Projektarbeit: Zeit und Kosten sparen

In den letzten Jahren wurden immer mehr Investitionen als Projekte abgewickelt. In der Folge professionalisierten Unternehmen ihre Projektarbeit. Aber: Alle Statistiken, die zur erfolgreichen Projektabwicklung vorliegen, zeigen seit über 15 Jahren auf, dass weiterhin ein signifikanter Prozentsatz der Projekte scheitern - Gründe hierfür können knappe Termine, mangelnde Qualität, der Umfang oder das Budget sein.

Die Abwicklung von Projekten ist eine Aufgabe, die zum einen kompetentes und ausreichendes Personal im Projekt benötigt. Viel wichtiger aber ist ein Auftraggeber, der das Projekt nach vollen Kräften unterstützt und sich für den Erfolg verantwortlich zeigt.

Die Kompetenz der am Projekt beteiligten Mitarbeiter reichen dann nicht mehr aus, wenn diese mit zu vielen Projekten belastet werden. Jeder Mitarbeiter hat eine Belastungsgrenze. Wird diese überschritten, wird er nicht nur eine seiner Aufgaben schlechter oder weniger konzentriert durchführen. Er wird aus seiner Verantwortung heraus versuchen allen Aufgaben gerecht zu werden. Die Auswirkungen sind sehr vielschichtig.

• Qualitätsminderung und Verlust der Termintreue in allen Aufgaben
• Überlastungssymptome bei den betroffenen Mitarbeitern, erste Krankheiten bis hin zum Burn-Out wenn diese Belastung länger anhält
• Motivationsprobleme und sinkende Identifikation mit unserem Unternehmen

Gerade in Überlastungssituationen werden die wichtigsten Erfolgsfaktoren ‚Managen des Projektes’ und ‚Kommunikation im Projekt’ vernachlässigt. Diese Projekte sind nicht mehr erfolgreich und/oder scheitern komplett. Eine wichtige Maßnahme ist es, den Prozess der Projekteinsteuerung zu optimieren.

Das bedeutet, dass Kriterien und Informationen benötigt werden, die Unternehmen helfen, ihre Projekte hinsichtlich Kosten, Nutzen, Personalbedarf, strategischer Beitrag, gesetzliche und technologische Notwendigkeiten, Risiken und die Zuordnung zu Projektklassen und Produktsegmenten zu vergleichen.

Mit diesen Informationen lassen sich Projekte priorisieren und helfen der Unternehmensleitung bei der Überlegung welche Investitionen (Projekte) zuerst durchgeführt werden sollen oder müssen, um die strategischen und betriebswirtschaftlichen Unternehmensziele zu erreichen. Gleichzeitig sind die Projekte so auf die Zeitachse zu legen, dass weder einzelne Personen (wichtige Schlüsselpositionen) oder ganze Fachabteilungen überlastet werden.

Eine der erprobten Methode, die immer weiter Verbreitung findet, ist der sogenannte Quality Gate-Prozess. Dieser hilft, den Weg von der Projektidee - über die Qualifizierung des Projektes und die Berechnung der Wirtschaftlichkeit - bis zur Betrachtung der Verkraftbarkeit für die Organisation die richtigen Projekte auszuwählen und durchzuführen.

Bei frühzeitiger Erkennung notleitender Projekte können diese unterstützt oder auch abgebrochen werden, bevor sie größeren Schaden anrichten. Das eingesparte Projektbudget kann sinnvoll investiert werden.

Fazit: Weniger ist mehr. Durch die starke Fokussierung auf die wichtigen Projekte und den frühzeitigen Verzicht auf eine überlastende Projektelandschaft werden die Unternehmen in Summe erfolgreicher die Projekte abwickeln. Kosten –und Zeitrahmen werden eingehalten und Projekte liefern die gewünschte Qualität.

Die Unternehmen müssen lernen, nicht immer alles gleichzeitig zu wollen und im Sinne des Unternehmenserfolgs Projekte zielgerichtet zu verschieben oder ganz darauf zu verzichten.