Strand mit einer Strandliege. In einem Kreis das Bild von Britta Redmann

Die Urlaubsplanung ist für viele Mitarbeitende derzeit schwer. Britta Redmann spricht im Interview über die rechtliche Lage. - Bilder: Robert Kneschke – stock.adobe.com; PicturePeople Köln

Frau Redmann, darf mein Arbeitgeber bestimmen, wann ich Urlaub nehme? 

Britta Redmann: Nicht generell. Es kommt natürlich immer darauf an, ob es zum Beispiel eine Betriebsvereinbarung gibt, in der festgelegt ist, dass es Betriebsferien gibt oder bis wann der Urlaub geplant sein muss. Wenn das nicht der Fall ist, dann kann der Arbeitgeber seine Mitarbeiter nicht einfach zum Urlaub in einer konkreten Zeit zwingen. Als Arbeitgeber obliegt ihm allerdings eine Mitwirkungspflicht, dass er Mitarbeiter über bestehende und noch offene Urlaubsansprüche informiert. Wenn dann Mitarbeiter ihren Urlaub nicht nehmen und die Voraussetzungen einer Übertragung bis ins erste Quartal des folgenden Jahres nicht vorliegen, verfallen die Urlaubstage dann.

Natürlich ist es dem Arbeitgeber unbenommen zu sagen, dass sich die Mitarbeiter so organisieren sollen, dass nicht alle am Endes des Jahres ihren Urlaub gleichzeitig nehmen.

Grundsätzlich obliegt es aber natürlich dem Mitarbeiter, wann er Urlaub nimmt. Der Arbeitgeber kann das nur verweigern, wenn betriebliche Gründe dagegensprechen. Und die Chance ist sehr groß, wenn dann wirklich 50 Prozent der Belegschaft nicht da ist und die Abläufe nicht funktionieren, dass dann ein betrieblicher Grund vorliegt.

Was raten Sie Arbeitgebern, damit so etwas nicht passiert?

Redmann: Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, wenn man offen über das Thema spricht. Also, dass der Chef zu seinen Mitarbeitern sagt: „Wir haben ein echtes Problem. Wir verstehen, dass ihr nicht sofort Urlaub nehmen wollt. Aber wir als Unternehmen haben auch ein Problem, wenn sich alle ihre Urlaubstage aufsparen. Und letztendlich geht es ja auch um die Erholung. Bitte setzt euch doch in euren Teams zusammen und überlegt, wie viel Prozent Urlaub müssen wir schon verplanen und wie viel können wir noch aufsparen.“ Der Einbezug der Mitarbeiter und der Teams ist sehr wichtig. Man muss bei dem Thema Verständnis für beide Seiten aufbringen.

Das ist Expertin Britta Redmann

Britta Redmann ist Rechtsanwältin und hat über 20 Jahre Erfahrung bei den Themen Arbeitsrecht, Mediation und Coaching. Sie ist Expertin für agiles Arbeiten sowie Organisations- und Personalentwicklung und hält Vorträge und Seminare zu diesen Themen.

Welche Anreize kann der Arbeitgeber vielleicht zusätzlich schaffen, damit Mitarbeiter besonders in einem Corona-Jahr früher Urlaub nehmen?

Redmann: Das ist tatsächlich eine Herausforderung. Letztes Jahr habe ich noch den Tipp gegeben, den Urlaub zu nutzen, um Wohnung und Garten schön zu machen. Das hat ja inzwischen fast jeder gemacht. Es macht ja auch keinen Sinn zu sagen, nimm jetzt einen Tag Urlaub und bekomme zwei. (lacht)

Derzeit Anreize zu bieten, bedarf schon ein wenig Kreativität. Was vielleicht eine Idee sein kann, ist eine Art Gesundheits- und Wellness-Challenge zu unterstützten. Mitarbeiter, die jetzt Urlaub nehmen, können sich dann vom Arbeitgeber bestimmte Pakete für den Urlaub zu Hause aussuchen. Zum Beispiel eine Gemüsekiste oder eben ein Wellnesspaket. Das geht auch mit Bücherpaketen oder einem Paket mit Gartenutensilien. Das sind auch alles Sachen, die man den Mitarbeitern gut nach Hause liefern lassen kann.

Wäre Betriebsurlaub auch ein Mittel, um den Urlaub der Mitarbeiter zu steuern?

Redmann: Ja, das ist dann tatsächlich etwas, an das man sich zwingend halten muss. Da ist es nur wichtig, dass der Betriebsurlaub nicht erst eine Woche vorher angekündigt wird, sondern dass das auch so rechtzeitig im Vorfeld angekündigt wird, dass sich der Mitarbeiter darauf angemessen einstellen kann. Wenn der Arbeitgeber in diesem Jahr Betriebsferien plant, dann sollte er das jetzt spätestens kommunizieren. Und: Es kann auch immer nur ein Teil des Jahresurlaubs als Betriebsferien festgesetzt werden.

 

Und wie sieht es mit bereits bewilligtem Urlaub aus: Kann ich den zurücknehmen, wenn meine Flugreise zum Beispiel wegen Corona gecancelt wurde?

Redmann: Nein. Der einmal beantragte und genehmigte Urlaub ist nicht wieder einseitig rückzugeben. Wenn der Arbeitgeber einverstanden ist, dann geht das natürlich.

Man kann jetzt aber nicht sagen, der Urlaub auf Mallorca geht nicht, also nehme ich doch keinen Urlaub. Das ist zugesagt und kann nur gemeinsam mit dem Arbeitgeber entschieden werden.

Auch dieses Jahr werden einige Urlaubsländer wieder Corona-Risikogebiete sein. Was ist, wenn ein Mitarbeiter in eines dieser Länder fliegt?

Redmann: Wenn er bewusst in ein Risikogebiet fährt, dann setzt er sich wissentlich einer Gefahr aus. Wer dann nicht während der nachfolgenden Quarantäne von zu Hause aus arbeiten kann, setzt sich dem Risiko aus, keinen Lohn zu bekommen. Denn er hat sich ja verschuldet in diese Situation gebracht. Der Mitarbeiter muss deshalb eigentlich für die Zeit der Quarantäne auch Urlaub nehmen, wenn er keinen Lohnausfall riskieren will.

Da ist Homeoffice dann definitiv ein Vorteil.

Redmann: Ja total. Das ist sicherlich ein Vorteil. Wenn ich nicht krank werde, dann kann ich während der Quarantäne arbeiten.

Und wie ist die Quarantäne arbeitsrechtlich genau geregelt?

Redmann: Da gibt es tatsächlich eine Neuerung. Das war letztes Jahr noch kein Thema. Normalerweise ist es ja so, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub krank wird, dann werden bei Vorlage eines Attestes die Urlaubstage wieder gutgeschrieben. So ist es im Bundesurlaubsgesetz geregelt. Wenn ein Mitarbeiter aber in Quarantäne muss und dabei nicht selbst erkrankt ist und über ein entsprechendes Attest verfügt, greift diese Ausnahme des Bundesurlaubsgesetzes nicht:  Das Bundesurlaubsgesetz geht hier nur von einer Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit aus.  Nur aufgrund von Quarantäne werden die Urlaubstage also nicht gutgeschrieben.

Ist die Urlaubsplanung dieses Jahr in allen Unternehmen ein Problem?

Redmann: Ja, ich erlebe es überall. Egal, ob ich mit Mandanten, Freunden oder Bekannten spreche. Es ist ja auch eine schwierige Situation, die wir alle so noch nicht erlebt haben. Die Menschen sind ja auch zunehmend angestrengt und der bis dato selbstverständliche Ausgleich – wie zum Beispiel Sport, Hobbies, gemeinsam Essen gehen und noch vieles mehr - das fehlt bei sehr vielen einfach.

Vergangenes Jahr haben viele ihren Urlaub nicht komplett genommen, in der Hoffnung, dass sie ihn Anfang dieses Jahres nehmen und Urlaub machen können. Wie viel Urlaub darf man sich für das nächste Jahr aufsparen?

Redmann: Da kommt es wieder auf die Regelungen an. Normalerweise ist am Ende des Jahres Schluss. Kann der Urlaub aus betrieblichen Gründen oder aus krankheitsbedingten Gründen des Mitarbeiters nicht genommen werden, überträgt er sich bis zum 31. März des Folgejahres. Natürlich können sich Arbeitgeber und Mitarbeiter auch gemeinsam abstimmen, dass Urlaub ohne Vorliegen einer der Gründe mit ins nächste Jahr genommen wird.

Warum wird dies allerdings eher selten gemacht? Arbeitgeber müssen für mitgenommenen Urlaub Rückstellungen bilden und das wirkt sich dann immer auf die Bilanz aus. Bei Firmen, denen es derzeit wirtschaftlich sowieso nicht so gut geht, kann das aktuell noch mal ein wichtiger Aspekt sein.

Aber wie man jetzt sieht, ist das auch nur ein verschobenes Problem. Der ganze Resturlaub, der vielleicht mit der Aussicht auf andere Verhältnisse mit ins neue Jahr genommen wurde, lässt sich aktuell wahrscheinlich immer noch nicht zufriedenstellend nutzen.

Das heißt, jeder will eigentlich in den Urlaub, aber keiner kann.

Redmann: Man kann ja in den Urlaub. Das Problem ist nur, wir wollen nicht oder wollen uns nicht konkret festlegen wann, weil wir die Urlaubstage nicht so nutzen können, wie wir es gewohnt sind. So realisiert sich das ausgesuchte Reiseziel möglicherweise nicht. Das ist aber nichts, wovor das Bundesurlaubsgesetz schützt. Denn das regelt nur, dass Mitarbeiter einen Anspruch auf arbeitsfreie Tage haben. Die Erholung ist im Gesetz nicht automatisch an eine Reise gekoppelt.

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