Lean Administration stärkt die Wettbewerbsfähigkeit

Produktion: Über Verschwendung wird meist in der Produktion gesprochen. Wo entstehen aus Ihrer Erfahrung die größten Effizienzverluste in Verwaltung, Planung und indirekten Bereichen?
Oswald Steinbauer: In der Produktion ist Verschwendung meist sofort sichtbar: Zu hohe Bestände, unnötige Bewegungen oder Wartezeiten fallen direkt ins Auge. Im Büro ist das deutlich schwieriger. Wer vor dem Bildschirm sitzt, wirkt schnell beschäftigt, obwohl wichtige Informationen fehlen, Aufgaben liegen bleiben oder Prioritäten unklar sind. Die größten Effizienzverluste entstehen aus meiner Sicht an den Schnittstellen zwischen den Abteilungen. Informationen werden verspätet, unvollständig oder in unterschiedlicher Qualität weitergegeben. Die Folge sind Rückfragen, Korrekturen, Doppelarbeiten und Verzögerungen entlang des gesamten Wertstroms. Gerade im administrativen Umfeld liegt daher ein enormes Potenzial darin, Informationsflüsse klarer, transparenter und verlässlicher zu gestalten.

Produktion: Lean Administration darf nicht zu einem reinen Stellenabbauprogramm werden. Wie gelingt es, Prozesse konsequent zu vereinfachen und zugleich Akzeptanz bei den Beschäftigten zu schaffen?
Oswald Steinbauer: Lean Administration darf niemals als Rationalisierungsprogramm verstanden werden. Das Ziel besteht nicht darin, Menschen einzusparen, sondern Verschwendung zu beseitigen und Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen. In vielen Unternehmen sind die Mitarbeitenden heute vor allem damit beschäftigt, Probleme zu lösen, Fehler zu korrigieren und ständig „Feuer zu löschen“. Wenn Prozesse vereinfacht und stabilisiert werden, entsteht Freiraum für das, was im Tagesgeschäft oft zu kurz kommt: die kontinuierliche Verbesserung! Werden die Mitarbeitenden aktiv in die Optimierung ihrer eigenen Arbeitsabläufe eingebunden und erleben sie selbst die Entlastung im Alltag, entsteht Akzeptanz fast automatisch. Lean Administration wird dann nicht als Bedrohung wahrgenommen, sondern als Möglichkeit, sinnvoller und erfolgreicher zu arbeiten.

Produktion: Welche Kennzahlen zeigen, ob Lean Administration tatsächlich zum Wettbewerbsvorteil wird – etwa durch kürzere Durchlaufzeiten, bessere Entscheidungen oder geringere Gemeinkosten?
Oswald Steinbauer: Langfristig zeigt sich der Erfolg von Lean Administration in der Wettbewerbsfähigkeit und damit auch in den wirtschaftlichen Ergebnissen eines Unternehmens. Kurzfristig sollte jede Abteilung jedoch eigene Leistungskennzahlen definieren und konsequent verfolgen. Besonders wichtig sind dabei vorgelagerte Prozesskennzahlen, denn sie zeigen, ob die Ursachen für gute Ergebnisse tatsächlich beeinflusst werden. Im Einkauf betrachte ich beispielsweise nicht nur die Preisentwicklung, sondern auch die Anzahl und Qualität der geführten Lieferantenverhandlungen. Wer die Prozesse misst, kann die Ergebnisse steuern. Genau darin liegt die Stärke von Lean Administration.  Es schafft Transparenz über die Faktoren, die langfristig den Unternehmenserfolg bestimmen!