Wie Sie mit Robotic Process Automation effizienter arbeiten

Ein Hersteller von Maschinenanlagen und Sondermaschinen sorgt mit Robotic Process Automation (RPA) für effizientere Arbeitsabläufe im Unternehmen. Gemeinsam mit der Unternehmensberatung ROI-Efeso ermittelt es Einsatzfelder für RPA in acht Geschäftsbereichen. Nach nur drei Monaten erledigen die Software-Bots 14 Prozesse eigenständig und verlässlich. Wie die Experten von ROI-Efeso dabei vorgingen, erfahren Sie hier.

Für Arbeitsaufgaben, die sehr repetitiv, zeitaufwendig und fehleranfällig sind, gibt es heute smarte Technologie-Assistenten: Software-Bots übernehmen im Kontext der Digitalisierung und Industrie 4.0 ein breites Aufgabenspektrum im Operations-Bereich.

Unter dem Begriff Robotic Process Automation sorgen sie für Entlastung bei einfachen, aber zeitaufwändigen Arbeitsprozessen. In diesem Fallbeispiel lautete eine Zielsetzung, die Buchhaltungen aus fünf Standorten am Hauptsitz des Unternehmens zu zentralisieren, ohne dafür zusätzliche Mitarbeiter zu engagieren. Stattdessen sollten Bots Aufgaben wie die Rechnungstellung, das Mahnwesen oder die Aufbereitung von Daten aus unterschiedlichen Quellen für das Berichtswesen vom ersten Tag der Umstellung an übernehmen. Der Fokus bei der Auswahl lag auf regelmäßigen Tätigkeiten, die einerseits so spezialisiert sind, dass sich ihre Automatisierung in Systemen wie SAP nicht lohnt – die aber andererseits in Summe erhebliche zeitliche Ressourcen binden. 

Die zweite Zielsetzung und besondere Herausforderung des Projektes bestand darin, den Wechsel von manuellen auf RPA-gesteuerte Arbeitsprozesse anschließend in nur wenigen Monaten auch auf den Operationsbereich, F&E, die Produktion sowie die Logistik auszuweiten. Gemeinsam mit ROI-Efeso implementierte das Unternehmen schnell die geeigneten Bots. Nur zwei Wochen nach Projektstart sorgte der erste Bot bereits für Einsparungen von einer halben Stunde pro Tag bei einer bis dato manuellen Bestandskorrektur von Fehlmengen im SAP.

Der Startschuss des Projektes erfolgte mit einer Infoveranstaltung, bei der alle involvierten Mitarbeiter die Einsatzoptionen von RPA kennenlernten. Hierbei erläuterte ROI-Efeso die Grenzen der Technologie sehr klar – schließlich sollten die Beteiligten ein realistisches Bild vom Aufwand der RPA-Einführung zu dessen Nutzen entwickeln können.

Nach diesem Auftakt sammelte das Projektteam Ideen bzw. Vorschläge zu Arbeitsprozessen, die nach Ansicht der Mitarbeiter RPA-Tools übernehmen könnten. In den folgenden Tagen wählte es aus über 40 Ideen in Einzelgesprächen 14 geeignete Prozesse aus, zu jedem einzelnen erfolgte anschließend eine genaue Analyse.

Anhand dieser Erkenntnisse erstellte das Projektteam ein Automatisierungskonzept für alle involvierten Bereiche, in dem es die attraktivsten Prozesse priorisierte. Die Auswahl der zu den Anforderungen des Unternehmens passenden RPA-Software sowie die Vergabe der Berechtigungen waren innerhalb von zwei Wochen in Abstimmung mit der IT-Abteilung abgeschlossen, so dass sofort danach die Umsetzung bei den identifizierten Arbeitsabläufen starten konnte.

Das Projektteam brachte nun – Abteilung für Abteilung, Prozess für Prozess – die RPA in den Alltag, stets über die Stationen Detailaufnahme, Entwicklung, Test. In der Testphase liefen der bisherige sowie der automatisierte Prozess nach dem „Tandem“-Prinzip gleichzeitig ab. So ließen sich Fehler beheben bzw. Hürden überwinden, ohne dass es zu Verzögerungen im Tagesgeschäft kam. Einmal übergeben, lief schließlich jeder Arbeitsprozess über die RPA, was direkt für Entlastung sorgte.

Im Projekt erwiesen sich drei Erfahrungen als besonders wertvoll für die Durchführung von RPA-Projekten:

1. Identifiziere „Prozesse in der Mitte“! Die Maxime „If you hate it – automate it!“ ist ein guter Ausgangspunkt für RPA-Projekte. Wichtig ist, den Einsatzzweck richtig einzuordnen: Welche Anwendungsfälle sind so simpel, dass sich der Programmieraufwand für eine Systemanpassung nicht lohnt – aber eine Automatisierung? Genau für diese Prozesse in der Mitte sind Softwarebots gedacht. In Summe liegt hier die größte Hebelwirkung für Einsparungen. 

2. Laste Software-Bots 24/7 aus! Das Lizenzmodell der meisten RPA-Anbieter ist so gestaltet, dass ein Software-Bot an jedem Werk- und Feiertag rund um die Uhr zur Verfügung steht. Bezahlt wird, wie bei Mitarbeitern, pro Bot. Ist der Bot nicht mit Aufgaben ausgelastet, wird die Rechnung dennoch fällig. Daher sollte man ständig nach weiteren, passenden Arbeitsaufgaben für den Bot suchen.

3. Sorge für realistische Erwartungen! Bei RPA handelt es sich nicht um fertige Software, die nach Kauf alle Erweiterungen selbstständig erledigt. Ändert sich der Prozess, den der Software-Bot übernommen hat, muss diese Änderung angepasst werden. Das sollte bei RPA-Projekten klar kommuniziert werden, um eine realistische Erwartungshaltung an die Einsatzmöglichkeiten der Bots zu erreichen.

Als wichtiger Erfolgsfaktor erwies sich in diesem sowie in weiteren RPA-Projekten von ROI-Efeso, den bisherigen, manuellen neben dem neuen, automatisierten Prozess zu steuern. Nur dies erlaubt den Vergleich, ob die angestrebten Ergebnisse erreichbar sind. Außerdem macht dies Sonderfälle und Fehlerquellen sichtbar, die in der Prozessaufnahme noch nicht präsent waren. Mit diesen Anlaufunterstützungen für jeden Prozess dauert die RPA-Einführung zwar etwas länger – der übergebene Bot funktioniert dann allerdings auch verlässlicher als bei einer zu schnellen Implementierung. Und das erspart wiederum Zeit und Geld für spätere Fehlerbehebungen.