Auditfähigkeit in der Instandhaltung entscheidet sich selten an der Wartung selbst. Kritisch wird es, wenn Nachweise fehlen, verstreut liegen oder nicht auswertbar sind.
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Warum wird Auditfähigkeit in der Instandhaltung kritisch? Papier, Excel und Erfahrungswissen machen Nachweise anfällig.Pitchayaarch - stock.adobe.com
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Summary: Remberg beobachtet in Gesprächen mit Instandhaltungsverantwortlichen wachsenden Druck auf dokumentierte Nachweise. Seit IFS Version 7 und steigenden GMP-Erwartungen müssen Betriebe Wartungen, Prüfungen und Zuständigkeiten schneller belegen. Digitale Workflows und KI sollen Dokumentation dort erzeugen, wo Arbeit entsteht.
Beim IFS-Audit des Badischen Winzerkellers sitzt Eva-Maria Reitz aus dem Qualitätsmanagement mit dem Auditor am Tablet. Sie zeigt digitale Betriebsbegehungen mit Einträgen, Maßnahmen und Zuständigkeiten. Am Ende sagt der Auditor, diese Art habe er so noch nicht gesehen, und er wünsche sich, dass der Betrieb das weiterhin so macht.
Zwei Jahre zuvor wäre derselbe Vorgang ein Papierordner gewesen: handschriftliche Einträge, lokale Ablage und die Hoffnung, dass festgestellte Mängel die richtigen Kollegen erreichen. So beschreibt der Badische Winzerkeller die Ausgangslage in der Fallstudie mit Remberg. Der Kernbefund aus Gesprächen mit Instandhaltern: Audits scheitern selten daran, dass Wartung nicht gemacht wurde. Sie scheitern daran, dass der Nachweis nicht lückenlos, nicht auswertbar und nicht auf Knopfdruck verfügbar ist.
Papier, Excel und Zettel am Schaltschrank brechen unter Auditdruck schnell zusammen. Dokumentation liegt auf Rechnern, in Ordnern oder direkt am Anlagenarbeitsplatz. Vor Audits wird zusammengesucht, was noch auffindbar ist. Hinzu kommen Störmeldungen über Telefon, Mail, Zettel oder Zuruf. Damit fehlt oft die belegbare Kette von der Meldung bis zur Behebung. Besonders anspruchsvoll wird es pro Gerät: IFS, GMP, DGUV V3, TÜV-Prüfungen, Druckbehälter, Feuerlöscher, Leitern, Sensorik oder zertifizierte O-Ringe erzeugen viele Fristen und Nachweispflichten. Wenn Auditoren nach Historie fragen, fehlen häufig auswertbare Kennzahlen: Wiederkehrende Fehler, MTTR oder der Prüfverlauf einer Seriennummer liegen verteilt in PDFs, E-Mails und Excel-Dateien.
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Was Erfahrungswissen im Audit gefährlich macht
Wartungsintervalle leben in vielen Betrieben in den Köpfen langjähriger Kollegen. Mit Renteneintritten verschwindet dieses Wissen. Gleichzeitig fragen Auditoren genau nach diesen Intervallen und wollen sie belegt sehen. David Hahn, CEO und Mitgründer von Remberg, erklärt: „Die wichtigste Frage, die sich ein Instandhaltungsleiter heute stellen muss, ist nicht welche Software, sondern: Kann ich auf Knopfdruck zeigen, welche Wartung wann, durch wen und mit welchem Ergebnis an einer konkreten Anlage passiert ist. Wenn die Antwort länger als zehn Sekunden dauert, wird das im nächsten Audit zum Problem.“
Warum die Lücke zwischen Technik und Leitung entsteht
Techniker werden daran gemessen, wie schnell eine Anlage wieder läuft. Instandhaltungsleiter verantworten Prüfpflichten, Audits und Regulierung. Genau hier entsteht die Lücke: Die Daten, die im Audit benötigt werden, müssen an der Anlage entstehen, lassen sich später kaum sauber rekonstruieren. „In den meisten Betrieben läuft die Instandhaltung eher auf Feuerwehrmodus, mehr reaktiv. Die Leute wissen schon, was zu tun ist, und sie machen es. Was fehlt, ist die Zeit und einfache Tools sauber zu dokumentieren, z.B. indem der Instandhalter einfach in ein mobiles Gerät redet und der Rest von KI dokumentiert wird. Damit einhergehend kommt auch der Nachweis so, dass ein Auditor ihn in ein paar Minuten prüfen kann. Bei der Dokumentation fängt es an zu knirschen, nicht bei der Arbeit selbst.“
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KI soll Dokumentation nebenbei erzeugen
Der Auditdruck entsteht selten durch einen einzelnen Bruchpunkt. Es ist die Summe kleiner Lücken: fehlende Unterschriften, nicht gepflegte Excel-Dateien, verschmutzte Checklisten oder Kollegen im Urlaub, die als Einzige Prüffristen kennen. „Instandhalter werden daran gemessen, wie schnell die Anlage wieder läuft, nicht daran, wie sauber sie hinterher dokumentieren. Das ist auch richtig so, ihr Kernjob ist die Technik. Dokumentation passiert deshalb in den meisten Betrieben nachträglich, am Ende der Schicht, wenn überhaupt. Die Rechnung kommt erst im Audit, und sie landet beim Instandhaltungsleiter, der dann die Nachweise nicht hat. Deshalb muss Dokumentation nebenbei entstehen, und genau das wird mit generativer KI möglich: Der Techniker spricht ins Handy oder macht ein Foto, die KI strukturiert daraus einen sauberen Auditeintrag. Der Leiter bekommt die Historie, ohne dass der Techniker einen Extraschritt tun muss.“
Quelle: Remberg
FAQ zur Auditfähigkeit in der Instandhaltung
1. Warum ist Auditfähigkeit in der Instandhaltung kritisch?
Weil Wartungen, Prüfungen und Maßnahmen lückenlos, auswertbar und schnell belegbar sein müssen.
2. Was gefährdet Auditfähigkeit besonders?
Papier, Excel, Zuruf, fehlende Zeitstempel, verstreute Daten und nicht dokumentiertes Erfahrungswissen.
3. Welche Rolle spielt KI für Auditfähigkeit?
KI kann gesprochene Hinweise oder Fotos strukturieren und daraus Audit-Einträge erzeugen.
4. Warum reicht Wartung allein nicht für Auditfähigkeit?
Entscheidend ist, ob die Wartung mit Zeitpunkt, Zuständigkeit und Ergebnis nachweisbar ist.
5. Wie verbessert digitale Dokumentation die Auditfähigkeit?
Sie bündelt Einträge, Maßnahmen, Zuständigkeiten und Nachweise so, dass sie im Audit schneller auffindbar sind.
6. Warum ist Auditfähigkeit auch außerhalb der Lebensmittelindustrie relevant?
Entscheidend ist nicht die Branche, sondern die Dichte der Prüfpflichten an Anlagen und technischen Einrichtungen.
7. Welche Aufgabe haben Instandhaltungsleiter bei der Auditfähigkeit?
Sie müssen sicherstellen, dass Prüfpflichten, Wartungen und Maßnahmen vollständig dokumentiert und belegbar sind.
