichen. Durch Verbesserungen beim Workflow kann man die Leistung von unproduktiveren Abteilungen oder Mitarbeitern gezielt steigern.
- Abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse laufen effizienter ab. In der Buchhaltung können beispielsweise die Informationen der Personalabteilung sowie der automatischen Zeiterfassung genutzt werden, um Zeit bei den Gehalts- und Lohnabrechnungen zu sparen. Archivierungsarbeiten entfallen größtenteils, da durch das Erstellen von mehrfachen Back-ups die Daten ebenso für einen späteren Abgleich zur Verfügung stehen.
Wie die Einführung eines ERP-Systems gelingt
Der Umstieg auf eine neue Software ist immer mit einem gewissen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Deshalb sollte dieser Prozess möglichst strukturiert und geplant ablaufen. Das gilt besonders für den Einstieg in ein ERP-System, da davon annähernd alle Abteilungen direkt oder indirekt betroffen sind.
- Bevor sich ein Unternehmen an Software-Hersteller wendet, sollte es prüfen, welche Funktionen das ERP-System mindestens enthalten sollte. Zusätzlich sollte feststehen, welche Abteilungen später mit der Software arbeiten sollten.
- Auf dieser Webseite wird darüber informiert, welche Kriterien für die Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters sind besonders relevant sind. Geklärt werden sollte z.B., ob Upgrades beim Funktionsumfang problemlos möglich sind. Dies ist vor allem relevant, wenn die Firma eine Expansion plant.
- In einer üblicherweise kostenlosen Testphase sollten Angestellte möglichst unter Realbedingungen mit der Anwendung arbeiten können. Währenddessen sollte ein Datentransfer sattfinden. Gegen Ende dieser Zeit sollte ein großer Anteil der Mitarbeiter das Computerprogramm evaluieren.
- Die Belegschaft sollte man möglichst intensiv schulen. Für Führungskräfte und Mitarbeiter mit besonderer Verantwortung sind ergänzende Schulungen unter Umständen angebracht.
Je zielgerichteter die Einführung eines ERP-Systems abläuft, desto schneller kann eine Firma von den Vorteilen eines ERP-Systems profitieren.
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