Passgenaue Software ermöglicht schnellere Berichterstattung und Rechnungsstellung sowie eine deutlich verbesserte Customer Experience. (Bild: gesrey - stock.adobe.com)
Die Kundenzufriedenheit hat für Weisenburger einen hohen Stellenwert. Wichtig sind hierfür eine schnelle Reaktionszeit und ein positives Kundenerlebnis auch über die Zeit der Neubauerstellung hinaus. An diesem Punkt kommt die Services-Abteilung zum Einsatz. Um Beanstandungen schnell und effizient beheben zu können, erfordert es eine leistungsfähige digitale Lösung zur Prozessoptimierung. Die Services-Abteilung arbeitet aus diesem Grund seit über einem Jahr mit der individuell anpassbaren Field Service Management Lösung Engine4.Service des Softwarehauses mobile function aus Villingen-Schwenningen. Im Oktober 2022 wurde die Software implementiert. Zwischen Projektstart und Implementierung vergingen gerade einmal sechs Wochen, dann ging Enginge4 live. „Wir können nur Positives berichten“, so Stefan Meier, Leiter der Abteilung Services.
Über Weisenburger Bau:
- Das Unternehmen Weisenburger Bau ist ein mittelständischer Generalunternehmer, 1955 gegründet und heute in der dritten Generation inhabergeführt.
- Das Unternehmen beschäftigt rund 650 Mitarbeiter und übernimmt von der Planung bis zur Schlüsselübergabe alle Tätigkeiten am Bau.
- Dabei ist das Leistungsspektrum mit Wohnungen, Reihenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Hotels und gemischt genutzten Gewerbegebäuden breit, wofür Weisenburger Bau standardisierte Fertigungsmethoden wie Lean Construction und systematisierte Produkte einsetzt.
- Mit dem Produkt Weisenburger Tetris realisiert das Bau- und Generalunternehmen beispielsweise durch standardisierte und förderfähige Planungsmodule, seriellen und bezahlbaren Wohnungsbau innerhalb kürzester Zeit und ab einem Bruttoquadratmeterpreis von 2.000 Euro pro Quadratmeter.
- Dies entspricht der Vision von weisenburger, die treibende Kraft für bezahlbares Bauen in Deutschland zu sein.
- Die Unternehmenszentrale liegt in Karlsruhe, weitere Büros befinden sich unter anderem in Freiburg, Frankfurt, Rottweil, Düsseldorf, Stuttgart, Darmstadt, Ulm und Nürnberg.
Ausgangssituation und Anforderungen
Bereits vor Enginge4.Service hatte die Services-Abteilung ein anderes Programm zur Unterstützung im Einsatz, war damit aber nicht mehr zufrieden: „Wir wollten uns weiterentwickeln, was mit der vorherigen Software leider nicht in dem gewünschten Maß möglich war“, schildert Meier. Weisenburger Bau benötigte deshalb ein Tool, das stärker an die Bedürfnisse des Außendiensts angepasst werden kann - konkret wünschte sich die Fachabteilung umfänglichere Möglichkeiten für die Ansicht der Plantafel, eine einfachere Koordination der Monteure und eine Optimierung der Fahrtwege. Außerdem sollten umfangreichere Auswertungen und Analysen der Daten ermöglicht werden, um die Prozesse stetig weiterentwickeln zu können – getreu der gelebten Kultur der kontinuierlichen Verbesserung bei Weisenburger. Meier weiter: „Mobile Function konnte all das liefern.“
Auswahlverfahren: Flexible und individuelle Erweiterungsmöglichkeit
Durch den Auswahlprozess für die erste Software kannte Weisenburger Bau den Markt an Softwarelösungen. Über eine Empfehlung einer anderen Firma, die ebenfalls in Karlsruhe ansässig ist, wurde die Services-Abteilung auf mobile function aufmerksam. „Wir haben einfach bei mobile function angerufen.“ Durch die Einführung des ersten Servicetools hatte die Fachabteilung bereits Erfahrungen gesammelt und nun klare Vorstellungen davon, was das neue System für eine optimale Unterstützung mitbringen musste. Die Anforderungen und Wünsche wurden an mobile function kommuniziert. Mobile Function stellte sich vor und überzeugte auf Anhieb - für Weisenburger Bau war die Möglichkeit der flexiblen und individuellen Erweiterungsmöglichkeit ausschlaggebend für die Entscheidung. Auf diese Weise kann die Abteilung Services agil arbeiten und die Software nach ihren Bedürfnissen anpassen.
Hackathon als Projektstart
Der Projektstart erfolgte mit einem dreitägigen Hackathon. Ein Tag Spezifizierung vor Ort, danach zwei Tage Implementierung und Abstimmung. Damit war der Proof of Concept für Weisenburger Bau in kurzer Zeit umgesetzt. Bis heute finden Erweiterungen statt - die Ansprüche wachsen und man ist hungrig nach mehr. „Ein großes Lob von uns: mobile function ist sehr beweglich“, sagt Meier.
Die Schulung der eigenen Mitarbeiter für Engine4 übernahm Weisenburger Bau selbst. „Wir sind das angebotene Tool gemeinsam durchgegangen und haben uns danach Testbeispiele angesehen“, so eine Kollegin aus dem Innendienst von Weisenburger Bau. Die Einarbeitung ging schnell - auch, da die Monteure bereits Erfahrung mit Apps und der Arbeit an mobilen Geräten wie dem Tablet hatten. Das Team konnte Ergänzungswünsche einbringen. Weisenburger Bau wünschte sich zum Beispiel die Auswertung der Materialaufwendung in Zahlen und eine Erweiterung der Schaltflächen mit neuen Buttons. Verschiedene Auswertungen sollten noch tiefer gehen und Details berücksichtigen – etwa die Zahl der Aufträge, ihre Koppelung oder die Abrechnung pro Gewerk und Person. Wichtig war außerdem die Abbildung der verschiedenen Aktivitäten wie Fahrzeit, Arbeitszeit beim Kunden und der Materialbeschaffungsaufwand. Diese wurden so definiert und individualisiert, dass sie auf die Bedürfnisse des Teams passen.
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Funktionen von Engine4.Service
Weisenburger Bau nutzt Engine4.Service für die Disposition der Aufträge und Steuerung des internen Kundendiensts: Neun Monteure arbeiten heute mit Engine4.Service im Außendienst und zwei User im Innendienst. Die Monteure erhalten ihre Aufträge über die Enginge4-App, welche ihre Daten stets synchron mit der Webanwendung hält. Über die App werden auch die Arbeits- und Fahrzeiten sowie die Materialien pro Auftrag erfasst. Mit einem Bericht im Tool kann der Auftrag abgeschlossen werden, die Leistungsbeschreibung geht dann für die Rechnungsstellung an die Buchhaltung. Beanstandungen werden ebenfalls über die Schnittstelle in Engine4.Service weitergegeben, wo sie dann weiterverarbeitet werden.
„Vom Auftragseingang, über die Disposition bis zur Abrechnung genießen wir nun eine angenehme Oberfläche“, fasst Meier zusammen. Auch der Support passt: „Bei dringenden Anliegen ist mobile function telefonisch erreichbar und über das Standard-Ticketsystem erhalten wir schnell Antworten.“
Software verbessert Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Übersichtlichkeit
Für das Services-Team der Weisenburger Bau bedeutet der Einsatz von Engine4.Service eine Optimierung der bereits hervorragend aufeinander abgestimmten Prozessschritte. Durch die speziell an die Anforderungen des Außendiensts angepasste Software wurden bereits wirtschaftliche Erfolge erzielt: Die Auslastung der Monteure hat sich durch sinnvoll geclusterte Aufträge spürbar verbessert und es besteht ein Überblick über Aufträge, Auftragsstatus und Material. Insgesamt hat sich durch die verbesserten Auswertungen die Transparenz in den Abläufen erhöht. Zudem erfährt die neue Software-Lösung im Team große Akzeptanz, dadurch, dass mobile function die Wünsche der Mitarbeiter an das Programm berücksichtigt und umgesetzt hat. „Die Monteure sind sehr zufrieden. Sie sehen die Verbesserung. Wünsche und Lösungen wurden umgesetzt“, so Meier. Auch die Berichterstellung beim Kunden und die Rechnungsstellung erfolgen schneller und die Bedienung ist insgesamt übersichtlicher.
Das hat nicht nur Vorteile für die Mitarbeiter und das Unternehmen, sondern insbesondere auch für die Kunden der Weisenburger Bau. Der Kundendienst ist schneller in der Bearbeitung der Meldungen, was sich in kürzeren Vorlaufzeiten für den Kunden widerspiegelt. Des Weiteren ist die Terminplanung genauer möglich als zuvor und die Monteure sind für die Kundentermine durch die Informationen im System bestens vorbereitet. Dadurch hinterlassen die Außendienstler vor Ort einen kompetenten und hervorragend organisierten Eindruck, was sich in der hohen Kundenzufriedenheit zeigt.
Bessere Disposition und Steuerung des Kundendiensts
Der Generalunternehmer aus Südwestdeutschland kann mit der neuen Software seinen Außendienst besser disponieren und steuern. Das Tool wurde an die Bedürfnisse der Belegschaft angepasst, um die Usability zu verbessern. Abläufe wie Dokumentation oder Rechnungsstellung wurden beschleunigt, Auswertungen und Analysen geben tiefe Einblicke in die Abläufe und eröffnen damit viele Optimierungsmöglichkeiten, was insbesondere auch den Kunden von Weisenburger Bau zugutekommt.