KI-gestützte Systeme erstellen Schichtpläne automatisch, passen sie bei kurzfristigen Änderungen an und sorgen für eine ausgeglichene Arbeitsverteilung.

KI-gestützte Systeme erstellen Schichtpläne automatisch, passen sie bei kurzfristigen Änderungen an und sorgen für eine ausgeglichene Arbeitsverteilung. (Bild: Shyftplan)

Die Digitalisierung dringt zunehmend in die Industrie durch, die ersten Maschinen sind bereits intelligent vernetzt, viele Lieferketten optimiert. Doch das allein reicht nicht aus. Unternehmen, die sich auf die Digitalisierung und Optimierung der Material-beschaffung und der Anlagen fokussieren, lassen einen entscheidenden Punkt außen vor: ihre Mitarbeitenden. Denn die Verbesserung der Produktionsauslastung erfordert auch eine optimiertes Personalmanagement. Hier bietet die Digitalisierung große Chancen: Mit smarten Tools zur Schichtplanung sinkt der Aufwand bei der Planung, zugleich steigen die Produktionsauslastung und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Schichtplanung als Schlüssel zur Produktionsoptimierung

Die vierte industrielle Revolution ist bereits angestoßen, „Industrie 4.0“ lautet das Schlagwort der Stunde. Dieses Zukunftsprojekt soll die Individualisierung der Produkte und die Flexibilität der Produktion maximieren und hierzu die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen. Hierbei kommt es auf den Dreiklang aus Material, Maschine und Mensch an. In den Bereichen Material und Maschine ist die Entwicklung schon recht weit fortgeschritten: Der Optimierung der Lieferketten haben sich Unternehmen bereits zu Beginn der vierten industriellen Revolution verschrieben, es folgte intelligentes Monitoring dank Manufacturing Execution System, um die Auslastung von Maschinen hochzutreiben.

Der Faktor Mensch wurde bislang vernachlässigt – auch, weil die Optimierung des Personaleinsatzes aufgrund beweglicher Variablen kompliziert ist:

  • Die Arbeitsplanung ist Arbeitsschutzgesetzen und Vorgaben des Betriebsrats unterworfen.
  • Mitarbeitende haben individuelle Wünsche und Kompetenzen und fallen ungeplant aus.

Industrie 4.0 endet nicht bei der Maschinenvernetzung. Angesichts des Fachkräfte-mangels und eines bislang geringen Digitalisierungsgrades birgt die Schichtplanung großes Potenzial.  – Unternehmen müssen sich nur den Mehrwert digitaler Planungstools zunutze machen.

Legale Planung garantieren

Schichtpläne softwaregestützt zu erstellen hat drei große Vorteile:

  1. Die Planung ist rechtssicher
  2. Mitarbeitende werden aktiv in den Prozess eingebunden
  3. Ausgefeilte Schicht- und Rotationsmodelle werden automatisch einbezogen.

„Unternehmen haben immer wieder das Problem, dass ihre Planung nicht legal ist und dagegen geklagt wird“, weiß Jan-Martin Josten, Gründer der Shyftplan GmbH. Der Informatiker hat mit seinem Team ein smartes Tool zur Personaleinsatzplanung entwickelt und kennt die Herausforderungen, die sich Konzernen bei der Planung stellen. Die aktuellen Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes sowie Vorgaben des Betriebsrates im Blick zu halten, die Planung zu vereinheitlichen und für die entsprechenden Stellen einsehbar zu machen, ist mit Methoden via Excel oder Magnetboard nicht möglich. Ein smartes Tool zur Schichtplanung hingegen schafft Transparenz, und eine DSGVO-konforme Kommunikation und ermöglicht es, komplexe Planungen effizient umzusetzen.

Rechtssichere, effiziente und mitarbeiterfreundliche Schichtmodelle steigern auch die Zufriedenheit des Teams.
Rechtssichere, effiziente und mitarbeiterfreundliche Schichtmodelle steigern auch die Zufriedenheit des Teams. (Bild: Shyftplan)

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Schichtplanung: „Die Mitarbeitenden sollen eine Stimme in dem Prozess haben“, meint Josten. Genau das erreichen Unternehmen mit einer Schichtplanungssoftware, weil die Mitarbeitenden die Planung einsehen und zudem Präferenzen hinterlegen können. Urlaubsanträge zum Beispiel sind direkt im System hinterlegt, die Software gleicht diese untereinander sowie mit der Produktionsplanung ab. Zudem lassen sich komplexe Modelle zur Schicht- und Rotationsplanung – wie voll- oder teilkontinuierliche, vorwärts oder rückwärts rollierende Steme – hinterlegen.

„Es gibt viele gute Modelle, die aber in der manuellen Planung aufgrund ihrer Komplexität nicht umgesetzt werden können“, weiß Josten. Dank Software lässt sich die Maschinenauslastung maximieren und die Produktionsauslastung optimieren. Zudem steigt die Zufriedenheit – und daraus resultierend auch die Motivation – der Mitarbeitenden, weil sie sich als Mensch eingebunden fühlen.

Eine Studie der IG Metall belegt, dass Schichtarbeitende mehr Mitbestimmungs-recht in der Planung fordern:

  • 81 Prozent wünschen sich selbst bestimmte Zeitguthaben
  • 84 Prozent die freie Wahl der Freischichten
  • 71 Prozent möchten ihre Schichten selbst organisieren
  • 70 Prozent verlangen, dass Schichtänderungen nur mit einer Ankündigungsfrist möglich sind

Quelle: „Arbeitszeiten im Fokus“, IG Metall, 2017

Jan-Martin Josten, Gründer Shyftplan
Jan-Martin Josten, Gründer Shyftplan (Bild: Shyftplan)

Vollintegrierte und automatische Lösung

Bei der Wahl des Planungstools gilt es auf grundlegende Features zu achten: Zum einen müssen die im Unternehmen vorhandenen Daten vollautomatisch eingebunden werden können und das Tool vollintegriert in die IT-Landschaft sein. Bestehende Rotations-modelle sowie relevante Daten der Mitarbeitenden – wie Zertifizierungen – müssen automatisiert aus ERP-, MES- und HCM-Systemen in die Schichtplanung einfließen. Mit einer solchen zentralen Datenverwaltung lässt sich die Einsatzplanung optimieren, manuelle Aufwände und Doppelpflege entfallen.

Zum anderen muss ein digitales Personalmanagement über smarte Algorithmen verfügen. „Das Tool muss es besser können als der Mensch“, bringt es Josten auf den Punkt. Hier kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel: Die Inputfaktoren für eine optimale Schichtplanung sind so vielfach, dass sie sich linear gar nicht berücksichtigen lassen. Welcher Mitarbeitender für eine Schicht der richtige ist, hängt von vielfältigen Faktoren ab, unter anderem von der Verfügbarkeit, Qualifizierungen und Stundenkonten. Personalplanerinnen und -planer stoßen hier an ihre Grenzen, eine KI-gestützte Software hingegen kann diese Aufgabe innerhalb kurzer Zeit lösen und betriebsseitige Vorgaben – zum Beispiel, dass Mitarbeitende immer in denselben Gruppen zusammenarbeiten aber dabei in den Aufgaben rotieren sollen – sowie individuelle Wünsche, Ausfälle und Produktionsplanungen berücksichtigen.

Usability ist entscheidend

Ein weiteres entscheidendes Merkmal einer hochwertigen Software ist eine bedien-freundliche App. Josten: „Nutzen die Mitarbeitenden die App nicht gerne, geht der Einbindungsgedanke verloren.“ Die App sollte über eine übersichtliche Oberfläche und Funktionen wie ein Abwesenheitsmanagement verfügen. Zudem sollte sie an das jeweilige Unternehmen anpassbar sein: Unternehmen sollten bestimmen können, ob Mitarbeitende beispielsweise per Push-Benachrichtigung über Änderungen im Schichtplan informiert werden oder mit welchem Vorlauf sie die Pläne einsehen können.

Solche smarten Tools zur Schichtplanung lohnen sich bereits ab einer Unternehmens-größe von 100 Mitarbeitenden. „Ab dieser Größe entstehen ohne dedizierte Schichtplanungssoftware Effizienzlücken“, weiß Josten. Je umfangreicher die Schicht-planung, desto größer ist der Mehrwert der Software.  Die lässt sich, je nach Anbieter und Voraussetzungen, bereits innerhalb weniger Monate einführen: Josten rechnet im Schnitt mit einem Quartal bis zum Rollout, das Onboarding der Mitarbeitenden kann dann auch in Wellen erfolgen. „Je besser die interne IT aufgestellt ist und desto geübter das Unternehmen im Changemanagement ist, desto schneller lässt sich die Software implementieren“, erklärt Josten.

Wie funktioniert KI-gestützte Schichtplanung?

Künstliche Intelligenz analysiert Millionen von Datenpunkten in Sekunden-bruchteilen und erstellt optimierte Schichtpläne unter Berücksichtigung von:

  • Verfügbarkeiten und Ausfällen
  • Qualifikationen und Zertifizierungen
  • Produktionsanforderungen und Schichtmodellen
  • Gesetzlichen Vorgaben und Betriebsvereinbarungen

Fazit

Die Digitalisierung bietet nicht nur in der Optimierung von Lieferketten und Maschinen große Chancen, sondern auch im Bereich der Schichtplanung – einem bisher oft vernachlässigten Faktor. KI-gestützte Tools ermöglichen rechtskonforme und transparente Planungen, die Mitarbeitende aktiv einbinden. Dies steigert sowohl die Produktionsauslastung als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Entscheidend für den Erfolg ist eine benutzerfreundliche und anpassbare Lösung, die nahtlos in bestehende IT-Landschaften integriert wird.

Quelle: Wordfinder GmbH & CO. KG

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