Obsoleszenzmanagement: Die Idee von der Serviette

Wie Carsten Finke das Grundproblem erkannte

Die Entstehung von INspares und OT360 beginnt nicht mit einem fertigen Softwarekonzept. Sie beginnt mit einer Beobachtung, die Carsten Finke in der Industrie immer wieder machte: Unternehmen, die Elektronikkomponenten einsetzen, müssen sich selbst um Obsoleszenzdaten kümmern. Es geht um Informationen darüber, wann Bauteile abgekündigt werden oder nicht mehr verfügbar sind.

Finke beschreibt den Ausgangspunkt so: „Ich habe gesehen, dass jedes einzelne Unternehmen, das Elektronikkomponenten einsetzt, sich selbst um Obsoleszenzdaten kümmern muss – also Informationen darüber, wann Bauteile abgekündigt werden oder nicht mehr verfügbar sind.“

Für den Unternehmensgründer war diese Situation ein strukturelles Problem. Denn nicht ein einzelner Betreiber sucht solche Daten. In der industriellen Breite recherchieren viele Unternehmen parallel bei Herstellern, pflegen Tabellen, prüfen Verfügbarkeiten und versuchen, Risiken zu erkennen.

„Und wenn man sich vorstellt, dass es Tausende von Industrieunternehmen gibt, die alle parallel versuchen, genau diese Daten bei den Herstellern zu beschaffen – und das regelmäßig, Jahr für Jahr –, dann wird schnell klar: Das ist ein enormer Aufwand, der überall doppelt und dreifach entsteht“, sagt Finke.

Genau daraus entstand der erste Gedanke hinter INspares: Obsoleszenzdaten sollten nicht in jedem Unternehmen einzeln recherchiert werden müssen. Sie müssten zentral gebündelt, herstellerneutral verfügbar gemacht und für Betreiber wie Maschinenbauer nutzbar sein.

Warum 3.000 Frequenzumrichter zum Wendepunkt wurden

Der konkrete Auslöser folgte 2019. Ein Unternehmen, damals etwa sieben Jahre am Markt, kam auf Carsten Finke zu. Erste Komponenten waren ausgefallen. Soweit ein normaler Vorgang in der Industrie. Doch einige Bauteile waren bereits nicht mehr verfügbar.

Die Aufgabe an Finke klang zunächst klar umrissen: vollständige Transparenz über verbaute elektronische Komponenten herstellen. Konkret ging es um Frequenzumrichter, also um Hersteller, Typ, Artikelnummer, Leistungsklasse und Bildmaterial zur Einbausituation.

Der OT360-Chef erinnert sich an den Moment, in dem aus einer scheinbar überschaubaren Aufgabe ein Grundsatzproblem wurde: „Und dann kam die entscheidende Frage: ‚Über wie viele Komponenten sprechen wir eigentlich?‘ Die Antwort war: rund 3.000 verbaute Frequenzumrichter.“

Für Finke war damit klar, dass klassische Werkzeuge nicht mehr ausreichen. „Und genau das war der Moment, in dem mir klar wurde: Das ist kein Excel-Thema mehr. Das ist strukturell ein ganz anderes Problem.“

Aus dieser Erkenntnis entwickelte sich der Bedarf nach einer sauberen Datenbasis, einer herstellerneutralen Struktur und einer effizienteren Erfassung direkt vor Ort. Finke formuliert es im Interview so: „Ab da sind die Gedanken losgegangen – ich brauche eine saubere Datenbasis, herstellerneutral, ich brauche eine Möglichkeit, Daten effizient vor Ort zu erfassen, also eine App, und ich muss das Ganze systematisch aufziehen.“

Doch damit war das Problem noch nicht gelöst. Nach der Umsetzung und Präsentation kam die nächste, noch wichtigere Erkenntnis. Der Kunde sagte: „Das hilft mir so noch nicht.“

Die Daten waren zwar sichtbar, aber noch nicht bewertet. Der Kunde musste weiterhin jeden Hersteller einzeln kontaktieren, um zu erfahren, welche Komponenten abgekündigt, verfügbar oder durch Nachfolgeprodukte ersetzbar sind. Der entscheidende Satz lautete: „Wenn ich hinten fertig bin, kann ich vorne wieder anfangen.“

Für Finke wurde daraus die eigentliche Produktidee. Es reicht nicht, Komponenten zu erfassen. Die Informationen müssen bewertet, aktualisiert und zentral verfügbar gemacht werden.

Wie aus Handarbeit die Basis für OT360 wurde

In der Anfangszeit von INspares gab es OT360 in der heutigen Form noch nicht. Der Unternehmensgründer startete pragmatisch mit dem, was vorhanden war: Smartphone, technischem Blick und viel manueller Arbeit.

„Wir standen vor Schaltschränken und haben Typenschilder manuell abgetippt. Jede Artikelnummer einzeln. Das war extrem aufwendig und ehrlich gesagt auch fehleranfällig“, sagt Finke.

Besonders deutlich wurde die Grenze dieses Ansatzes bei einem Einsatz in einem Tiefkühlhaus. Dort herrschten minus 24 Grad und reduzierter Sauerstoff. Für die Datenerfassung bedeutete das: Jede Artikelnummer musste konzentriert geprüft und abgetippt werden.

„Da stehst du dann und brauchst 20, 30 Sekunden pro Artikelnummer – nur um sicherzugehen, dass du dich nicht vertippst“, beschreibt Finke die Situation. Für ihn war klar: „So wird das nicht skalieren.“

Der nächste Schritt war deshalb die Fotodokumentation. Nicht mehr abtippen, sondern Typenschilder systematisch fotografieren. Die Bilder mussten klar strukturiert werden, damit sie später zuverlässig den richtigen Komponenten, Anlagen und Einbausituationen zugeordnet werden konnten.

Damit wandelte sich der Ansatz von INspares. Aus manueller Erfassung wurde ein reproduzierbarer Prozess. Aus einzelnen Fotos entstand die Grundlage für ein digitales Abbild der verbauten Komponenten.

Wie OT360 heute Komponenten sichtbar macht

Heute läuft der Prozess deutlich weiterentwickelt ab. Kunden fotografieren Komponenten, laden die Daten strukturiert hoch und die Verarbeitung startet im Hintergrund automatisiert. OT360 kombiniert dabei KI mit menschlicher Validierung.

Finke beschreibt den Anspruch so: „Wir kombinieren KI mit menschlicher Validierung und können genau zuordnen, welche Komponente zu welchem Kunden, welcher Anlage, welcher Linie und letztlich zu welcher konkreten Einbausituation gehört.“

Daraus entsteht ein strukturiertes Abbild der verbauten Komponenten inklusive korrekter Artikelnummern. Der Name OT360 steht dabei für den Anspruch, die operative Technik vollständig in den Blick zu nehmen.

„Der Name kommt übrigens nicht von ungefähr: Wir bewegen uns an der Schnittstelle zwischen IT- und OT-Welt – und unser Anspruch ist es, einen vollständigen 360-Grad-Blick auf die operative Technik zu ermöglichen“, sagt der Unternehmensgründer.

Für Finke geht es damit nicht nur um Datenerfassung. OT360 soll Transparenz schaffen und aus den Informationen eine Grundlage für Entscheidungen machen. „Also nicht nur Daten zu erfassen, sondern daraus echte Transparenz und Entscheidungsfähigkeit zu schaffen.“

Warum klassische Listen nicht mehr ausreichen

Ein Kernpunkt der Plattform ist der Unterschied zu Stücklisten, Ersatzteillisten und Excel-Tabellen. Viele Unternehmen verfügen zwar über Daten, doch diese sind häufig statisch. Sie werden einmal angelegt und müssen anschließend manuell gepflegt werden.

Finke beschreibt das Problem anhand eines typischen Szenarios: Wenn ein Hersteller mitteilt, dass ein Bauteil zu einem bestimmten Datum abgekündigt wird, wird diese Information eingetragen. Sobald sich aber Verfügbarkeit, Nachfolgeprodukt oder Lieferstatus ändern, muss erneut aktiv nachgepflegt werden.

„Die Folge: Die Daten sehen strukturiert aus, sind aber inhaltlich häufig veraltet“, sagt der OT360-Chef.

Der Ansatz von INspares ist ein anderer. „Wir betrachten jede einzelne Komponente als ein ‚lebendes‘ Objekt.“ Informationen zu dieser Komponente werden kontinuierlich aktualisiert und mit den real verbauten Komponenten beim Kunden synchronisiert.

Damit sieht der Betreiber nicht nur, was aktuell in der Anlage vorhanden ist. Er erkennt auch, welche Komponenten künftig kritisch werden, welche demnächst abgekündigt werden oder wo Risiken entstehen.

Für Finke entsteht genau daraus der eigentliche Mehrwert: „Nicht Transparenz als Selbstzweck, sondern eine belastbare Entscheidungsgrundlage – etwa für Ersatzteilstrategien, Retrofit-Planungen oder Investitionsentscheidungen.“

Warum Finke auf eine herstellerneutrale Sicht setzt

Im Maschinen- und Anlagenbau gibt es viele Daten. Doch sie liegen oft verteilt in Systemen einzelner Hersteller, in ERP-Strukturen, SAP-Systemen, Excel-Dateien oder gewachsenen Datenbanken. Für Finke ist diese Zersplitterung ein wesentliches Hindernis.

„Jeder Hersteller wie Siemens oder SEW-Eurodrive hat seine eigenen Systeme und Sichten auf die Welt“, sagt er. Für sich genommen funktioniere das. Für den Betreiber entstehe daraus aber kein Gesamtbild.

Das ist besonders relevant, weil Anlagen heute deutlich komplexer aufgebaut sind als früher. Frequenzumrichter oder andere elektronische Komponenten sind nicht mehr nur elektrisch und mechanisch eingebunden, sondern tief in Steuerungs- und Kommunikationsstrukturen integriert.

Finke beschreibt den Wandel deutlich: „Ein Austausch ist nicht mehr einfach ein mechanischer oder elektrischer Vorgang, sondern ein Eingriff in ein gesamtes System.“

Damit steigt die Bedeutung einer herstellerneutralen, durchgängigen Sicht. Betreiber müssen wissen, welche Komponenten wo verbaut sind, welche Abhängigkeiten bestehen und wo Risiken entstehen. Erst dann lassen sich Ersatzteilstrategien, Reparaturen oder Retrofit-Maßnahmen gezielt planen.

Wie Maschinenbauer mit OT360 proaktiver werden können

Gerade im Maschinen- und Anlagenbau sieht INspares großes Interesse an OT360. Viele Hersteller wollen den Lebenszyklus ihrer Maschinen stärker begleiten, nicht nur bis zur Auslieferung, sondern über viele Jahre hinweg.

Finke beschreibt die Ausgangslage so: „Denn die meisten Maschinenbauer wissen natürlich sehr genau, welche Komponenten ursprünglich verbaut wurden. Aber nach der Auslieferung endet die Transparenz oft schrittweise.“

Genau an diesem Punkt setzt OT360 an. Die Plattform überwacht den Lebenszyklus der verbauten Komponenten, macht Verfügbarkeiten, Abkündigungen, Lieferstatus und potenzielle Risiken sichtbar. Dadurch können Maschinenbauer früher auf Kunden zugehen.

Ein möglicher Serviceansatz lautet laut Finke: „Wir haben euch diese Maschine vor fünf Jahren geliefert. Einige Komponenten bewegen sich jetzt in Richtung Abkündigung – und hier wäre ein sinnvoller Retrofit-Ansatz.“

Damit verändert sich der Servicegedanke. Es geht nicht mehr nur darum, Ersatzteile zu liefern, wenn etwas ausfällt. Maschinenbauer können ihre Kunden strategischer begleiten, Retrofit-Potenziale identifizieren und den Lebenszyklus der gelieferten Maschinen aktiver betreuen.

Auch Betreiber profitieren. Wenn der Endkunde ebenfalls mit OT360 arbeitet, können Ersatzteile direkt mit den verbauten Komponenten verknüpft werden. Über QR-Codes erkennt der Betreiber sofort, welche Komponente verbaut ist, und kann sie beim Maschinenbauer oder über einen angebundenen Webshop nachbestellen. Das reduziert Suchaufwand, verhindert Fehlbestellungen und vereinfacht den Serviceprozess.

Wie frühe Risikotransparenz Entscheidungen verändert

OT360 verhindert nicht, dass Komponenten ausfallen. Der Unterschied liegt im Umgang mit Risiken. Unternehmen erkennen früher, wo Abkündigungen anstehen, welche Komponenten kritisch werden und wo Handlungsbedarf entsteht.

Finke sagt dazu: „Die Komponenten fallen natürlich trotzdem aus – daran verändert auch OT360 nichts. Was sich aber massiv verändert, ist der Umgang mit diesen Risiken.“

Unternehmen können darauf mit strategischem Ersatzteilaufbau, alternativen Bezugsquellen, Reparaturmöglichkeiten oder gezielten Retrofit-Maßnahmen reagieren. INspares bindet dafür auch Drittanbieter und Reparaturdienstleister ein, damit Optionen sichtbar werden.

Ein wichtiger Bestandteil ist der regelmäßige Obsoleszenzbericht. Alle drei Monate erhält der Kunde eine vollständige Übersicht über seine Situation. Sie beginnt auf Unternehmensebene und lässt sich bis auf einzelne Anlagen oder Komponenten herunterbrechen.

Diese Transparenz verändert auch die interne Kommunikation. Die Instandhaltung meldet häufig seit Jahren Bedarf an Umbauten, Investitionen und Budget an. Das Management muss priorisieren. Mit OT360 entsteht eine gemeinsame Grundlage.

Finke formuliert die Rolle seines Unternehmens bewusst zurückhaltend: „Wir treffen dabei keine Entscheidungen für unsere Kunden – aber wir liefern die Transparenz, die notwendig ist, um strategische Entscheidungen fundierter und deutlich früher treffen zu können.“

Warum OT360 kein reines Stammdatenprojekt sein soll

Viele Maschinenbauer haben gewachsene Datenbestände, alte Baureihen und zahlreiche kundenspezifische Varianten. Die Sorge, daraus werde zunächst ein riesiges Stammdatenprojekt, hält Finke für nachvollziehbar.

In ERP- oder SAP-Systemen sind oft nur die Informationen vorhanden, die irgendwann aktiv gepflegt oder beschafft wurden. Gerade bei älteren Anlagen kann die Maschine im System dokumentiert sein, während einzelne Steuerungen, Baugruppen oder Komponenten fehlen.

INspares führt deshalb zunächst vorhandene Informationen zusammen. Stücklisten, SAP-Daten oder technische Informationen können automatisiert eingelesen, harmonisiert und als Grundlage genutzt werden. Entscheidend bleibt aber der Blick in die reale Anlage.

„Wenn man wirklich wissen will, was konkret verbaut ist, kommt man an der tatsächlichen Erfassung der Komponenten nicht vorbei“, sagt Finke.

Deshalb arbeitet OT360 mit der strukturierten Aufnahme direkt an Maschinen und Schaltschränken. Theoretische Daten werden mit der Realität abgeglichen. Ziel ist nicht nur ein formal vollständiger Datenbestand, sondern ein belastbares Abbild der tatsächlich verbauten Komponenten.

Finke betont: „Nicht ein System mit 90 oder 95 Prozent Datenqualität, sondern ein möglichst vollständiges und belastbares Abbild der real verbauten Komponenten.“

Wie Kunden die Entwicklung von INspares geprägt haben

Die Entwicklung von INspares verlief nicht am Reißbrett. Finke beschreibt die ursprüngliche Idee als sehr frühen, einfachen Entwurf. „Die ursprüngliche Idee wurde 2019 tatsächlich einmal ganz simpel auf einer Serviette skizziert.“

Doch daraus wurde erst durch Kunden, Partner und das Team ein Produkt. Seit 2024 hat INspares ein eigenes Team aus IT-Spezialisten, technischen Experten und Entwicklern aufgebaut. Viele Funktionen entstanden laut Finke direkt aus der Praxis.

„Viele Funktionen oder Ideen kamen direkt aus Gesprächen mit Kunden oder aus ganz konkreten Situationen im Alltag“, sagt der Unternehmensgründer. Oft seien daraus Gedanken entstanden, die zunächst ungewöhnlich wirkten: „Das wäre eigentlich verrückt – aber lass uns das ausprobieren.“

Auch namhafte Unternehmen erkennen laut Interview inzwischen den Mehrwert und bringen sich ein. Genannt werden Siemens, Bosch Rexroth, ABB, SEW-Eurodrive und Lenze. Für INspares wird die Plattform dadurch für die Instandhaltung wertvoller, weil unterschiedliche Perspektiven einfließen.

Was Finke an den Reaktionen der Kunden überrascht hat

Besonders überrascht hat Carsten Finke nicht nur die technische Entwicklung. Es waren vor allem die Reaktionen der Kunden. Ein Satz ist ihm besonders in Erinnerung geblieben: „So etwas hätten wir eigentlich schon vor 20 Jahren gebraucht.“

Für ein Industrie-Softwaretool sind solche Reaktionen ungewöhnlich. Noch eindrücklicher war für Finke eine Rückmeldung nach einer Präsentation: „Ein Kunde hat mir irgendwann sogar gesagt, dass ihm bei der Präsentation tatsächlich die Tränen gekommen sind.“

Der OT360-Chef ordnet das nüchtern ein. Es geht nicht nur um Software, sondern um den Arbeitsalltag von Menschen in der Instandhaltung. Wer Abkündigungen, Ersatzteildaten, Lieferstatus und Komponentenrisiken über Jahre manuell verfolgt, bekommt mit einer zentralen, strukturierten Lösung eine andere Arbeitsgrundlage.

„Aber genau in solchen Momenten merkt man, dass es eben nicht nur um Software geht, sondern darum, den Menschen in der Instandhaltung ihren Alltag spürbar einfacher zu machen“, sagt Finke.

Warum INspares Transparenz statt Ersatzteile handelt

Carsten Finke grenzt den Ansatz von INspares klar ab. Das Unternehmen handelt keine Ersatzteile. Es schafft Transparenz, Struktur und Entscheidungsfähigkeit rund um verbaute Komponenten.

Gerade darin sieht Finke den Wandel. Es sei wenig sinnvoll, wenn jedes Unternehmen dieselben Daten recherchiert, dieselben Hersteller kontaktiert und dieselben Informationen immer wieder neu zusammenträgt. Stattdessen müsse Transparenz zentral verfügbar werden.

„Wir handeln selbst keine Ersatzteile. Wir schaffen Transparenz, Struktur und Entscheidungsfähigkeit rund um diese Komponenten“, sagt der Unternehmensgründer.

Damit steht INspares für einen Plattformansatz in der industriellen Instandhaltung. Nicht der Ersatzteilverkauf steht im Mittelpunkt, sondern bessere Vernetzung, belastbare Daten und ein herstellerneutraler Blick auf die operative Technik. Aus Finkes Praxiserfahrung wurde so eine Lösung, die Obsoleszenzmanagement, Ersatzteilplanung, Service und Retrofit miteinander verbindet.