Deutschland ist bei der Verwaltungsdigitalisierung ein gescheiterter Staat.

Deutschland ist bei der Verwaltungsdigitalisierung ein gescheiterter Staat. Weil Verwaltungsverfahren nicht reibungslos funktionieren, fällt der Aufwand dabei oft größer aus als nötig. (Bild: ARMMY PICCA - stock.adobe.com)

Deutschland hat 2022 die bürgerfreundlichste Verwaltung Europas. Darauf wettete der damalige Minister im Bundeskanzleramt, Peter Altmaier, als das Onlinezugangsgesetz (OZG) 2017 in Kraft trat, eine Kiste Grauburgunder. Die Umsetzung des OZG scheiterte und der CDU-Politiker beglich seine Wettschulden nicht. Mehr als der Weißwein hätte den Unternehmen allerdings ohnehin die schlanke und effiziente Verwaltung geholfen, die ihnen Altmaier versprochen hat.

Denn Bürokratie verursachte den Betrieben 2022 Kosten in Höhe von 17,4 Milliarden Euro. Das waren 6,7 Milliarden Euro mehr als im Vorjahr und mehr als vier Mal so viel wie 2020, berichtet der Nationale Normenkontrollrat (NKR). Kleinere Maschinenbaubetriebe müssen im Schnitt mehr als drei Prozent ihres Umsatzes, mittelgroße Firmen immerhin ein Prozent, aufwenden, um die Verwaltungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen, die ihnen der Staat auferlegt. Zu diesem Ergebnis kam 2022 eine vom Institut für Mittelstandsforschung Bonn für den Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) erstellte Studie.

Podcast: Markus Horn über Bürokratiehürden

Verwaltung: Das verursacht die meisten Kosten

Die meisten Kosten verursachen danach Umsatzsteuer- und Zollerklärungen, die Überprüfung, ob der Betrieb DIN-Normen und die EU-Maschinenrichtlinie einhält. Bei großen Maschinenbauunternehmen machen die Aufwendungen dafür 63 Prozent der Bürokratiekosten aus, in kleineren Betrieben sind es 42 Prozent.

Weil Verwaltungsverfahren nicht reibungslos funktionieren, fällt der Aufwand dabei oft größer aus als nötig. „Mit dem amtlichen elektronischen Atlas-Verfahren lassen sich Lieferungen in Nicht-EU Länder für Umsatzsteuerzwecke theoretisch gut und halbwegs effizient nachweisen“, erklärt Sabine Herold, Geschäftsführende Gesellschafterin des Herstellers von Industrieklebstoffen Delo in Windach bei München.

Praktisch liefere das Verfahren jedoch Fehlerquoten von zehn Prozent. „Bei einem fehlerfreien System müssten unsere Mitarbeiter nicht manuell tätig werden, was extrem aufwändig ist“, ärgert sich Herold.

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(Bild: mi-connect)

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An zweiter und dritter Stelle der kostspieligsten Verwaltungsaufgaben folgen der Aufwand, den Unternehmen im Personalwesen sowie im Arbeits- und Umweltschutz treiben müssen – also Mitteilungen an Krankenkassen, die An- und Abmeldung von Mitarbeitern bei Sozialversicherungen, die Meldung von Unfällen an Berufsgenossenschaften oder die Beurteilung, ob von eigenen Prozessen durch Lärm oder gefährliche Stoffe Gefährdungen ausgehen.

Seit 2021 erließen Bund und Länder im Arbeits- und Umweltschutz mehr als 1.200 neue Rechtsvorschriften und 360 Gesetzesänderungen. Der Aufwand im Umwelt- und Arbeitsschutz sowie der Personalabteilung verursacht daher bei größeren Maschinenbauern gut 30 Prozent der Bürokratiekosten, bei kleineren Unternehmen sogar 35 Prozent.

Durch die Dekarbonisierung von Fertigungsprozessen wird diese Belastung für Betriebe künftig noch größer. Denn wenn sie Anlagen mit Wasserstoff statt Gas betreiben, Filter wechseln oder Prozesse mit eigenem Solarstrom elektrifizieren wollen, müssen sie sich das jedes Mal genehmigen lassen.

Digital Governement: Deutschland schneidet schlecht ab

Abhilfe ließe sich durch die Digitalisierung der Verwaltung schaffen. Zwei von drei vom Institut für Demoskopie Allensbach zum Thema 'Moderner Staat' befragte Unternehmen halten diese für sehr wichtig, um sie zu entlasten. „Die Politik erwartet vom Mittelstand, sich bei der Digitalisierung gut aufzustellen – das erwarte ich von der Politik ebenso“, erklärt Delo-Chefin Herold. Stimmen wie ihre verhallen jedoch scheinbar, bis sie Berlin erreichen. Denn nach Ansicht jedes zweiten Teilnehmenden der Allensbach-Umfrage hinkt die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland „deutlich“ hinterher.

Internationale Rankings bestätigen das. Im Digital Government Index der Industriestaatenorganisation OECD belegt Deutschland den 25. von 30 Plätzen. Selbst Chile, Kolumbien und Brasilien schneiden besser ab. Der aktuelle Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) der EU-Kommission stellt Deutschland ein ähnlich schlechtes Zeugnis aus. Hier belegt die Bundesrepublik den 18. von 27 Plätzen.

Registermodernisierung kommt nicht voran

Dabei hatte die Bundesregierung beim Erlass des Onlinezugangsgesetzes 2017 erkannt, dass sie Unternehmen entlasten muss, indem sie Verwaltungsverfahren vom Antrag bis zum Bescheid digitalisiert. Vier Jahre später kamen das Registermodernisierungs- und das Unternehmensbasisdatenregistergesetz (UBRegG) hinzu.

Sie sollen Daten, die einzelnen Behörden bereits vorliegen, zu einem bundesweiten Bestand zusammenführen. Betriebe, die online mit Ämtern kommunizieren, müssen Angaben, die sie bereits gemacht haben, dann bei anderen Behörden nicht nochmal machen.

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Doch die Umsetzung des OZG ist gescheitert und die Registermodernisierung kommt nicht voran. Deutschland ist daher bei der Verwaltungsdigitalisierung ein 'failed state', wettert der Präsident des Digitalverbandes Bitkom, Achim Berg. Der Bundesrechnungshof bestätigt das. In einem Bericht an den Haushaltsausschuss des Bundestages stellt er fest, dass am 31. Dezember 2022, der vom OZG für die Digitalisierung der einschlägigen Verwaltungsleistungen gesetzten Frist, von 6.193 Diensten ganze 4.997 Leistungen online nicht verfügbar war.

Das heiße aber nicht, dass Bürger und Unternehmen auf die übrigen 1.196 Dienste deutschlandweit über das Internet zugreifen konnten. Denn Bund und Ländern gelte eine Verwaltungsleistung schon als „online verfügbar“, wenn sie nur eine einzige Kommune über das Internet anbiete. Wenn das Bundesinnenministerium darauf verweise, dass 88 Prozent der OZG-Leistungen des Bundes im November 2022 „online verfügbar“ waren, beschönige es den Erfolg der OZG-Umsetzung, so die Bundesrechnungsprüfer.

Die Registermodernisierung ist bislang nicht mal über zwei Pilotprojekte hinausgekommen. Dabei soll das UBRegG bis 2024 umgesetzt sein.

Verpflichtung zur Verwaltungsdigitalisierung gilt ab sofort

Dass sie dabei dringend nachbessern muss, scheint die Bundesregierung verstanden zu haben. Im Herbst debattiert der Bundestag das OZG-Änderungsgesetz. Seinen Entwurf hat das Bundeskabinett am 24. Mai zusammen mit „Eckpunkten für eine moderne und zukunftsgerichtete Verwaltung“ beschlossen.

Eine Frist, bis wann Bundes- und Landesbehörden ihre Verfahren digitalisiert haben müssen, gibt es in der Novelle nicht mehr. Die Verpflichtung zur Digitalisierung gelte ab sofort, erklärt die Bundesregierung und verspricht, dass Verwaltungsleistungen für Unternehmen „nach Ablauf von fünf Jahren“ nach Inkrafttreten des OZG-Änderungsgesetzes nur noch elektronisch angeboten werden. „Für die Wirtschaft ergibt sich damit eine Entlastung von jährlich rund 60 Millionen Euro“, erklärt sie selbstbewusst. Das sind immerhin 0,34 Prozent des vom NKR ermittelten derzeitigen Erfüllungsaufwandes.

Auch Basiskomponenten der von Bund und Ländern für die OZG-Umsetzung benötigten IT-Infrastruktur verspricht die Bundesregierung bereitzustellen. Genauer wird sie nicht. Dabei scheiterte die Umsetzung des Gesetzes bislang vor allem, weil Zuständigkeiten von Bund und Ländern bei der Verwaltungsdigitalisierung nicht klar geregelt waren und daher alle Beteiligten mit eigenen Projekten an ihr herumbastelten.

Für die OZG-Umsetzung fehlt eine Gesamtstrategie

Die OZG-Novelle müsse daher die architektonische Gesamtstrategie festlegen, nach der zentrale und dezentrale IT-Komponenten zusammenwirken sollen. Sie müsse auch definieren, wer was bis wann schaffen muss, damit die Strategie umgesetzt werden kann, fordern der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI), der Bundesverband der Arbeitgeberverbände (BDA), der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und die Deutsche Industrie und Handelskammer (DIHK) in einem Positionspapier.

„Für die Umsetzung ist unter anderem eine Plattform-Infrastruktur mit zentralen einheitlichen Standards und Basiskomponenten erforderlich – beispielsweise Nutzerkonten, Zahlungskomponenten, IT-Transportstandards und Programmierschnittstellen“, mahnt die DIHK. Diese Infrastruktur müsse übergreifend für alle öffentlichen Stellen bereitgestellt und zentral gesteuert werden.

OZG-Novelle: Das kritisieren die Wirtschaftsverbände

Die Wirtschaftsverbände kritisieren auch, dass „jeder Anreiz zur Beschleunigung“ der Verwaltungsdigitalisierung entfalle, wenn die Bundesregierung die Frist zur Umsetzung des OZG streicht. Eine Planung der Meilensteine für die weitere Digitalisierung der Verwaltung fehlt aber bislang ebenso wie das Verständnis dafür, dass sich das OZG nicht umsetzen lässt, ohne dass die Registermodernisierung abgeschlossen ist. Denn digitalisierte Behördenleistungen bauen auf miteinander kompatiblen Rechenzentren auf, die über standardisierte Schnittstellen Daten untereinander austauschen.

Auch die Abläufe in der Verwaltung müssen neu gedacht werden, fordern BDI, BDA, DIHK und ZDH. „Ein ineffizienter Prozess wird durch Digitalisierung nicht automatisch besser“, mahnen die Verbände. Das sieht auch der Deutsche Beamtenbund so. „Die Verwaltungen arbeiten zum großen Teil mit überalteten Fachverfahren“, stellt er fest.

Digitalisierung: Lindner kürzt Mittel drastisch

Eine solche Verwaltungsreform dürfte Bundesfinanzminister Christian Lindner gefallen. Denn sie kostet wenig und Lindner will die Mittel für die Digitalisierung der Behörden im Bundeshaushalt 2024 von 377 Millionen Euro im laufenden Jahr auf nur noch 3,3 Millionen Euro kürzen. Das Bundesinnenministerium meldet zudem, dass für die Registermodernisierung statt 83 Millionen Euro nur noch 70 Millionen Euro zur Verfügung stehen. Es versichert aber auch, dass es noch rund 300 Millionen Euro 2023 und den Jahren zuvor für die Verwaltungsdigitalisierung bewilligte Mittel habe, die noch nicht ausgegeben wurden.

In Anbetracht der Kosten und der Belastung, die Bürokratie Unternehmen verursacht, ist der Bundesfinanzminister mit dieser Haushaltspolitik dennoch weit davon entfernt, dass die deutsche Wirtschaft den Hut vor ihm ziehen müsste. Der Haushalt „ist genau das Gegenteil der versprochenen ‚haushaltspolitischen Solidität’“, urteilt der Präsident des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung, Professor Marcel Fratzscher. Wenn der Finanzminister auf Investitionen verzichte, werde der deutsche Staat weiter von seiner Substanz leben.

„Kurzfristig wird der Haushalt sich daher restriktiv auf das Wirtschaftswachstum auswirken und die deutsche Wirtschaft in einer sowieso schon schwierigen Lage weiter schwächen“, befürchtet Fratzscher. „Investitionen in die Digitalisierung sind Investitionen in Deutschlands Zukunftsfähigkeit. Wer hier spart, spart an der falschen Stelle“, sagt der Bundesvorsitzende des Deutschen Beamtenbundes, Ulrich Silberbach. „Um Deutschland wieder auf die Spur zu bringen, bleibt der Ampel nichts anderes übrig, als Geld in die Hand zu nehmen“, meint schließlich der Präsident des Instituts der Deutschen Wirtschaft, Professor Michael Hüther. Eine Kiste Grauburgunder hilft da nicht weiter.

(Bearbeitet von Anja Ringel und Sabine Königl.)

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