5 Cashflow-Herausforderungen und wie Sie sie meistern

Während die Bedeutung eines guten Cashflow-Managements nicht mehr infrage gestellt wird, sehen sich die Geschäftsführer:innen und Finanzverantwortlichen kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) aus der produzierenden Industrie mit ganz spezifischen Herausforderungen konfrontiert.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die in der Industrie am häufigsten beobachteten Herausforderungen im Cashflow-Management vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese in Zukunft für Ihr Unternehmen eliminieren können.

Das Betriebskapital – auch Umlaufvermögen genannt – unterliegt in den meisten Industrieunternehmen einer zeitverzögerten Umwandlung bis die finanziellen Mittel wieder verfügbar sind. Die Gründe dafür, dass das Betriebskapital länger als in anderen Branchen gebunden ist, liegen auf der Hand:

1. Ausgedehnte Betriebszyklen mit langer Kapitalbindung:
Viele industrielle Produktionsstätten organisieren auch den Direktvertrieb zu Ihren Kunden unter den vielseitigen Unternehmensaktivitäten. Dieser Vertrieb läuft unter anderem über einen eigenen Online-Shop oder über die Abnahme von Großkunden. Nicht jedes Industrieunternehmen produziert dabei auf Bestellung. Daher vergehen von der Bestellung der Rohmaterialien bis hin zu Verkauf meistens Wochen oder in seltenen Fällen gar Monate.

2. Starke Lieferkettenbelastungen mit Unbekannten:
Bestellte Materialien und Rohstoffe kommen meistens aus dem Ausland und werden mehrere Kilometer per Containerschiff oder Schienenverkehr zu den Produktionsstätten befördert. Durch die großen Distanzen sind die Lieferketten daher mit sämtlichen Unbekannten belastet, welche in der Finanz- und Liquiditätsplanung berücksichtigt werden müssen.

3. Schwerfällige Lagerbestände werden zum Kostenfaktor:
Rohmaterialien in verschiedenen Größen und manchmal unter speziellen Sicherheitsauflagen einzulagern ist bereits eine Herausforderung für die Logistik eines Unternehmens, aber auch für das Liquiditätsmanagement. Große und volle Lager heißen erhöhte Kosten, die kompensiert und antizipiert werden müssen. Das bedeutet erhöhte Mieten, gesteigerte Nebenkosten, hoher Personalaufwand, etc.

4. Große und teils kurzfristige Investitionssummen:
Nicht nur die Vorfinanzierung von Rohstoffen und Materialien belastet die Liquidität eines Industrieunternehmens schwer. Auch müssen potenzielle Reparaturen und Neuanschaffungen von Maschinen und Produktionsstraßen (zu meist einem unerwarteten Zeitpunkt) kurzfristig gestemmt werden.

5. Die Planbarkeit von Produktionsschwankungen:
Während Produktionsspitzen bzw. Produktionsauslastungen für das Unternehmen erst einmal grundsätzlich einen gesteigerten Umsatz bedeuten, so muss man die damit steigenden variablen Kosten und den Mengenrabatt eines potenziellen Abnehmers in der Liquiditätsplanung mit einbeziehen, um den Gesamtaufwand inkl. Vorfinanzierungen der Materialien und Personalressourcen mit dem Erlös aus dem Verkauf abzuwägen. Produktionsspitzen oder auch ein Produktionsrückgang kann nicht immer vorhergesagt werden. Jedoch werden Sie sicherlich, wenn Sie die Kapitalzu- und abflüsse historisch betrachten, saisonale und wiederkehrende Muster erkennen, welche Aufschluss auf den zukünftigen Kapitalbedarf geben.

Auch können Produktionseinbrüche durch spontane Systemausfälle oder Defekte an Maschinen auftreten, welche neben den Reparatur- oder Neu-Beschaffungskosten weitere Kosten generieren.

Um genauere Planungen und Vorhersagen Ihrer Liquidität treffen zu können, müssen Sie Ihre Geldflüsse transparent aufbereiten, sodass diese von jedem verstanden und somit auch gelebt werden kann. Wenn Ihre aktuelle Liquiditätsplanung für viele Entscheidungsträger:innen Ihres Unternehmens unersichtlich ist, sollten Sie die aufgeführten Kategorien der einzelnen Transaktionen gegebenenfalls einer neuen Kategorisierung unterziehen, welche für Ihre externen und internen Stakeholder leichter verständlich ist. Dabei sollte die Liquidität auf einzelne Produktionsstrecken, Aktivitätsbereiche oder Entitäten heruntergebrochen werden können.

Ebenso gehört zu einem transparenten Liquiditätsmanagement eine stetig aktuelle Dokumentation aller Ein- und Auszahlungen. So sollte Ihre Liquiditätsplanung nicht lediglich zum Ende des Monats oder der Woche aktualisiert werden, sondern täglich. Am besten natürlich in Echtzeit.

Die Herausforderungen in der Planung selbst zu umgehen, wie auch Herausforderungen der Branche abzufedern, steht und fällt mit der Toolwahl.

Excel ist ein meist kostengünstiges Hilfsmittel, was sich für sämtliche Planungen und gar Rechnungen mit simplen Grafiken in Tabellenform anbietet. Doch reicht das für eine umfangreiche und detaillierte Liquiditätsplanung und -analyse?

Vorteile einer Liquiditätsplanung in Excel:

• einfache Dateneingabe
• kostengünstig bis kostenlos
• automatische Vervollständigung von Formeln
• Erstellung simpler Grafiken ist möglich

Nachteile einer Liquiditätsplanung in Excel:

• Daten müssen manuell eingepflegt werden
• Fehleranfälligkeit bei der Finanzplanung sehr hoch und fatal
• Datenblatt ist nicht global verfügbar
• Der Soll-Ist-Abgleich der Daten ist meist rückständig in der Kontrollinstanz der Planung
• hoher Zeitaufwand
• Investmentoptionen lassen sich nur mühsam vergleichen

Mit einer Liquiditätssoftware lassen sich hingegen zum Tabellenprogramm sämtliche Vorgänge automatisieren und individuell steuern. So werden nicht nur die Daten in Echtzeit dank leistungsstarker Algorithmen von den Buchungen und Transaktionen in den Konten und bei den Zahlungsdienstleistern übertragen, sondern auch gleichzeitig kategorisiert und einem Dashboard mit Reporting-Funktion zugeordnet. Zudem machen eine Vielzahl interaktiver Anwendungen und Schnittstellen das Liquidiätsmanagement zur smarten Datenquelle für die strategische Entscheidungsfindung.

Nebenbei sparen Liquiditätssoftware-User aus dem deutschen Mittelstand rund 20 Stunden pro Woche in der Planung und können sich demnach vollkommen auf Analysen und Optimierungen konzentrieren.

Vorteile von der Liquiditätsplanung mit einer Software:

Abschaffung aller manuellen Prozesse

• Automatische Übertragungen von Transaktionen auf dem Bankkonto in Echtzeit
• Schnittstellen zu Zahlungsanbietern wie PayPal und Klarna sind möglich
• Schnittstellenanbindung zur Buchhaltungs- und Rechnungssoftware
• Kann mit CRM und ERP-System verbunden werden
• Planung unter Berücksichtigung aller Eventualitäten und Szenarien möglich
• automatische Kategorisierung aller Transaktionen

Enorme Zeitersparnis

• Investmentoptionen und deren Auswirken auf den Cashflow lassen sich mühelos vergleichen
• Export aller Daten zum Teilen mit Banken und Investoren
• Zugänge können im Team vergeben werden, um einen globalen Zugang zu ermöglichen
• Übersichtliche und grafisch hochwertige Dashboards für eine schnelle Übersicht

Hohe Datensicherheit

• meist gleichartige Sicherheitssysteme, wie sie auch Banken für das Onlinebanking nutzen

Nachteile von der Liquiditätsplanung mit einer Software:

• Kosten für ein Software-Abonnement
• Zeitaufwand für die Ersteinrichtung der Software erforderlich

Im Groben lassen sich fünf Kernherausforderungen im Liquiditätsmanagement aufgrund der Besonderheiten des Verhaltens des Umlaufvermögens in der produzierenden Industrie identifizieren, welche sich durch eine genaue und transparente Liquiditätsplanung abfangen lassen können. Neben dem Wie ist aber auch das Womit von enormer Bedeutung, um die neuen und optimierte Planungsstrukturen gekonnt umsetzen zu können.

Hierbei haben Anwender einer Liquiditätssoftware klare Vorteile im Zeit- und Ressourcen-Management, während Sie zugleich eigene Eingabefehler nicht nur reduzieren, sondern nahezu gänzlich eliminieren.

Agicap ist die Liquiditätsmanagement-Lösung, die Ihre Cashflow-Planung revolutioniert. Das führende FinTech bietet eine Software an, die KMU sowie Entscheidungsträger:innen ein gezieltes und einfaches Liquiditätsmanagement ermöglicht. Alle Finanzdaten der Unternehmen werden auf dem Dashboard der Software in Echtzeit abgebildet – sie sind Grundlage für kompetente Entscheidungen von Projektverantwortlichen bis hin zu Investitionen. Zudem unterstützt das Unternehmen mit französischen Wurzeln KMU in der automatisierten Protokollierung Ihrer Liquiditätshistorie, in der zuverlässigen Prognostizierung zukünftiger Cashflows, der Erfassung aller Banktransaktionen und Kategorisierung der Ein- wie auch Auszahlungen. So haben Sie Ihre Finanzen dauerhaft fest im Blick.