Warum sich der Wechsel zu einem modernen ERP-System lohnt

Viele Unternehmen sind mit ihrem aktuellen System für Enterprise Ressource Planning (ERP) unzufrieden, fürchten jedoch den Aufwand und die Risiken eines Wechsels. Laut Trovarit-Studie „ERP in der Praxis“ liegt das Durchschnitts-alter von ERP-Systemen bei über 13 Jahren. Veraltete Systeme behindern die Digitalisierung, da sie moderne Anforderungen wie beispielsweise Echtzeit-Datenanalysen oft nicht erfüllen. Dennoch zögern laut einer Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages von diesem Jahr rund 70 Prozent der Mittelständler, ein neues System einzuführen, aus Sorge vor hohen Kosten und Komplexität.

Vorteile eines modernen ERP-Systems

Moderne ERP-Systeme sind essenziell, um Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie fördern Transparenz, Effizienz und datenbasierte Entscheidungen. Die Vorteile im Überblick:

1. Prozesseffizienz und Zeitersparnis durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Reduzierung manueller Tätigkeiten. Laut der PwC-Studie „Digital Factory Transformation Survey“ lassen sich die Prozesskosten durch digitale Transformation um bis zu 31 Prozent senken.
2. Verbesserte Datenintegration und Transparenz durch die Verknüpfung aller Geschäftsbereiche in einer Plattform. Der IDC Report „Worldwide Data and Content Technologies 2023 Predictions“https://my.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US48733222&pageType=PRINTFRIENDLY schätzt, dass die Integration verschiedener Datenquellen die manuelle Dateneingabe und damit verbundene Fehler um bis zu 40 Prozent reduzieren kann.
3. Skalierbarkeit und Flexibilität durch Module, die sich an das Unternehmenswachstum anpassen. Die Bitkom-Studie „Digital Index Office 2024“ gibt an, dass 78 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland ERP-Systeme einsetzen, um Prozesse zu optimieren und sich schneller an neue Anforderungen anzupassen, insbesondere durch die Integration moderner Technologien.
4. Unterstützung der digitalen Transformation durch moderne Technologien. Die DIHK-Umfrage „Digitalisierung in Deutschland 2025“ hebt hervor, dass moderne Anforderungen nur durch ein zeitgemäßes ERP-System erfüllbar sind.
5. Kosteneffizienz und Return on Invest (ROI): Trotz initialer Investitionen amortisieren sich moderne ERP-Systeme schnell. Die Studie „ERP Technology Value Matrix 2023“ zeigt, dass Unternehmen mit aktuellen ERP-Lösungen einen ROI von 2,1:1 innerhalb von drei Jahren erzielen; für jeden eingesetzten Euro kommen also 2,10 Euro ins Unternehmen zurück.
6. Höhere Anwenderzufriedenheit und Akzeptanz durch benutzerfreundliche Oberflächen. Die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis 2024/25“ führt aus, dass moderne ERP-Systeme mit benutzerfreundlichen Oberflächen eine durchschnittliche Zufriedenheitsnote von 1,80 (Schulnotenskala) erhalten, insbesondere durch verbesserte Ergonomie.

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Auswahl einer neuen ERP-Software

Der Wechsel zu einem neuen ERP-System will sorgfältig vorbereitet sein. An erster Stelle steht naturgemäß die Frage, welche ERP-Software ins Haus geholt werden soll, also die Auswahl des zum eigenen Bedarf passenden Anbieters. Hierbei sollten folgende Kriterien angelegt werden:

Funktionalität: Die Software muss die spezifischen Anforderungen des Unternehmens, wie beispielsweise Produktion oder Logistik, vollständig erfüllen.

Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienung sind entscheidend, um die Akzeptanz bei Mitarbeitern zu fördern.

Referenzen: Nachweise über erfolgreiche Implementierungen in ähnlichen Branchen oder Unternehmensgrößen erhöhen die Vertrauenswürdigkeit.

Implementierung und Pflege: Im Idealfall übernimmt der ERP-Hersteller selbst die Installation, Inbetriebnahme und Wartung statt dies einer Partnerfirma zu überlassen. Der Hersteller kennt seine Software in der Regel besser als jeder Partner.

Modularität: Das Basissystem muss bereits alle wesentlichen Funktionen beinhalten, die benötigt werden. Darüber hinaus sollte ein spezifisches Branchenmodul zur Verfügung stehen, das exakt die Anforderungen erfüllt, die in der jeweiligen Branche üblich sind.

Flexibilität: Das ERP-System muss sich den spezifischen Erfordernissen des jeweiligen Anwenders anpassen – nicht umgekehrt. Der Anbieter muss die Bereitschaft mitbringen, diese Anpassungen updatesicher vorzunehmen.

Skalierbarkeit: Die Lösung sollte sich flexibel an das Wachstum oder Veränderungen des Unternehmens anpassen können.

Kosten: Die Gesamtkosten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierung und Wartung, sollten transparent und planbar sein.

Anbieter-Support: Ein zuverlässiger Support, regelmäßige Updates und Schulungen durch den Anbieter sind essenziell.

Zukunftsorientierung: Die Software sollte moderne Technologien wie Echtzeit-Datenanalyse oder IoT unterstützen, um zukunftssicher zu sein.

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Aktuelles Beispiel für einen gelungenen ERP-Wechsel

Die Schiess Werkzeugmaschinenfabrik GmbH mit Sitz in Aschersleben blickt auf über 150 Jahre Firmengeschichte zurück und versteht sich heute als modernes, international tätiges Maschinenbauunternehmen. Im Jahr 2022 entschied sich Schiess für die Einführung des ERP-Systems FEPA der Planat GmbH, um ein technisch veraltetes System abzulösen und die unternehmensweiten Prozesse zukunftssicher zu gestalten. Ziel war es, die Digitalisierung voranzutreiben, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Medienbrüche zu eliminieren und eine vollständige Integration aller Geschäftsprozesse zu realisieren.

• Ausgangslage und Systemanforderungen

Das zuvor eingesetzte ERP-System war über zwei Jahrzehnte im Einsatz und konnte die Anforderungen an ein modernes Maschinenbauunternehmen nicht mehr erfüllen. Besonders bei der Abbildung komplexer Projektstrukturen sowie der Integration von Fertigungs- und Serviceprozessen stieß das Altsystem an seine Grenzen. Ein Wechsel war unumgänglich – allerdings nicht zur Nachfolgelösung desselben Anbieters, sondern zu einem System mit hoher Anpassungsfähigkeit, Skalierbarkeit und technischer Zukunftssicherheit: FEPA.

• Auswahlprozess: Nähe, Kompetenz und Flexibilität

Im Rahmen eines strukturierten Auswahlverfahrens wurden etwa zehn ERP-Anbieter intensiv geprüft. Entscheidend für die Wahl von Planat waren die umfassende funktionale Abdeckung, die Nähe zum Anbieter, schnelle Reaktionszeiten im Support sowie die Möglichkeit, individuelle Prozesse des Unternehmens effizient abzubilden. Schiess vereint verschiedenste Geschäftsbereiche – von Lohnfertigung über Service bis zu komplexem Maschinenbau – und benötigte daher ein System, das vielseitige Anforderungen in einem einheitlichen Rahmen abdeckt.

• Einführung und Datenmigration

Die Einführung begann im Juni 2022, der Echtbetrieb startete am 1. November 2023. Eine besondere Herausforderung stellte die Datenmigration dar: Über 97.000 Artikel, 30.000 Arbeitspläne und 42.000 Stücklisten mussten übernommen werden. Viele dieser Daten waren jahrzehntealt, wurden aber weiterhin für den Service- und Ersatzteilbereich benötigt. Die Datenübernahme erfolgte über strukturierte Importe, die zuvor sorgfältig aufbereitet und normiert wurden. Während der Übergangszeit lief das alte System parallel weiter, was eine doppelte Datenpflege erforderte – ein Aufwand, der sich laut Controller Nico Schatz jedoch gelohnt hat: „ERP-Einführungen sind ein Marathon, kein Sprint. Aber wenn man den Weg konsequent geht, zahlt es sich mehr als aus.“

• Integration und digitale Transformation

Ein zentrales Ziel der Einführung war die Vereinheitlichung der Systemlandschaft. Vor der Umstellung existierten mehrere Einzellösungen für verschiedene Geschäftsbereiche – z. B. Angebotserstellung, Auftragsmanagement, Reklamationsabwicklung oder Serviceorganisation. Mit FEPA konnten diese Prozesse vollständig integriert und medienbruchfrei gestaltet werden. Das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt dabei die digitale Ablage sämtlicher relevanter Informationen – von Lieferantenschriftverkehr über Eingangsrechnungen bis hin zu kundenbezogenen Unterlagen.

• Abbildung komplexer Projektstrukturen

Schiess realisiert Maschinenbauprojekte mit Laufzeiten von bis zu drei Jahren und mehreren Tausend Einzelkomponenten. Die präzise Steuerung dieser Projekte stellt hohe Anforderungen an Planung, Koordination und Transparenz. FEPA ermöglicht eine strukturierte Projektabwicklung über alle Phasen hinweg: von der Bedarfsermittlung über Fertigung, Montage und Service bis zur Dokumentation. Alle Beteiligten arbeiten mit einem einheitlichen System und auf einer gemeinsamen Datenbasis – ein enormer Fortschritt gegenüber der alten Lösung.

• Mehr Effizienz und bessere Zusammenarbeit

Durch die Einführung von FEPA konnten wesentliche Effizienzgewinne realisiert werden. Informationen stehen nun in Echtzeit zur Verfügung, was eine deutlich schnellere Reaktion auf interne und externe Anforderungen ermöglicht. Die einheitliche Datenstruktur erleichtert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit – insbesondere zwischen Einkauf, Fertigung, Entwicklung und Service. Die Transparenz wurde erhöht, Mehrfacheingaben entfallen, und auch das interne Prozessverständnis hat sich verbessert.

• Benutzerfreundlichkeit und Schulung

Trotz der Komplexität des Systems war der Schulungsaufwand vergleichsweise gering. Die Bedienoberfläche ist übersichtlich, viele Funktionen sind intuitiv nutzbar. Schulungen erfolgten zielgerichtet in den jeweiligen Fachabteilungen. Der Großteil der Einführung wurde unternehmensintern umgesetzt, was die Akzeptanz zusätzlich förderte. Nach anfänglicher Skepsis arbeitet die Belegschaft heute gern mit dem System – nicht zuletzt wegen der spürbaren Erleichterung im Arbeitsalltag.

Erfolgsfaktor Partnerschaft

Die Zusammenarbeit mit Planat verlief von Beginn an lösungsorientiert und auf Augenhöhe. Anpassungen wurden in kurzer Zeit umgesetzt, Verbesserungsvorschläge proaktiv eingebracht. Das ERP-System wurde gemeinsam an die branchenspezifischen Anforderungen angepasst – insbesondere im Hinblick auf Fertigungsprozesse, Service-Management und Projektabwicklung. Nico Schatz lobt besonders das Verständnis von Planat für die Abläufe im Maschinen- und Anlagenbau.

Die Digitalisierung ist bei Schiess längst nicht abgeschlossen. Zukünftig sollen zusätzliche Module wie digitale Freigabeprozesse und elektronische Prüfabläufe implementiert werden. Die Basis ist mit FEPA gelegt. Das System wächst mit den Anforderungen und bietet langfristige Perspektiven für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse.

Quelle: Planat