ERP-Systeme sind strategische Investition in die Zukunft

In einer Ära, in der der produzierende Mittelstand mit Lieferkettenproblemen, Fachkräftemangel und dynamischen Märkten kämpft, ist eine maßgeschneiderte ERP-Software essenziell, die exakt den Anforderungen genügt. Planat mit seinem ERP-System FEPA unterstützt seit über 40 Jahren produzierende Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Die Falle der kurzfristigen Kompromisse

Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein Großprojekt, das erhebliche interne Ressourcen bindet. Es ist nur menschlich, dass im Projektverlauf der Wunsch entsteht, den Prozess zu beschleunigen oder Kosten zu senken, indem man von den ursprünglichen Plänen abweicht. Typische Beispiele für solche kurzfristigen Kompromisse sind:

• Anforderungen werden nur oberflächlich geklärt: Statt die tatsächlichen Bedürfnisse aller Abteilungen genau zu analysieren und festzulegen, was das System leisten muss, beschränkt man sich auf eine grobe Übersicht.
• Die Systemwahl wird primär vom Preis bestimmt: Man entscheidet sich für die günstigste Lösung, anstatt diejenige zu wählen, die am besten zu den spezifischen Unternehmensprozessen und zukünftigen Zielen passt.
• Testläufe werden gekürzt oder weggelassen: Um Zeit zu sparen, verzichtet man auf ausführliche Tests einzelner Funktionen oder kompletter Prozessketten mit realen Daten.
• Alte Daten werden nicht gründlich bereinigt: Statt fehlerhafte oder unvollständige Daten aus Altsystemen aufzubereiten, werden sie eins zu eins übernommen.
• Mitarbeiterschulungen werden als zweitrangig behandelt: Das Training der zukünftigen Nutzer wird auf ein Minimum reduziert oder zu spät im Projekt eingeplant.
• Die Integration mit anderen Systemen wird nicht konsequent umgesetzt: Wichtige Schnittstellen zu Systemen wie CAD/PDM oder spezialisierter Software werden nur notdürftig oder gar nicht realisiert.

Solche Kompromisse mögen auf den ersten Blick attraktiv erscheinen, um Zeit oder Geld zu sparen. Langfristig führen sie jedoch fast immer zu Problemen, die deutlich teurer und aufwendiger zu lösen sind als eine sorgfältige Vorgehensweise von Anfang an.

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Entscheidende Bereiche für die kompromisslose Umsetzung

1. Fundierte Anforderungsermittlung und Prozessdesign: Eine detaillierte Analyse der Ist-Prozesse und die sorgfältige Definition der Soll-Prozesse unter Einbindung aller relevanten Stakeholder bilden das unverzichtbare Fundament. Es muss ein klares Verständnis darüber entwickelt werden, welche Funktionen das System zur Unterstützung der Geschäftsziele abbilden muss.
2. Strategische System- und Partnerauswahl: Die Entscheidung für ein ERP-System und dessen Anbieter sollte auf einer umfassenden Bewertung basieren, die neben den funktionalen Anforderungen auch die technische Architektur, die Integrationsmöglichkeiten, die Skalierbarkeit, die Total Costs of Ownership (TCO) über den gesamten Lebenszyklus sowie die Branchenkompetenz und Zuverlässigkeit des Partners berücksichtigt.
3. Establishment hoher Datenqualität und sorgfältige Migration: Die Datenintegrität ist kritisch für die Nutzbarkeit der im ERP-System verwalteten Informationen. Dies erfordert eine umfassende Bereinigung und Aufbereitung der Altdaten sowie die Implementierung robuster Prozesse und Standards für das zukünftige Stammdatenmanagement.
4. Umfassendes Testmanagement: Eine dedizierte Teststrategie mit ausreichend dimensionierten Testphasen ist obligatorisch. Das systematische Testen von Funktionalitäten, Prozessen und Integrationen unter realistischen Bedingungen ist der beste Weg, Fehler vor der Produktivsetzung zu identifizieren und zu beheben.
5. Investition in Nutzerbefähigung und Change-Management: Der Erfolg eines ERP-Systems hängt maßgeblich von seiner Akzeptanz und der korrekten Nutzung durch die Endanwender ab. Eine proaktive Kommunikation des Wandels, gezielte, rollenbasierte Schulungen und kontinuierlicher Support sind essenziell, um eine hohe Nutzeradoption und Produktivität zu gewährleisten.
6. Konsequente Implementierung von Sicherheits- und Compliancestandards: ERP-Systeme verwalten hochsensible Unternehmensdaten. Die strikte Einhaltung interner und externer Sicherheitsrichtlinien, die Implementierung differenzierter Zugriffskontrollen und die Gewährleistung der Konformität mit relevanten gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben (z. B. Datenschutzbestimmungen) sind selbstverständliche Grundvoraussetzungen.
7. Integration in die Systemlandschaft: Eine reibungslose und zuverlässige Integration des ERP-Systems mit anderen Fachanwendungen wie beispielsweise CAD-, CAQ- oder anderen Expertensystemen über definierte Schnittstellen ist notwendig, um durchgängige Prozesse zu ermöglichen und eine konsistente Datenbasis über das gesamte Unternehmen hinweg sicherzustellen.

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Signifikante negative Auswirkungen bei Kompromissen

Das Eingehen von Kompromissen in den genannten kritischen Domänen führt typischerweise zu signifikanten negativen Auswirkungen. Dazu gehören beispielsweise erhöhte Betriebskosten durch manuelle Nacharbeit und Fehlerkorrekturen oder eine mangelnde Verlässlichkeit der Datenbasis, was zu suboptimalen oder falschen Geschäftsentscheidungen führen kann. Weitere mögliche Folgen sind eine geringe Anwenderakzeptanz und ineffiziente Systemnutzung, zusätzliche Kosten und Verzögerungen, potenzielle Complianceverstöße sowie eine limitierte Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit des Systems.

Quelle: Planat