Viessmann: Effizienter Marktauslauf mit Product Mining

Eine wachsende Produktvielfalt stellt viele Unternehmen vor immense Herausforderungen. Redundanzen und Überschneidungen im Portfolio treiben Kosten in Einkauf, Produktion und Lagerhaltung in die Höhe. Die Effizienz leidet. Gleichzeitig erschweren fragmentierte Daten, implizite Abhängigkeiten und gegenläufige Interessen der Stakeholder die Bereinigung von Portfolios.

Eine Frage, die in den meisten Organisationen dringend nach Antworten verlangt: Wie lässt sich diese Komplexität beherrschen, ohne Marktposition und Umsatz zu gefährden? Auch die Viessmann Climate Solutions hat sich auf Lösungsfindung begeben. Zu managen galt es 3.000 Produkte, 40.000 Zubehöre und gut 100.000 Bauteile. Allein mit menschlicher Kraft kaum zu bewältigen. „Stücklisten liegen vor, lassen aber das Ausmaß des Produktportfolios nur schwer erahnen. Wenn der Abgleich der Listen ineffizient erfolgt, kein Auslaufmanagement besteht und Kontinuität beim Aufräumen fehlt, kann das Unternehmen früher oder später auf die Füße fallen“, weiß Michael Krieg, als Projektleiter im Product Process & Data Management bei der Viessmann Climate Solutions.

Optimierungsbedarf in der Portfoliosteuerung

Vor der Einführung eines strukturierten Prozesses zur Portfoliobereinigung stand Viessmann vor typischen Hürden wachsender Organisationen. Entscheidungen über den Produktauslauf trafen Teams oft spontan und auf Zuruf, ohne klar definierte Abläufe. Lieferprobleme lösten Verantwortliche ad hoc, wobei wichtige Informationen auf der Strecke bleiben konnten.

Zusätzlich erschwerten die seinerzeit bestehenden Strukturen die Entscheidungsfindung: Vertrieb und Produktion arbeiteten unabhängig voneinander und wandten sich separat an das Controlling, um benötigte Kennzahlen zu erhalten. Die Abstimmungen führten nicht nur zu langen Diskussionen darüber, welche Daten von Bedeutung seien, sondern auch zu erheblichem Zeitaufwand – teils über Wochen oder sogar Monate. Schwachstellen, die deutlich zeigten, dass ein besser strukturierter Ansatz erforderlich war, um Prozesse zu beschleunigen und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Digitalisierte Verschlankung der Prozesslandschaft

„Zuerst haben wir unseren Blick auf Prozesslandschaft und -schritte gelenkt. Schnell war klar, dass sich unsere Prozesse ohne IT-gestütztes Tool nicht verschlanken lassen. Was in einem Konzern, der in mehreren Dutzend Ländern tätig ist und mehr als 30 Product Owner vereint, mehr als verständlich ist. Die finale Erkenntnis: Wir müssen auf Digitalisierung und Automation setzen“, erinnert sich Krieg.

Dafür hat der Energie- und Klimalösungsanbieter vier essenzielle Anforderungen an mögliche Systeme gestellt:

• Vielfalt und Komplexität im Portfolio sollen reduziert werden – ohne Umsätze zu tangieren.
• Finanzzahlen, Wiederverwendung, strategische Faktoren, Zubehöre, Systemsicht etc. sollen automatisiert und detailliert als produktspezifische Entscheidungsvorlagen zur Verfügung stehen.
• Verstreute Datensätze müssen dafür zentral gesammelt und analysiert werden.
• Relevante KPIs sind zu identifizieren und mittels Tool-Unterstützung umzusetzen (im Falle der Viessmann Climate Solutions SE: Finanzen, System, Komplexität und Strategie).

Transparenz, Effizienz und Kosteneinsparung

Die Entscheidung fiel letztlich auf die Product-Mining-Lösung von Soley. Mit der Einführung des strukturierten Tools steht bei Viessmann heute vor allem eines im Mittelpunkt: Transparenz. „Durch schnelle Abstimmungsrunden lässt sich auch sehr zügig sagen, wann End of Production oder Last Time Order ist“, erklärt Krieg. Diese klare Sicht auf das Produktportfolio hat nicht nur die Entscheidungsprozesse verbessert, sondern auch den einst enormen Koordinationsaufwand erheblich reduziert.

Anstelle wochenlanger Abstimmungsrunden sind nun zwei bis drei präzise Schritte ausreichend: Zunächst bewerten die Product Owner das Portfolio und schlagen Artikel für den Auslauf vor. Im nächsten Schritt stimmen die Ländervertreter darüber ab, welche Produkte tatsächlich auslaufen sollen. Bei Uneinigkeit sorgt eine finale Abstimmungsrunde für eine einheitliche Entscheidung. Dieser strukturierte Ablauf – transparent abgebildet in Soley – ermöglicht es, verschiedene Prozesse schnell festzulegen und sorgt zudem für eine klare interne wie externe Kommunikation.

Product-Mining-Benefits für die tägliche Arbeit

Durch diese effiziente Organisation spart Viessmann nicht nur Zeit, sondern auch die Skalierbarkeit der Auslaufprozesse ist enorm gestiegen. Während das Unternehmen früher nur wenige Artikel jährlich aus dem Sortiment nahm, können heute problemlos bis zu 1.000 Produkte pro Jahr effizient auslaufen. Diese Kombination aus Zeitersparnis und Transparenz bietet Viessmann einen echten Wettbewerbsvorteil und schafft Raum für strategische Neuausrichtungen. Dazu tragen letztlich auch die jährlichen Kosteneinsparungen im siebenstelligen Bereich bei.

Rückschlüsse auf den Impact, die eigene Profit-and-Lost-Rechnung oder Auswirkungen auf den Kunden lassen sich zudem dezidiert abbilden. Das bringt wiederum die Chancen mit sich, die Kundenbindung zu stärken. Ist ein Produktauslauf geplant, der einen Kunden besonders betrifft, lässt sich frühzeitig handeln. Mitarbeiter im Vertrieb können Alternativen anbieten und eine sanfte Überführung ins neue Portfolio ermöglichen. Somit schafft Soley auch die Grundlage, um mit dem Kunden in Kontakt zu treten und zielgerichtet zu agieren. „Änderungen bekommen wir so geräuschlos vom Tisch“, so Krieg.

Gezielte Reduzierung von Artikelvielfalt

Transparente Einblicke über Zusammenhänge des Portfolios, eine zielgerichtete Kommunikation mit den Kunden und effiziente interne Prozesse – Product Mining eröffnet der Viessmann Climate Solutions verschiedenste Vorteile. Denn eine gezielte Reduzierung von Artikelvielfalt – basierend auf qualitativen und quantitativen Entscheidungen – wie auch ein datengetriebener Ansatz schaffen Transparenz und Freiräume für Innovationen und strategisch wichtige Projekte.

überarbeitet von: Dietmar Poll