Digitale Assets ordnen und organisieren. - Bild: Canto

Mit Canto können Sie Ihre digitalen Assets wie Produktbilder und Logos ordnen und organisieren. - Bild: Canto

| von Redaktion Produktion

Am Anfang sind es nur einige Journalisten, die ab und zu mal via E-Mail oder Telefon beim Marketing-Team anfragen: Sie würden einen Artikel über das Unternehmen schreiben und bräuchten dafür noch ein passendes Bild oder ein Video. Das ist schnell in ein paar Minuten herausgesucht und verschickt. Dann kommen die Anfragen aus dem Vertrieb hinzu, die Kollegen möchten die gerade erstellten Bilder der neuen Produktionsanlage für ihre Präsentation verwenden.

Das Unternehmen wird immer größer – und die Anfragen immer mehr, immer häufiger und immer komplexer. Ihre Beantwortung kostet das Team zunehmend Zeit, auch das Aussuchen der Bilder dauert deutlich länger und oftmals sind die Materialien nicht dort zu finden, wo sie eigentlich sein sollten.

Die Komplexität nimmt zu

Vielleicht ist das Medienmaterial parallel in verschiedenen Kategorien und Ordnern abgespeichert, vielleicht ist es falsch benannt, vielleicht gibt es unterschiedliche Versionen, ohne dass klar ist, welche die aktuelle und richtige ist: Das alles kommt vor, aber es erhöht den Bedarf an Speicherplatz – und die Schwierigkeit, die Dateien zu finden.

Was gerade dann zur Herausforderung wird, wenn wieder diverse Anfragen gleichzeitig kommen und alle dieselbe Aufmerksamkeit einfordern. Was also soll die betroffene Marketing-Abteilung eines Unternehmens tun, wenn all das bei ihnen zutrifft? Wie können sie sich aus dieser Situation befreien und die Zusammenarbeit wieder effizienter gestalten?

Digital Asset Management als Lösung

Glücklicherweise gibt es tatsächlich eine Lösung für dieses Problem: Ein sogenanntes Digital-Asset-Management (DAM)-System. Was genau das ist? Ganz einfach: Ein DAM bietet einen zentralen Speicherort für Dateien aller Art, es ist dabei aber viel mehr als eine reine Medienbibliothek.

Denn in einem DAM-System lassen sich Inhalte hochladen und mit genauen Zugriffsberechtigungen versehen – so kann man steuern, welche Kollegen, Journalisten und externen Dienstleister welche Dateien sehen und herunterladen dürfen. Sogar private Arbeitsbereiche lassen sich einrichten, in denen man mit ausgewählten Kollegen kommunizieren und zusammenarbeiten, neue Ideen entwickeln und planen kann.

Außerdem lässt sich genau nachvollziehen, wann bestimmte Dateien das letzte Mal verwendet wurden, was daran verändert wurde und wer diese verwendet hat – das sorgt für die größtmögliche Transparenz. Zudem gibt es eine umfangreiche Suchfunktion: So kann beispielsweise nach Schlagwort, Autor, Datum oder Dateigröße gesucht werden. Eine automatische Gesichtserkennung sorgt dafür, dass Personen anhand ihrer Gesichter erkannt und gefunden werden können. Mithilfe der Smart Tags werden Dateien automatisch mit Schlagwörtern versehen. So lassen sich die gesuchten Dateien noch schneller und einfacher wiederfinden.

Automatische Verschlagwortung und Gesichtserkennung. - Bild: Canto
Automatische Verschlagwortung und Gesichtserkennung: Mit Canto bringen Sie Ordnung in Ihre Brand-Assets. - Bild: Canto

Zeit und Kosten sparen

Ein weiterer Vorteil ist, dass das alles sehr einfach funktioniert: Ein Digital-Asset-Management System – wie beispielsweise das von Canto – lässt sich intuitiv bedienen und bedarf keiner langen Einarbeitung oder regelmäßigen Schulungen. Es ist keine IT-Abteilung dafür nötig, die Mitarbeiter können alles selber einstellen und nutzen.

Gerade das ist es, was DAM-Systeme im Arbeitsalltag so hilfreich macht. Die Einführung des Systems erfordert minimalen Aufwand, wobei der Nutzen hoch ist, denn dank der leichten Bedienung und der zahlreichen Funktionen spart ihre Abteilung viel Zeit und die Zusammenarbeit insgesamt wird effizienter gestaltet. Am Ende profitieren also alle und das Marketing kann sich wieder den wirklich wichtigen Aufgaben widmen.

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