Archivierung, Organisation und Steuerung von Daten und Dokumenten
Um immer bessere Elektrowerkzeuge entwickeln sowie deren Funktionalität und Anwendungskomfort kontinuierlich optimieren zu können, gehen die rund 370 Mitarbeitenden bei Mafell immer wieder neue Wege und überdenken die Abläufe und Prozesse mit der Absicht, sie ständig zu verbessern. Dabei hat Mafell die künftigen Anforderungen an das Holzhandwerk fest im Blick. Entsprechend hoch ist die Fertigungstiefe, wodurch schnell und flexibel auf jedes denkbare Szenario reagiert werden kann.
Der innovative und ganzheitliche Produktentstehungsprozess führt allerdings auch zu ständig steigenden Herausforderungen bei der prozessübergreifenden Archivierung, Organisation oder Steuerung von Daten und Dokumenten, wie IT-Leiter Kurt Ammann erläutert. Daher wurde bei dem schwäbischen Unternehmen schon früh die Archivierungslösung von Easy Software eingeführt und kontinuierlich zu einem integrierten DMS (Dokumenten-Management-System) ausgebaut.
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Workflow-Idee gemeinsam mit der Visionice umgesetzt
Die bei Mafell im Lauf der Jahre veränderten beziehungsweise gestiegenen Ansprüche von der Entwicklung über die Produktion bis zur Montage haben ebenso wie die hohe Fertigungstiefe, die zunehmende Digitalisierung oder die ausgeklügelten Geschäftsabläufe vielfältige und komplexe Auswirkungen auch auf die eingesetzten IT-Lösungen. Unter dem Motto „nächste Generation DMS“ wurden die Strukturen und Prozesse neu bewertet und hinsichtlich Funktionalität, Integrationsfähigkeit oder Schnittstellengestaltung auf den Prüfstand gestellt.
„Im Dokumentenmanagement sehen wir ein hohes Rationalisierungspotenzial, das wir auch künftig ausschöpfen möchten. Ein übergeordnetes Projektziel war dabei die automatisierte Prozesssteuerung und Informationsbereitstellung durch die Einführung eines digitalen Workflows“, so Kurt Ammann. Gemeinsam mit der Visionice, die für Mafell seit 2016 für die ganzheitliche Betreuung der Easy- und Visionice-Produkte verantwortlich ist, werden kontinuierlich weit über den Standard hinausgehende Ideen bedarfsgerecht realisiert: Nach der Ablösung vorhandener Individualprogramme konnte auch die Migration auf die aktuelle Easy-Softwareversion erfolgreich abgeschlossen werden.
Zur weiteren Optimierung der Geschäftsprozesse wurden mehrere digitale Workflows definiert, die inzwischen im Rechnungseingang und im technischen Änderungsdienst umgesetzt sind: Eingehende Rechnungsdokumente durchlaufen mithilfe eines hochleistungsfähigen Scanverfahrens beziehungsweise eines automatisierten E-Mail-Imports eine intelligente Beleglesung. Die Belege werden vom Belegleser schnell und zuverlässig erfasst sowie digital verschlagwortet ins Dokumenten-Management-System übergeben.
Für eine enge Verknüpfung mit dem ERP- (Enterprise Resource Planning) System von Abas Software wurde zunächst eine von Mafell selbst programmierte Schnittstelle genutzt. Der digitale Workflow im technischen Änderungsdienst gewährleistet, dass alle relevanten Informationen wie Änderungsaufträge, Konstruktionsgenehmigungen oder Zeichnungsstände eindeutig zugeordnet und revisionssicher dokumentiert werden. „Dadurch haben wir unsere Abläufe vereinfacht und beschleunigt sowie Transparenz, Prozesssicherheit und Datenqualität erhöht“, erläutert Jannika Wannenmacher, die bei Mafell für das Easy DMS-System und die Betreuung der Schnittstelle zu Abas ERP zuständig ist.
Re-Design der Verknüpfung von Easy DMS und Abas ERP
Aktuell wurde in enger Zusammenarbeit mit Visionice die Verknüpfung von Easy DMS und Abas ERP durch den Einsatz modernster Technologien und neuester Programmversionen optimiert und exakt auf die Mafell-spezifischen Bedürfnisse konfiguriert. „Viele Strukturen und Prozesse zum Austausch von Daten und Dokumenten zwischen DMS und ERP waren im Lauf der Zeit veraltet und brachten eine unnötig hohe Komplexität sowie einen erhöhten Kontrollaufwand mit sich“, blickt Visionice-Projektleiter Sven-Udo Rösler zurück.
Jannika Wannenmacher ergänzt: „Insbesondere die von uns selbst entwickelte Schnittstelle zwischen Easy DMS und Abas ERP hatte ihre funktionelle Leistungsgrenze und somit einen negativen Nutzungsgrad speziell in Bezug auf die Übertragung bzw. den Abgleich der täglich anfallenden Belege erreicht.“ Bislang wurden die täglich rund 600 ein- und ausgehenden Dokumente über Nacht vom ERP- ins DMS-System überspielt und morgens kontrolliert - der Zugriff auf aktuelle Daten war somit nur mit erheblicher Zeitverzögerung möglich. Eine weitere Schwierigkeit stellte der für die Identifikation bei NCI-Belegen zusätzlich aufgebrachte Barcode dar, dessen Eindeutigkeit durch einen hohen Verwaltungsaufwand sichergestellt werden musste - allerdings überschnitt sich dieser häufig mit dem Absender eigenen Barcode und konnte daher im Scanverfahren nicht erkannt beziehungsweise der Beleg nicht korrekt zugeordnet werden.
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Durch die Einführung und individuelle Anpassung der Standard-Schnittstelle Abas SQL Connector werden die Daten bei Mafell heute vollautomatisiert und bidirektional zwischen Abas ERP und Easy DMS übertragen. Jannika Wannenmacher weiter: „Das hat den früher aufwendigen Datenaustausch enorm erleichtert und die Effizienz unserer Arbeitsabläufe weiter gesteigert. Zum einen benötigen wir den eigenen Barcode nicht mehr, was die Qualität der Scanprozesse verbessert hat. Zum anderen haben wir einen einfacheren und schnelleren Zugriff auf den Datenbestand und konnten den administrativen Aufwand etwa durch die täglichen Kontrollarbeiten erheblich reduzieren.“
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Erfolgsbasis: „Die passende Software und der richtige Partner!“
Das Dokumenten-Management-System hat bei Mafell längst einen hohen Integrationsgrad erreicht und wird von rund der Hälfte der Mitarbeitenden in abteilungsübergreifend durchgängigen Workflows genutzt. Mit Unterstützung von Visionice läuft der kontinuierliche Ausbau und die zeitgemäße Weiterentwicklung des DMS-Bereichs ebenso praxis- wie bedarfsgerecht.
Kurt Ammann abschließend: „Ähnlich unserer Philosophie setzt sich auch Visionice mit Themen auseinander, die morgen oder übermorgen anstehen und legt dabei großen Wert auf einen intensiven Austausch mit den Anwendern. Die passende Software zusammen mit dem richtigen Partner ist für mich eine wesentliche Erfolgsbasis eines langfristigen und komplexen Projekts.“
Dennoch sind Begriffe wie „Stillstand“ oder „Zufriedenheit mit dem Status Quo“ im Wortschatz des IT-Leiters nicht vorhanden: Im Rahmen einer dauerhaften Optimierung der unternehmensweiten Prozesskette wurde inzwischen u.a. mit der Digitalisierung des Human Resource Management begonnen, wobei die digitale Archivierung von Personaldokumenten inklusive einer Schnittstelle vom Easy-Archiv zur Personalmanagement-Software Hansalog bereits umgesetzt ist.
Über Visionice:
- Die im Jahr 2000 gegründete Visionice GmbH mit Sitz in Villingen-Schwenningen ist spezialisiert auf sämtliche Themen rund um die elektronische Archivierung.
- Mit den eigenentwickelten Lösungen archivieren die Anwender Dokumente und E-Mails papierlos und managen den Informationsfluss einer ständig steigenden Datenmenge - schnell, effizient und revisionssicher.
- Durch die Verbindung aus langjährigem Know-how sowohl in der Anwendungsentwicklung als auch in der IT-Systemadministration und dem Nutzen modernster Technologien ist das inhabergeführte Unternehmen in der Lage, auf jede individuelle Anforderung exakt zugeschnittene Lösungen zu präsentieren.
- Das Angebotsportfolio des Schwarzwälder Systemhauses wird durch die IT-Systemtechnik abgerundet: Visionice berät und unterstützt Kunden in der Auswahl, Implementierung und Betreuung von Hard- und Software, Netzwerk, Server-Virtualisierungen, Kommunikationslösungen und Sicherungskonzepten.
Über Mafell:
- Die Mafell AG wurde 1899 in Fellbach bei Stuttgart als Maschinenfabrik Fellbach gegründet. Ihre Erfolgsgeschichte beginnt bereits in den 1920er-Jahren mit der Herstellung der weltweit ersten tragbaren Zimmereimaschine, 1933 wurde der Firmensitz nach Oberndorf am Neckar verlegt.
- Heute zählt Mafell zu den Technologie- und Marktführern im Bereich der handgeführten Elektrowerkzeuge und Maschinen zur professionellen Holzbearbeitung, insbesondere im Zimmerei- und Schreinerhandwerk.
- Das Angebotsspektrum umfasst die Entwicklung, Konstruktion, Fertigung, Montage und den Service von Werkzeug- und Maschinenlösungen zum Sägen, Schleifen, Bohren, Hobeln, Fräsen und Saugen sowie Spezialanfertigungen.
- Produziert wird ausschließlich am Standort Oberndorf mit einer Eigenfertigungstiefe von bis zu 85 Prozent.
Quelle: Mafell AG und Visionice GmbH