ERP-Systeme: Datenqualität bremst Effizienz

Der wirtschaftliche Nutzen eines ERP-Systems steht und fällt mit der Qualität der zugrunde liegenden Daten. Darauf weist der Stuttgarter ERP-Hersteller Planat hin. Besonders mittelständische Industrieunternehmen haben demnach bei der Pflege ihrer Stammdaten noch erheblichen Nachholbedarf.

Christian Biebl, Geschäftsführer von Planat, erklärt: „Insbesondere im produzierenden Gewerbe werden beispielsweise Stammdaten häufig nicht ausreichend gepflegt. Die Folgen sind weitreichend, von Fehlbeständen im Lager über fehlerhafte Produktion bis hin zu offenen Lieferungen. Die Auswirkungen sind kaum zu überblicken.“

Stammdaten als Fundament der Wertschöpfung

Stammdaten umfassen unter anderem Artikelinformationen, Kunden- und Lieferantendaten, Arbeitspläne, Stücklisten sowie Klassifikations- und Kommunikationsdaten. Sie bilden das Fundament sämtlicher ERP-gestützter Prozesse. Anders als oft behandelt, sind sie keine statischen Größen. Sie müssen kontinuierlich gepflegt, geprüft und aktualisiert werden. In vielen Unternehmen werden Bewegungsdaten im Tagesgeschäft konsequent erfasst. Stammdaten hingegen bleiben häufig unvollständig oder veralten schleichend. Genau dadurch entsteht ein Risiko für Abläufe, die in der Fertigung, Materialwirtschaft, Logistik, im Vertrieb und Controlling auf eine belastbare Datenbasis angewiesen sind.

Unzureichend gepflegte Stammdaten als Engpass in der Wertschöpfungskette

„Unzureichend gepflegte Stammdaten können sich im Laufe der Zeit zu einem zentralen Engpass für Effizienz, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit entwickeln“, erläutert Christian Biebl. Schon kleine Inkonsistenzen können entlang der Wertschöpfungskette spürbare Folgen haben. In der Fertigung führen ungenaue oder fehlende Informationen über Arbeitsschritte, Zeitfenster oder Materialverfügbarkeiten zu fehlerhaften Planungen. In der Materialwirtschaft können falsch abgebildete Bestände Doppelbestellungen oder Produktionsstillstände auslösen.

Welche Folgen mangelhafte Datenqualität
in der Industrie hat

Die Auswirkungen reichen weit über einzelne Abteilungen hinaus. Falsche Dispositionsdaten können unnötig hohe Lagerbestände verursachen und entsprechende Kosten nach sich ziehen. Gleichzeitig entstehen operative Risiken, wenn verfügbare Materialien, offene Lieferungen oder Produktionsbedarfe nicht korrekt im ERP-System abgebildet sind. Auch Vertrieb und Kundenmanagement sind betroffen. Unvollständige oder veraltete Daten im CRM-System führen dazu, dass Kunden falsch oder gar nicht adressiert werden. Das schwächt die operative Kommunikation und reduziert Potenziale für Zusatzgeschäft und Kundenbindung.

Datenqualität entscheidet über
belastbares Controlling

Im Controlling hängen zentrale Kennzahlen und Managemententscheidungen von ERP-Daten ab. Sind diese Daten fehlerhaft oder unzureichend, verlieren Analysen und Prognosen an Aussagekraft. Damit wird Datenqualität zu einem Faktor, der unmittelbar die Entscheidungsfähigkeit im Unternehmen beeinflusst. Christian Biebl betont: „Die wirtschaftlichen Auswirkungen mangelhafter Datenpflege können gravierend sein. Bereits geringfügige Abweichungen in den Daten können sich über Prozessketten hinweg multiplizieren und zu Effizienzverlusten im zweistelligen Prozentbereich führen. Gleichzeitig verlängern sich Lieferzeiten, was sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.“

Warum der Datenzuwachs das Problem verschärft

Die Herausforderung nimmt durch wachsende Datenmengen weiter zu. Unternehmen verzeichnen ein jährliches Datenwachstum von durchschnittlich mehr als
40 Prozent. Ein Großteil dieser Daten entsteht über Materialwirtschafts- und CRM-Systeme. Ohne strukturierte Datenpflege wachsen Datenbestände schnell unübersichtlich und redundant. Statt Prozesse zu unterstützen, bremsen sie Abläufe aus. Datenqualität ist damit nicht allein eine Frage der eingesetzten Software, sondern auch der Organisation. Christian Biebl macht deutlich: „Datenqualität ist kein rein technisches Thema, sondern stellt eine organisatorische Herausforderung dar. In vielen Unternehmen fehlt eine klare Verankerung von Verantwortlichkeiten für Stammdaten, ebenso wie definierte Prozesse zur Qualitätssicherung.“

Stammdatenmanagement wird zur organisatorischen Aufgabe

Studien etwa von Gartner, KPMG und Bitkom belegen, dass nur ein sehr geringer Anteil der Unternehmen die eigene Datenqualität als sehr hoch einschätzt. Ein Großteil arbeitet mit unvollständigen, fehlerhaften oder veralteten Daten. Die Konsequenz liegt für Planat auf der Hand: Die Datenqualität entscheidet über den wirtschaftlichen Nutzen eines ERP-Systems. Investitionen in Software allein reichen nicht aus, wenn die Datenbasis nicht denselben Stellenwert erhält. Erforderlich ist ein systematisches Stammdatenmanagement. Dazu zählen definierte Verantwortlichkeiten, klare Prozesse zur Qualitätssicherung und eine kontinuierliche Aktualisierung der Daten. 

Wie Planat Unternehmen bei ERP-Prozessen unterstützt

Softwaregestützte Workflows können dabei helfen, die Datenpflege als festen Bestandteil der Geschäftsprozesse zu etablieren. Unternehmen, die ihre Datenbasis nicht konsequent pflegen, riskieren, dass Digitalisierungsvorhaben ins Leere laufen und Effizienzpotenziale ungenutzt bleiben. Planat übernimmt neben der ERP-Einführung auch die Beratung zur Effizienzsteigerung innerhalb bestehender Prozesse. Dabei soll auch die fortlaufende Pflege der Stammdaten berücksichtigt werden. „In dieser Phase sollten auch die Prozesse und die Verantwortlichkeiten zur fortlaufenden Pflege der Stammdaten genau festgelegt werden“, rät Christian Biebl.

Quelle: Planat