Ein Mann schaut stehend auf seinen PC, an seinem Schreibtischstuhl hängt eine Einmalmaske.

Die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt. - Bild: nito - stock.adobe.com

| von Anja Ringel

Covid-19 hat die Arbeitswelt in diesem Jahr massiv verändert und fast alle deutschen Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt. Mehr als die Hälfte der Unternehmen schickten während des ersten Lockdowns im Frühjahr Mitarbeiter ins Homeoffice, 45 Prozent führten Kurzarbeit ein und viele hatten mit Quarantänemaßnahmen zu kämpfen oder mussten sogar schließen. Das geht aus der aktuellen Inform-Studie „Covid-19: Herausforderungen für den Personaleinsatz“ hervor, die PRODUKTION exklusiv vorliegt.

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:

1. Krisenherd Personaleinsatz: 94 Prozent der befragten Unternehmen waren während des ersten Lockdowns von Maßnahmen wie Homeoffice, Kurzarbeit, Quarantäne oder (Teil-) Schließungen betroffen. 76 Prozent berichteten von Schwierigkeiten, weil Mitarbeiter wegen Kinderbetreuung oder Erkrankungen ausfielen, sich vor Infektionen fürchteten oder schlecht erreichbar waren. Diese Schwierigkeiten werden künftig sogar noch zunehmen, wenn die Nachfrage wieder anzieht oder Betriebszeiten, Schichtsysteme und Arbeitszeitmodelle angepasst werden sollen. 

Von welchen Maßnahmen die Firmen betroffen waren, zeigt auch die folgende Grafik: 

Die Grafik zeigt: Firmen waren nach dem Lockdown unter anderem von Maßnahmen wie Homeoffice und Kurzarbeit betroffen.
Firmen waren nach dem Lockdown unter anderem von Maßnahmen wie Homeoffice und Kurzarbeit betroffen. - Grafik: Anja Ringel; Quelle: Inform

2. Schutzmaßnahmen: Der erste Lockdown war geprägt durch einen hohen Informations- und Klärungsbedarf. Jeweils mehr als drei Viertel der Unternehmen empfanden Regelungen rund um den Infektionsschutz und die Umsetzung von Abstandsmaßnahmen herausfordernd. Trotzdem bewerten inzwischen 85 Prozent der Teilnehmer das Ausmaß der Schutzmaßnahmen als gut oder sehr gut. Auch die Mitarbeiterakzeptanz ist hoch.

Was die größten Herausforderungen waren, sehen Sie hier:

Die Grafik zeigt: Vor allem die Abstandsregeln und Hygienemaßnahmen waren für viele Unternehmen ein Problem.
Vor allem die Abstandsregeln und Hygienemaßnahmen waren für viele Unternehmen ein Problem. - Grafik: Anja Ringel; Quelle: Inform

3. Kontakt-Tracing: Über 75 Prozent der Unternehmen sind davon überzeugt, dass digitale Lösungen geeignet sind, Personenkontakte auf dem Betriebsgelände zu reduzieren. Doch lediglich 13 Prozent setzen solchen Lösungen bereits ein, obwohl sie Betriebsschließungen bei Infektionsfällen verhindern könnten. Diese Unternehmen stuften die Lösungen mit großer Mehrheit als wichtig oder sehr wichtig ein (91 Prozent). Von den Unternehmen, die solche Lösungen nicht nutzen, teilten nur 37 Prozent die positive Einschätzung.

4. Personaleinsatzplanung: Eine Spezialsoftware für die Personaleinsatzplanung kommt gerade einmal in 37 Prozent der Unternehmen zum Einsatz. Doch immerhin 56 Prozent der Befragten gaben an, sie hätten sich in den vergangenen Monaten eine größere Softwareunterstützung in diesem Bereich gewünscht, um eingeschränkte Mitarbeiterverfügbarkeiten besser zu berücksichtigen (30 Prozent), die Kommunikation von Einsatzzeiten zu erleichtern (28 Prozent) sowie Betriebszeiten, Schichtsysteme und Arbeitszeitmodelle leichter anzupassen (28 Prozent).

Mobile Zeiterfassung fehlt oft

5. Elektronische Zeiterfassung: Den meisten Unternehmen fehlt nicht nur eine Software für die Personaleinsatzplanung, sondern auch eine mobile Zeiterfassung, die Mitarbeitern im Homeoffice helfen und Mitarbeiteransammlungen an Zeiterfassungsterminals zu Schichtbeginn und Schichtende vermeiden würde. In lediglich 20 Prozent der Unternehmen unterstützt die Zeiterfassung mobile Endgeräte, was erstaunlich ist, da 77 Prozent der Befragten Arbeitszeiten bereits durchgehend und weitere 17 Prozent zumindest teilweise elektronisch erfassen. Vermutlich wurden die Lösungen eingeführt, als Smartphones und Tablets noch nicht allzu verbreitet waren.

6. Digitalisierungsgrad: Obwohl 57 Prozent der befragten Unternehmen keine Spezialsoftware für den Personaleinsatz nutzen, halten nur 40 Prozent dieser Unternehmen ihren Digitalisierungsgrad für unterdurchschnittlich oder stark rückständig. Insgesamt liegt dieser Anteil bei 30 Prozent. Eine hohe oder sehr hohe Digitalisierung bescheinigen sich zwölf Prozent der Unternehmen ohne spezialisierte Software und 32 Prozent der Unternehmen mit Spezialsoftware. 69 Prozent glauben, dass die Pandemie die Bedeutung der Digitalisierung im Bereich Personal und Einsatzplanung steigern wird.

Viele Veränderungen werden bleiben

„Viele Unternehmen haben erkannt, dass ihnen spezialisierte Software bei der Planung ihres Personaleinsatzes hilft, wenn Mitarbeiter nur eingeschränkt verfügbar sind oder Schichtpläne angepasst werden müssen. Allerdings nutzen sie die Möglichkeiten dieser und anderer digitaler Lösungen zur Reduzierung und Nachverfolgung von betrieblichen Personenkontakten bislang nur selten – offenbar fehlen ihnen Informationen, welche Lösungen sie wie beim Infektionsschutz unterstützen können“, erklärt Dr. Jörg Herbers, Bereichsleiter Workforce Management bei Inform.

Und weiter: „Viele der Veränderungen, die Covid-19 angestoßen hat, werden bleiben, etwa die stärkere Verbreitung von Homeoffice. Ich bin aber davon überzeugt, dass flexiblere Dienst- und Schichtpläne auch dafür geeignet sind, für gewerbliche Mitarbeiter eine bessere Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf zu ermöglichen. Es geht zum Beispiel um Menschen, die im Handel, der Produktion oder Logistik arbeiten und nicht ins Homeoffice wechseln können.“

Methodik der Studie

Für die Studie wurden zwischen Juli und September 2020 179 Fach- und Führungskräfte von deutschen Unternehmen verschiedener, größtenteils produzierender Branchen befragt. Alle Befragten beschäftigten sich in ihren Unternehmen strategisch, taktisch oder operativ mit der Personaleinsatzplanung und der Organisation der Arbeit. Die Unternehmensgrößen stellten einen guten Querschnitt der deutschen Wirtschaft dar. Über drei Viertel der Unternehmen beschäftigten mehr als ein Viertel ihrer Mitarbeiter im Schichtdienst, 61 Prozent sogar mehr als die Hälfte.

Quelle: Inform

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