Gira setzt auf digitale Instandhaltung mit SAP-Anbindung

Die digitale Instandhaltung bei Gira ist das Ergebnis einer umfassenden Neuausrichtung der Prozesse. Das Unternehmen mit seinen komplexen Fertigungs- und Logistikprozessen wollte die Instandhaltung organisatorisch und systemisch zukunftsfähig aufstellen. An den zwei Standorten in Radevormwald sind die Produktionsanlagen ein zentrales Element der Wertschöpfung. Ihre verlässliche Verfügbarkeit ist entscheidend für reibungslose Abläufe.

Warum wurde die digitale Instandhaltung notwendig?

Lange waren die Abläufe in der Instandhaltung von Medienbrüchen, Dokumentationsaufwand und unvollständiger Datentransparenz geprägt. Vor allem die tiefe Einbindung in SAP-Prozesse führte zu einem komplexen Umfeld. „Lange existierten zwei verschiedene Instandhaltungen, die den SAP-Prozess unterschiedlich gut gelebt haben“, erinnert sich Timo Gumprecht, Verantwortlicher für die Instandhaltungsprozesse bei Gira. Besonders an einem Standort wurden Tätigkeiten über Daueraufträge abgerechnet. Dadurch fehlten sowohl Kostentransparenz als auch eine verlässliche Kapazitätsplanung. Meldungen kamen auf Papierformularen an, das Schichtbuch wurde in Excel geführt und Ausfallzeiten mussten aufwendig zusammengetragen werden. Der hohe manuelle Administrationsaufwand band personelle Ressourcen, die an anderer Stelle benötigt wurden. Das war der Ausgangspunkt für die Digitalisierungsoffensive.

Wie hat Gira die Prozesse neu strukturiert?

Im ersten Schritt strukturierte Gira die Instandhaltung prozessual neu. Gemeinsam mit Membrain analysierte das Unternehmen, wie sich Abläufe standardisieren, automatisieren und vereinheitlichen lassen. Ziel war es, die gesamte Prozesskette an beiden Standorten durchgängig abzubilden – von der Equipmentbeschaffung und den technischen Stammdaten über Meldungs- und Auftragserstellung bis zum Abschluss inklusive Einkaufseinbindung. Die Arbeit sollte dort stattfinden, wo sie entsteht: direkt an der Anlage, in Echtzeit und ohne Medienbrüche. Strategisch setzte Gira auf eine Standardsoftware, die sich flexibel konfigurieren lässt und zugleich ein schnelles Go-Live ermöglicht.

Digitale Instandhaltung mit Standardsoftware und Eigenkonfiguration

Nach der Evaluierung verschiedener Ansätze entschied sich Gira für die mobile Instandhaltungslösung von Membrain. Ausschlaggebend waren die vollintegrierte SAP-Anbindung, die Nutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, Anwendungen ohne zusätzliche IT-Ressourcen selbst zu konfigurieren. In Kombination mit der Membrain-IoT-Suite und digitalen Checklisten entstand ein Ansatz, der operative Abläufe und strategische Auswertungen zusammenführt.

Intuitive und visuelle Lösung gefunden

„Mit Fiori hätten wir für jede Erweiterung die IT bemühen müssen. Mit Membrain können wir das, z. B. das Dashboard, die digitalen Checklisten und die App, so konfigurieren, wie wir es brauchen“, erklärt Gumprecht die Entscheidung. „Das bietet uns eine intuitive und visuelle Lösung, die die Teams bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt“.

Was verändert sich im Arbeitsalltag?

Heute laufen die Instandhaltungsprozesse an beiden Gira-Standorten digital. Meldungen werden direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet erstellt, entweder per Scan des Equipmentbarcodes oder manuell. In der mobilen App stehen technische Plätze, Meldungs- und Auftragslisten sowie Rückmeldefunktionen bereit, zugeschnitten auf die jeweiligen Anforderungen der Teams. Eine Sprachaufnahmefunktion erleichtert die Dokumentation zusätzlich. Ergänzende Texte lassen sich direkt einsprechen. Das spart Zeit und verbessert zugleich die Qualität der Dokumentation. „Der Instandhalter läuft nicht mehr zurück zum PC, um seine Meldung oder Stunden zu erfassen. Das funktioniert so einfach wie WhatsApp und spart uns wertvolle Zeit“, erläutert Gumprecht. Die Nutzerakzeptanz ist hoch, weil Geräte und App intuitiv nutzbar sind und nahezu kein Schulungsaufwand entsteht.

Echtzeitdaten als Basis für Transparenz und Steuerung

Mit der IoT-Suite werden zusätzlich Livedaten visualisiert und weiterverarbeitet. Erste Tests mit einer Kunststoff-Druckgussmaschine zeigen, wie Betriebszeiten, Ausfallgründe und Meldungsarten automatisiert in das Dashboard einfließen. Für Gira sind dabei insbesondere die Analyse von Kosten pro technischem Platz, die Visualisierung von Meldungstypen und die Messung von Durchlaufzeiten relevant.

Daten stehen zentral und mobil zur Verfügung

Daten, die zuvor aufwendig in Excel gesammelt wurden, stehen nun zentral und mobil zur Verfügung. Das ermöglicht ein präziseres Monitoring der Anlagenleistung. Das Zusammenspiel aus mobiler App und Dashboard zeigt dabei bereits konkrete Effekte: In der Kunststofffertigung konnten die Durchlaufzeiten von Meldungen um 68 Prozent reduziert werden. Gleichzeitig stieg die Anlagenverfügbarkeit an beiden Standorten deutlich spürbar. Hinzu kommt ein geringerer Papierverbrauch von rund 4.000 Blatt pro Standort und Jahr. Viele manuelle Prozessschritte entfallen vollständig.

Wie schnell verlief das Go-Live?

Der erste Teil des Digitalisierungsprojekts ging innerhalb von nur drei Monaten live, inklusive Testing und Dokumentation. Zunächst arbeiteten vier bis fünf Instandhalter in einem Testbereich mit dem System, bevor die Lösung vollständig ausgerollt wurde. Im nächsten Schritt werden auch ältere Maschinen systemisch angebunden und technischen Plätzen zugeordnet. Ziel ist es, die Datenqualität weiter zu steigern und die Transparenz auszubauen.

Skalierbarkeit und Flexibilität spielen eine zentrale Rolle

Die Instandhaltung wächst mit den Anforderungen der Produktion und muss sich entsprechend anpassen lassen. Besonders wichtig ist deshalb die Möglichkeit, Änderungen, Ergänzungen und Erweiterungen selbst vorzunehmen, ohne zusätzliche IT-Ressourcen zu benötigen. „Maschinen werden immer digitaler und vernetzter und deshalb ist eine gewisse Autonomie für den Fachbereich unverzichtbar. Damit ist die Instandhaltung selbst in der Lage, weitere Bereiche schnell und im laufenden Betrieb zu digitalisieren“, ergänzt Gumprecht.

Wie geht die digitale Reise weiter?

Die Entwicklung ist bei Gira noch nicht abgeschlossen. Im kommenden Jahr sollen ein Dispositionstool im Dashboard sowie ein erweitertes Ersatzteilmanagement folgen. Darüber hinaus wird auch das Facility Management stärker in die digitale Plattform integriert. Mit weiterem Ausbau der IoT-Anbindung sollen künftig noch mehr Maschinen Echtzeitdaten liefern und zusätzliche Erkenntnisse sowie weitere Optimierungspotenziale eröffnen. Gira hat damit einen grundlegenden Schritt für eine zukunftssichere, transparente und effiziente Instandhaltung gemacht. „Mit der digitalen Instandhaltungslösung haben wir den Grundstein gelegt, wie wir den Hauptprozess der Instandhaltung künftig leben wollen“, fasst Gumprecht zusammen. Die Erfahrungen zeigen, dass digitale Transformation in der Instandhaltung konkrete Verbesserungen für Anlagenverfügbarkeit, Effizienz und den Arbeitsalltag mit sich bringt.

Quelle: Gira