Mit Informationszwillingen Wissen sichern

Der demografische Wandel stellt Unternehmen der Abfallverwertung und Energieerzeugung vor eine zentrale Herausforderung: Wertvolles Erfahrungswissen droht verloren zu gehen, wenn langjährige Mitarbeitende altersbedingt ausscheiden. Gerade in technischen Organisationen, in denen Anlagenwissen über Jahrzehnte gewachsen ist, basiert ein reibungsloser Betrieb nicht allein auf Dokumentationen, sondern vor allem auf implizitem Know-how. Dieses Wissen bildet die Grundlage für effiziente Instandhaltung, sichere Betriebsprozesse und die schnelle Lösung komplexer technischer Probleme.

Wissen schlummert in den Köpfen der Beschäftigten

Doch viele dieser Informationen lassen sich nicht ohne Weiteres in klassischen Dokumentationssystemen ablegen. Sie verbleiben in den Köpfen der Beschäftigten und sind im entscheidenden Moment oft nur schwer zugänglich. „Die traditionelle Informationsversorgung über lose Dokumente oder vergangenheitsbezogene Akten kann diese Lücke nur unzureichend schließen, was gravierende Folgen für Betriebssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit haben kann“, erklärt Hans Karl Preuß, Geschäftsführer der Gabo IDM.

Digitales Organisationsgedächtnis schaffen

Um Erfahrungswissen langfristig zu sichern und für nachfolgende Generationen verfügbar zu machen, bieten digitale Informationszwillinge einen strukturierten Ansatz. Sie schaffen eine durchsuchbare, mobil verfügbare Abbildung der realen technischen Anlage. Dabei werden nicht nur klassische Dokumente wie Betriebs- oder Wartungshandbücher integriert, sondern auch organisationsspezifisches Wissen, das bislang informell weitergegeben wurde.  Durch die Aggregation von Daten aus unterschiedlichen Quellen – etwa Bestandsdokumentationen, Systemarchiven, technischen Zeichnungen und Metadaten – entsteht ein digitales Organisationsgedächtnis. Dieses erfasst sowohl explizites als auch implizites Wissen systematisch und stellt es kontextbezogen bereit. 

Konsequente Strukturierung und Verknüpfung aller Infos

„So können Mitarbeitende jeder Generation situationsgerecht auf genau die Informationen zugreifen, die sie für ihre Aufgaben benötigen, ohne sich durch Informationsfluten kämpfen zu müssen“, so Preuß. Ein zentrales Element dieser digitalen Wissenssicherung ist die konsequente Strukturierung und Verknüpfung aller relevanten Informationen mithilfe eindeutiger Anlagenkennzeichnungssysteme. Diese logische und funktionale Ordnung ermöglicht es, Inhalte schnell aufzufinden – selbst wenn sie zuvor in unterschiedlichen, uneinheitlich organisierten Quellen verstreut waren.

Automatisierte Prozesse schaffen Transparenz

Digitale Informationszwillinge gehen dabei weit über eine reine Dokumentensammlung hinaus. Mithilfe automatisierter Verfahren wie Autotagging werden Daten nicht nur digitalisiert, sondern intelligent miteinander verknüpft. Zusammenhänge zwischen Anlagenteilen, Dokumenttypen und Erfahrungswissen werden sichtbar und nachvollziehbar. Dieser Prozess reduziert manuellen Aufwand erheblich und deckt zugleich Wissenslücken auf, die gezielt geschlossen werden können. „Durch die Bereitstellung in einer einheitlichen, browserbasierten Umgebung stellen Unternehmen sicher, dass das gesammelte Wissen unabhängig von Ort, Zeit oder Endgerät verfügbar bleibt und somit die Grundlage für eine zeitgemäße, flexible Informationsversorgung bildet“, erläutert der Experte.

Know-how kontextbezogen verfügbar machen

Mit dem digitalen Informationszwilling erhält das Ziel, Erfahrungswissen zu bewahren, eine belastbare technologische Basis. Er fungiert nicht nur als Archiv, sondern als interaktive Wissensplattform, die Informationen in ihrem jeweiligen Anlagenkontext verfügbar macht. Damit wird Know-how so konserviert, dass es nicht nur kurzfristig beim Generationenwechsel hilft, sondern langfristig Teil der organisationalen Intelligenz wird. Die Kombination aus automatisierter Dokumentenanalyse, gezielter Informationsaggregation und intuitiver Verfügbarkeit markiert einen Paradigmenwechsel im Umgang mit Wissen in Unternehmen. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und wachsendem Digitalisierungsdruck erweist sich dieser Ansatz als wirkungsvolles Instrument, um den Übergang zwischen erfahrenen und nachfolgenden Mitarbeitenden strukturiert und nachhaltig zu gestalten.

Organisationsentwicklung als kontinuierlicher Prozess

In der Praxis bedeutet der Aufbau eines digitalen Informationszwillings mehr als ein einmaliges Digitalisierungsprojekt. „Er muss als fortlaufender Prozess der Organisationsentwicklung verstanden werden“, betont Preuß. Neben dem Scannen und Klassifizieren historischer Dokumente gehören dazu die kontinuierliche Pflege und Aktualisierung der digitalen Wissensbasis, um Veränderungen im Betriebsgeschehen adäquat abzubilden. Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht es, Erfahrungswissen nicht nur zu bewahren, sondern aktiv in den Arbeitsalltag zu integrieren. Der Generationenwechsel wird so nicht als Risiko, sondern als Chance für organisatorisches Lernen und nachhaltige Zukunftsfähigkeit begriffen.

Quelle: Gabo IDM