Virtuelle Hand dreht an Rad

Von welchen Arbeitsaufgaben könnten Software-Roboter Ihre Mitarbeiter entlasten? Mit ROI-Efeso sorgen Sie für einen schnellen Einsatz in Operations, Qualitätsmanagement, Controlling und weiteren Geschäftsbereichen. Bild: stock.adobe.com/ iuriimotov

Ein Hersteller von Maschinenanlagen und Sondermaschinen sorgt mit Robotic Process Automation (RPA) für effizientere Arbeitsabläufe im Unternehmen. Gemeinsam mit der Unternehmensberatung ROI-Efeso ermittelt es Einsatzfelder für RPA in acht Geschäftsbereichen. Nach nur drei Monaten erledigen die Software-Bots 14 Prozesse eigenständig und verlässlich. Wie die Experten von ROI-Efeso dabei vorgingen, erfahren Sie hier.

Das Fallbeispiel: Ausgangslage und Maßnahmen in Kürze

Ausgangslage:

  • Datenpflege und Informationsaustausch in unterschiedlichen Formaten kosten Zeit und erzeugen Fehler
  • Die Prozesslandschaften in Operations, Qualitätsmanagement, Controlling und weiteren Geschäftsbereichen sollen neugestaltet werden.

Vorgehensweise:

  • Ermittlung von Einsatzfeldern und Aufgaben für Software-Bots (Robot Process Automation) inkl. Detailaufnahme und Entwicklung in allen involvierten Abteilungen
  • Direkter Einsatz nach Prüfung in der Praxis

Lösungsansatz:

  • Testphase mit Ablauf des echten sowie des automatisierten Prozesses im Tandem
  • Berechnung des ROI der Software-Bots für die Summe aller Anwendungsfälle

Robotic Process Automation: Was Software Bots leisten

Für Arbeitsaufgaben, die sehr repetitiv, zeitaufwendig und fehleranfällig sind, gibt es heute smarte Technologie-Assistenten: Software-Bots übernehmen im Kontext der Digitalisierung und Industrie 4.0 ein breites Aufgabenspektrum im Operations-Bereich.

Unter dem Begriff Robotic Process Automation sorgen sie für Entlastung bei einfachen, aber zeitaufwändigen Arbeitsprozessen. In diesem Fallbeispiel lautete eine Zielsetzung, die Buchhaltungen aus fünf Standorten am Hauptsitz des Unternehmens zu zentralisieren, ohne dafür zusätzliche Mitarbeiter zu engagieren. Stattdessen sollten Bots Aufgaben wie die Rechnungstellung, das Mahnwesen oder die Aufbereitung von Daten aus unterschiedlichen Quellen für das Berichtswesen vom ersten Tag der Umstellung an übernehmen. Der Fokus bei der Auswahl lag auf regelmäßigen Tätigkeiten, die einerseits so spezialisiert sind, dass sich ihre Automatisierung in Systemen wie SAP nicht lohnt – die aber andererseits in Summe erhebliche zeitliche Ressourcen binden. 

Industrie 4.0: Award von ROI-Efeso und der Zeitschrift PRODUKTION

Digitale Assistenzsysteme, Data Analytics, künstliche Intelligenz oder Machine Learning verändern die Wertschöpfungsprozesse der produzierenden Industrie in rasanter Geschwindigkeit. Unternehmen, die es schaffen, diese Digitalisierungs-Technologien, -Werkzeuge und -Systeme erfolgreich in ihre Wertschöpfungsprozesse zu integrieren, gehören zu den Taktgebern der Industrie 4.0. Sie zeichnet ROI-Efeso gemeinsam mit der Fachzeitung PRODUKTION seit 2013 mit dem Industrie 4.0 Award aus – einem der wichtigsten Benchmarks für Digitalisierungs-Projekte und Industrie-4.0-Best-Cases. Mehr zum Award erfahren Sie hier.

Die zweite Zielsetzung und besondere Herausforderung des Projektes bestand darin, den Wechsel von manuellen auf RPA-gesteuerte Arbeitsprozesse anschließend in nur wenigen Monaten auch auf den Operationsbereich, F&E, die Produktion sowie die Logistik auszuweiten. Gemeinsam mit ROI-Efeso implementierte das Unternehmen schnell die geeigneten Bots. Nur zwei Wochen nach Projektstart sorgte der erste Bot bereits für Einsparungen von einer halben Stunde pro Tag bei einer bis dato manuellen Bestandskorrektur von Fehlmengen im SAP.

Mehr Infos zum Einsatz von Robotic Process Automation?

ROI-Efeso unterstützt bei der Auswahl der passenden Software-Bots – und bringt diese schnell in den Praxiseinsatz. Mehr Informationen finden Sie hier. Autor dieses Beitrags und RPA-Experte bei ROI-Efeso ist Dr. Sebastian Grundstein. Sie erreichen Sebastian Grundstein unter grundstein@roi.de.

Testen und Einsetzen

Der Startschuss des Projektes erfolgte mit einer Infoveranstaltung, bei der alle involvierten Mitarbeiter die Einsatzoptionen von RPA kennenlernten. Hierbei erläuterte ROI-Efeso die Grenzen der Technologie sehr klar – schließlich sollten die Beteiligten ein realistisches Bild vom Aufwand der RPA-Einführung zu dessen Nutzen entwickeln können.

Nach diesem Auftakt sammelte das Projektteam Ideen bzw. Vorschläge zu Arbeitsprozessen, die nach Ansicht der Mitarbeiter RPA-Tools übernehmen könnten. In den folgenden Tagen wählte es aus über 40 Ideen in Einzelgesprächen 14 geeignete Prozesse aus, zu jedem einzelnen erfolgte anschließend eine genaue Analyse.

Industrie 4.0 - Ein RFID-Modul führt durch die Future Factory - Quelle: ROI-Efeso

Anhand dieser Erkenntnisse erstellte das Projektteam ein Automatisierungskonzept für alle involvierten Bereiche, in dem es die attraktivsten Prozesse priorisierte. Die Auswahl der zu den Anforderungen des Unternehmens passenden RPA-Software sowie die Vergabe der Berechtigungen waren innerhalb von zwei Wochen in Abstimmung mit der IT-Abteilung abgeschlossen, so dass sofort danach die Umsetzung bei den identifizierten Arbeitsabläufen starten konnte.

Das Projektteam brachte nun – Abteilung für Abteilung, Prozess für Prozess – die RPA in den Alltag, stets über die Stationen Detailaufnahme, Entwicklung, Test. In der Testphase liefen der bisherige sowie der automatisierte Prozess nach dem „Tandem“-Prinzip gleichzeitig ab. So ließen sich Fehler beheben bzw. Hürden überwinden, ohne dass es zu Verzögerungen im Tagesgeschäft kam. Einmal übergeben, lief schließlich jeder Arbeitsprozess über die RPA, was direkt für Entlastung sorgte.

If you hate it – automate it!

Im Projekt erwiesen sich drei Erfahrungen als besonders wertvoll für die Durchführung von RPA-Projekten:

  1. Identifiziere „Prozesse in der Mitte“! Die Maxime „If you hate it – automate it!“ ist ein guter Ausgangspunkt für RPA-Projekte. Wichtig ist, den Einsatzzweck richtig einzuordnen: Welche Anwendungsfälle sind so simpel, dass sich der Programmieraufwand für eine Systemanpassung nicht lohnt – aber eine Automatisierung? Genau für diese Prozesse in der Mitte sind Softwarebots gedacht. In Summe liegt hier die größte Hebelwirkung für Einsparungen. 
  2. Laste Software-Bots 24/7 aus! Das Lizenzmodell der meisten RPA-Anbieter ist so gestaltet, dass ein Software-Bot an jedem Werk- und Feiertag rund um die Uhr zur Verfügung steht. Bezahlt wird, wie bei Mitarbeitern, pro Bot. Ist der Bot nicht mit Aufgaben ausgelastet, wird die Rechnung dennoch fällig. Daher sollte man ständig nach weiteren, passenden Arbeitsaufgaben für den Bot suchen.

  3. Sorge für realistische Erwartungen! Bei RPA handelt es sich nicht um fertige Software, die nach Kauf alle Erweiterungen selbstständig erledigt. Ändert sich der Prozess, den der Software-Bot übernommen hat, muss diese Änderung angepasst werden. Das sollte bei RPA-Projekten klar kommuniziert werden, um eine realistische Erwartungshaltung an die Einsatzmöglichkeiten der Bots zu erreichen.

4 Berater-Tipps für Ihren erfolgreichen RPA-Einsatz!

  • Gezielte Stakeholder-Kommunikation betreiben! Eine RPA-Einführung ist nur erfolgreich, wenn sie wie von der Fachabteilung (pro-)aktiv vorangetrieben wird – in Kooperation mit der IT.
  • Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren! Legen Sie frühzeitig fest, wer die Bots überwacht, Anpassungen vornimmt oder auf Compliance-Anforderungen achtet.
  • Über die bestehenden Regeln und Grenzen hinausblicken! RPA ist eine Technologie, die bei der Prozessoptimierung hilft – aber eben nur dem, der in der Lage bzw. bereit dazu ist, prozessorientiert zu denken.
  • Interne RPA-Kompetenzen aufbauen! Niemand kennt die Prozesse so gut wie Ihre Mitarbeiter. Schaffen Sie daher ein Center of Excellence mit internen Beratern für die (Weiter-)Entwicklung von RPA sowie für den Support bei deren Anwendung.

Sorgfältiges Testen erspart teure Fehler

Als wichtiger Erfolgsfaktor erwies sich in diesem sowie in weiteren RPA-Projekten von ROI-Efeso, den bisherigen, manuellen neben dem neuen, automatisierten Prozess zu steuern. Nur dies erlaubt den Vergleich, ob die angestrebten Ergebnisse erreichbar sind. Außerdem macht dies Sonderfälle und Fehlerquellen sichtbar, die in der Prozessaufnahme noch nicht präsent waren. Mit diesen Anlaufunterstützungen für jeden Prozess dauert die RPA-Einführung zwar etwas länger – der übergebene Bot funktioniert dann allerdings auch verlässlicher als bei einer zu schnellen Implementierung. Und das erspart wiederum Zeit und Geld für spätere Fehlerbehebungen.

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