Auf einem Blatt Papier steht "Kündigung des Arbeitsverhältnisses". Auf dem Tisch liegen noch ein Block, ein gelber Marker und ein Kugelschreiber.

Kündigungen werden oft im direkten Gespräch mit dem Vorgesetzten ausgesprochen. - Bild: Adobe Stock/Stockfotos-MG

| von Anja Ringel

Die schweren wirtschaftlichen Folgen der Corona-Pandemie hinterlassen auch auf dem Arbeitsmarkt Spuren. In ihrem Frühjahrsgutachten gehen die führenden Wirtschaftsinstitute davon aus, dass die Arbeitslosenquote in Deutschland auf 5,9 Prozent steigen wird. Im März lag die Quote laut Bundesagentur für Arbeit noch bei 5,1 Prozent. 

Wenn Kündigungen ausgesprochen werden müssen, sollten sich Führungskräfte auf das Gespräch mit dem betroffenen Mitarbeiter vorbereiten. Alexander Pifczyk, Senior Consultant und Partner bei der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner erklärt, worauf es bei Kündigungsgesprächen ankommt.

Mitarbeiter fair behandeln

Eine Kündigung ist nie eine angenehme Situation – weder für den Mitarbeiter noch für den Vorgesetzten. Der Gesprächsführende sollte deshalb darauf achten, dass das Selbstwertgefühl des Mitarbeiters erhalten bleibt.  Helfen kann dabei laut Pifczyk ein vorab formuliertes „Drehbuch“, um alle wichtigen Fragen zu beantworten:

  • Welche Kriterien gibt es für diese Entlassung?
  • Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Kündigung?
  • Wann und wie wird die Kündigung ausgesprochen?
  • Wer führt die Kündigungs- und Trennungsgespräche?
  • Wie werden die restlichen Mitarbeiter über die Entlassung informiert und wie wird sie gegenüber der Belegschaft begründet?
  • Wie wird der Trennungsprozess gestaltet?

Ein ruhiges und sachliches Gespräch führen

Normalerweise informiert der unmittelbare Vorgesetzte den betroffenen Mitarbeiter über den Verlust des Arbeitsplatzes. „Führungskräfte wollen das Kündigungsgespräch oft schnell hinter sich bringen. Die Folge: Sie stoßen den Mitarbeiter vor den Kopf, indem sie ihm recht unvermittelt mitteilen ‚Sie sind entlassen‘“, sagt Pifczyk. Andererseits sollte sich der Vorgesetzte aber auch nicht scheuen, die Kündigung auszusprechen oder lange um den heißen Brei herumreden.

Pifczyk rät dazu, nach einer kurzen Einleitung die Situation zu erklären. Ein Beispiel: „Wie Sie wissen, ist unser Auftragsvolumen um ein Drittel eingebrochen. Deshalb musste die Unternehmensführung einige Sparmaßnahmen beschließen. Dazu zählen vier betriebsbedingte Kündigungen in unserem Bereich. Die betroffenen Mitarbeiter wurden anhand folgender Kriterien ausgewählt .... Sie, Herr/Frau ..., zählen leider zu den Betroffenen. Wir werden das Arbeitsverhältnis mit Ihnen zum 30.6. beenden.“

Die Experten der Unternehmensgruppe von Rundstedt empfehlen, das Gespräch in vier Abschnitte aufzuteilen:

  1. Nach einer Begrüßung dem Mitarbeiter die aktuelle Situation erklären.
  2. Die Kündigung aussprechen.
  3. Die Trennung erklären und begründen. Fragen des Mitarbeiters und auch seine Emotionen zulassen.
  4. Die nächsten Schritte nennen und das Gespräch beenden.

Kündigungsgespräch: Verständnis zeigen und Emotionen akzeptieren

Menschen reagieren unterschiedlich auf eine Entlassung: Manche wütend, andere gelassen und wieder andere geschockt. Pifczyk rät Führungskräften, die Emotionen der Mitarbeiter zuzulassen und Verständnis zu zeigen. Auch wichtig: Dem Mitarbeiter Zeit lassen, die Fassung wiederzugewinnen. Führungskräfte müssen viel Einfühlungsvermögen mitbringen, besonders bei einschneidenden Ereignissen wie Kündigungen, sagen die Von-Rundstedt-Experten.

Souverän auf Vorwürfe reagieren

„Sie haben doch gesagt, die Arbeitsplätze sind sicher“ Oder: „Vor einem Monat haben Sie noch mit meiner Stelle geplant“ – Sätze wie diese werden Vorgesetzte bei Kündigungsgesprächen von den Mitarbeitern oft hören. Der Unternehmensberater rät, dazu zu stehen und den Irrtum zu bedauern, die Situation damals anders eingeschätzt haben aber auch klarzustellen, dass sich die Verhältnisse in der Zwischenzeit geändert hätten.

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Oft fragen die gekündigten Mitarbeiter, warum es gerade sie getroffen hat. Dann ist es wichtig, eine inhaltlich verständliche Erklärung parat zu haben, so Pifczyk. Keinesfalls sollte eine Diskussion über die Auswahlkriterien entstehen: „Denn wer die Gründe für die Kündigung diskutiert, diskutiert die Kündigung selbst.“

Kündigung muss richtig begründet werden

Je nach Anlass der Entlassung ist die Begründung leichter oder schwerer zu erklären. Verhaltensbedingte Kündigungen lassen sich vergleichsweise einfach erklären. Hier muss vor allem das rechtliche Prozedere beachtet werden.

Bei betriebsbedingten Kündigungen muss die Auswahl der Mitarbeiter meist nach gesetzlich vorgegebenen Kriterien wie Alter, Familienstand und Dauer der Betriebszugehörigkeit erfolgen. Auch hier ist eine Begründung nicht allzu kompliziert.

Wenn ein Mitarbeiter jedoch nicht die abgesprochene Leistung bringt, ist es dagegen schwieriger die Entlassung zu erklären, ohne sein Gegenüber zu kränken. „Dann sollte die mangelnde Passung zwischen Aufgaben und Qualifikation im Gespräch im Vordergrund stehen“, sagt Pifczyk.

Die Zeit bis zum Austritt aus dem Unternehmen regeln

Nachdem die Kündigung ausgesprochen wurde, muss die Zeit bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen geregelt werden. Je nach Situation kann es sich anbieten, dafür einen separaten Termin zu vereinbaren.

In diesem Gespräch, müssen dann einerseits Wege des Trennungsprozesses aufgezeigt werden. Andererseits sollte die Führungskraft ihre Hilfe beim Suchen einer neuen Stelle anbieten. Zum Beispiel können beim Arbeitszeugnis die Wünsche des Mitarbeiters berücksichtigt werden.