Was eine KI-gestützte ERP-Lösung in Unternehmen bewirken kann

Während viele produzierende Unternehmen noch nach geeigneten Einsatzmöglichkeiten für künstliche Intelligenz (KI) suchen, setzt GMM Pfaudler diese Technologie bereits gezielt ein. Das Ergebnis sind deutliche Produktivitätssteigerungen in den Bereichen Einkauf, Vertrieb, Finanzen und Lieferkettenplanung. Dadurch stärkt das Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit und macht interne Prozesse zukunftssicher.

GMM Pfaudler ist ein Anbieter von Technologien, Systemen und Dienstleistungen für die chemische, pharmazeutische und andere Prozessindustrien. Mit einem globalen Team von über 2000 Experten betreibt die Unternehmensgruppe 20 Produktionsstätten auf vier Kontinenten und bietet maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Prozessanforderungen. Von korrosionsbeständigen Anlagen bis hin zu schlüsselfertigen chemischen Prozesssystemen integriert GMM Pfaudler moderne Technologien in Anwendungen wie Reaktion, Verdampfung, Säurerückgewinnung, Destillation, Filtration und Trocknung.

Die Digitalisierung gilt allgemein als Schlüssel zur Effizienzsteigerung – auch bei GMM Pfaudler. Neue Technologien sollen Prozesse vereinfachen, doch die praktische Umsetzung gestaltet sich oft schwierig. Eine der größten Herausforderungen bestand darin, dass Daten isoliert in Silos gespeichert wurden – verteilt über mehrere globale Standorte. Diese fragmentierte Datenspeicherung verhinderte umfassende Analysen und erschwerte datengestützte Entscheidungen. Zudem verlangsamten manuelle, fehleranfällige Prozesse die Geschäftsabwicklung und brachten erhebliche finanzielle Risiken mit sich.

Im Zuge der Umstellung des ERP-Systems auf die Cloud-Lösung Velocity Suite von Infor nutzte das Unternehmen das Potenzial moderner Technologien, um Prozesse in den Bereichen Einkauf, Vertrieb, Finanzen und Lieferkettenplanung zu optimieren. Das Unternehmen implementierte Infor Value+ Module, die schnell einsatzbereit sind und eine gut aufeinander abgestimmte Kombination aus künstlicher Intelligenz (KI), generativer KI (GenAI), robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) und anderen fortschrittlichen Technologien nutzen.

Die korrosionsbeständigen Tanks von Pfaudler werden unter anderem in der Pharmaindustrie für hochspezialisierte, projektspezifische Prozesse eingesetzt. Verzögerungen bei der Lieferung dieser Produkte können zu empfindlichen Vertragsstrafen von bis zu 30.000 Euro führen. Neben den finanziellen Einbußen beeinträchtigen verspätete Lieferungen auch das Kundenvertrauen und damit die künftige Auftragslage.

Daher war es für das Unternehmen von zentraler Bedeutung, zuverlässige, pünktliche und qualitativ hochwertige Lieferanten zu identifizieren. Früher wurde die Lieferantenbewertung manuell durchgeführt – ein zeitaufwendiger Prozess, der die Datenerfassung und -analyse erheblich verzögerte.

Nach einer Implementierungszeit von nur einer Woche setzte Pfaudler ein Cloud-basiertes Tool ein, das automatisch Leistungskennzahlen und hochpräzise Bewertungen hinsichtlich termingerechter Lieferung und Qualität von Zulieferprodukten ermittelt. Die Ergebnisse werden in einem Dashboard visualisiert, sodass auf Basis der Analyse der bestgeeignete Lieferant für jedes Projekt ausgewählt werden kann.

Dank dieser KI-gestützten Lösung wenden Mitarbeitende nun 99 Prozent weniger Arbeitszeit für die Lieferantenauswahl auf. In der Folge konnte das Risiko kostspieliger Lieferverzögerungen reduziert werden, wodurch die Vertragsstrafen für GMM Pfaudler um 5 Prozent gesenkt wurden.

Auch im Vertrieb führten KI-gestützte Lösungen zu vergleichbaren Effizienzgewinnen. Hier wurde die Rentabilitätsanalyse der Kunden automatisiert und verbessert.

Die zuvor dezentrale Datenspeicherung erschwerte eine effektive Kundenbewertung sowie fundierte, datenbasierte Entscheidungen. In der Vergangenheit verbrachten Vertriebsmitarbeitende oft viel Zeit mit weniger profitablen Kunden. Zudem konnten aufgrund der inkonsistenten Datenlage keine optimalen Preisstrategien entwickelt werden, wodurch Umsatzpotenziale ungenutzt blieben.

Durch die Einführung eines KI-gestützten Tools als Teil der Cloud-Lösung konnte Pfaudler die Vorbereitungszeit für Verkaufsmeetings um 83 Prozent reduzieren – ein erheblicher Gewinn an Effizienz.

Ein weiteres zentrales Thema ist das Compliance-Management. Für ein global agierendes Unternehmen ist die Überwachung des Warenaustauschs mit Ländern auf der sogenannten „schwarzen Liste“ ein kontinuierlicher, komplexer und dynamischer Prozess. Internationale Import- und Exportbestimmungen ändern sich regelmäßig, sodass eine gesetzeskonforme Abwicklung eine detaillierte, permanente Analyse aller bestehenden Kunden und Aufträge erfordert – insbesondere bei Projektlaufzeiten von sechs bis zwölf Monaten.

Bei Pfaudler können täglich mehr als 3.000 Bestellungen für eine Überprüfung anstehen. Eine manuelle Kontrolle wäre extrem zeitaufwendig und fehleranfällig.

Um diese Herausforderung effizient zu meistern, entschied sich das Unternehmen für eine KI-gestützte Compliance-Lösung innerhalb der Infor-Software. Diese kombiniert Informationen aus Sanktionslisten mit unternehmensinternen Daten zu offenen Kundenaufträgen und Lieferantenbestellungen.

Die Listen werden mithilfe von KI kontinuierlich aktualisiert und in einem Dashboard visualisiert. Verstöße werden in Echtzeit identifiziert und zur Bearbeitung markiert. Dadurch wird eine hundertprozentige ERP-Compliance durch Echtzeit-Validierung von Ausschlusslisten sichergestellt. Zudem spart das Unternehmen täglich 17 Arbeitsstunden, die zuvor für manuelle Prüfungen aufgewendet wurden.

Datenqualität wurde erheblich verbessert

Ein nachhaltiger Vorteil, der sich für das Unternehmen durch den Einsatz der automatisierten KI-Lösungen in Bezug auf Qualität, Präzision und Schnelligkeit ergibt, ist die Verbesserung der Datenqualität. Im Rahmen einer umfassenden Transformation entschied sich das Unternehmen für eine Bereinigung und Neuorganisation der Stammdaten von rund 800.000 Artikeln.

Viele dieser Artikel hatten ungenaue oder inkonsistente Bezeichnungen – einige waren sogar mehrfach unter verschiedenen Namen und Beschreibungen oder in unterschiedlichen Sprachen gelistet. Diese Datenproblematik erschwerte die Suche, Kategorisierung und Analyse und führte zu ineffizienten Prozessen im Vertrieb, der Produktion und dem Lieferkettenmanagement und trieb die Lagerhaltungs- und Bestandskosten in die Höhe.

Eine manuelle Datenkorrektur hätte voraussichtlich sieben Jahre gedauert und wäre für Mitarbeitende extrem monoton und belastend gewesen. Stattdessen nutzt Pfaudler nun eine generative KI-Lösung innerhalb des ERP-Systems, die fehlerhafte Artikelbezeichnungen automatisch analysiert, gruppiert und konsistente, mehrsprachige Bezeichnungen generiert. Dadurch wird die Datenbereinigung um 95 Prozent beschleunigt. Das Unternehmen rechnet damit, dass das Projekt in nur sechs Monaten abgeschlossen sein wird.

Der Einsatz eines KI-gestützten Cloud-ERP Systems hat die Geschäftsprozesse bei GMM Pfaudler in zahlreichen Bereichen optimiert und zu erheblichen Kosteneinsparungen geführt. Mitarbeitende werden von manuellen Aufgaben entlastet, wodurch Ressourcen effizienter genutzt oder für andere Tätigkeiten eingesetzt werden können.

Gleichzeitig fördert das Unternehmen Innovationen: Teams entwickeln abteilungsübergreifend neue Anwendungen für die generative KI, um weitere Geschäftsprozesse zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten. Das Ergebnis sind eine verbesserte Produktqualität, mehr Agilität und eine gestärkte Wettbewerbsfähigkeit.

Bearbeitet von Julia Dusold