Mehr Effizienz durch digitale Lösungen in der Beschaffung
In der Fertigungsindustrie können Beschaffungsteams entscheidend dazu beitragen, Kosten zu senken, Zahlungsprozesse transparent zu halten und mit Hilfe von KI zukünftige Einkaufsanforderungen zielgenau vorherzubestimmen. Entsprechende Technologien helfen den Führungskräften, bessere Entscheidungen zu treffen.
Eine große und effektive Möglichkeit, Kosten zu sparen, liegt im Beschaffungs- und Lieferkettenmanagement. Hier gibt es noch viel Verbesserungsbedarf.
(Bild: Sean Anthony Eddy - stock.adobe.com)
Die Industrie ist ein wichtiger Pfeiler der deutschen Wirtschaft. Die Produktion von materiellen Gütern macht im internationalen Vergleich einen hohen Anteil an der Gesamtwirtschaftsleistung aus. 19,7 Prozent trägt sie zur Wertschöpfung bei, rund doppelt so viel wie in den USA, Frankreich oder Großbritannien. Dem Statistischen Bundesamt zufolge hängen acht Millionen Arbeitsplätze direkt an den produzierenden Unternehmen. Das sind knapp ein Fünftel der gesamten Beschäftigung.
Die Frage ist, wie lange noch. Der deutsche Fertigungssektor steht im heutigen volatilen Geschäftsumfeld vor beispiellosen Herausforderungen. Lieferkettenunterbrechungen, verschärft durch globale Ereignisse und geopolitische Spannungen, zwingen Unternehmen, ihre Beschaffungsstrategien zu überdenken. Zudem gefährdet eine Kombination aus hohen Energiepreisen, steigenden Lohnkosten, überbordender Bürokratie und einem seit Jahren bestehenden Fachkräftemangel – insbesondere im technischen Bereich – die Unternehmen. Hinzu kommen strukturelle Probleme wie eine große Abhängigkeit von Exporten. Auch hohe Zölle drücken die Gewinnmargen, während die Inflation weiterhin die Betriebskosten beeinflusst. Darüber hinaus steigt die Notwendigkeit, fortschrittliche digitale Technologien einzuführen und Abläufe zu digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig müssen die immer strengeren Nachhaltigkeitsanforderungen und Umweltvorschriften erfüllt werden.
Eine große und effektive Möglichkeit, Kosten zu sparen, liegt im Beschaffungs- und Lieferkettenmanagement. Hier gibt es noch viel Verbesserungsbedarf. In vielen Unternehmen gilt es zunächst einmal, die übermäßige Abhängigkeit von Einzellieferanten zu beseitigen. Und: Die Just-in-Time (JIT)-Fertigungsmodelle stehen aufgrund von Verzögerungen unter Druck. Die Abhängigkeit von pünktlichen Lieferungen macht JIT anfällig für Störungen, die zu Produktionsausfällen führen können. Kurzum: Die Beschaffung muss Kosteneffizienz und Lieferkettenstabilität in Einklang bringen, also Kosten endlich besser kontrollieren und die Beschaffung durch Automatisierung effizienter gestalten.
Großes Einsparpotenzial bei indirekten Kosten
Um Ausgaben zu senken und Betriebsabläufe zu optimieren, suchen Unternehmen vor allem in indirekten Kategorien, die oft nicht so genau geprüft werden wie direkte Materialien, nach Kosteneinsparungen. Aktuelle Daten von Amazon Business zeigen, dass 69 Prozent der Hersteller nach „Multi-Sourcing-Optionen“ suchen. Um dem Kostendruck entgegenzuwirken und Lieferrisiken zu minimieren, können sie mit Hilfe einer Multi-Sourcing-Strategie die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten verringern, die Resilienz ihrer Lieferkette erhöhen und insgesamt besser von Wettbewerb unter den Lieferanten profitieren.
Indirekte Ausgabenkategorien, insbesondere MRO-Zubehör (Maintenance, Repair and Operations) Büroprodukte und IT-Ausrüstung, bieten oft erhebliches Optimierungspotenzial. Diese Kategorien machen typischerweise 20 bis 30 Prozent der Gesamtausgaben aus, werden aber oft weniger strategisch gemanagt als direkte Materialien. Um in diesem Bereich Transparenz und Kostenkontrolle zu gewährleisten, sind zentrale Beschaffungsplattformen wie beispielsweise von Amazon Business mehr als hilfreich. Diese Plattformen ermöglichen Direktlieferungen an Lieferanten und gewährleisten eine zuverlässige Versorgung auch an komplexe Industriestandorte oder Baustellen ohne offizielle Postanschrift. Zentrale Beschaffungsplattformen bieten Multi-Sourcing-Optionen, können Einkaufsprozesse durch Funktionen wie Genehmigungsworkflows und Systemintegration optimieren und dazu beitragen, unkontrollierte Ausgaben zu reduzieren.
E-Procurement mit Hilfe geeigneter Technologie besser verwalten
Auch die uvex group mit Hauptsitz in Fürth stand angesichts einer unübersichtlichen Vielzahl bestehender Konten vor der Aufgabe, ihre Beschaffungsprozesse zu straffen und die Konten zu konsolidieren.„Durch die von Amazon Business bereitgestellten Lösungen spart unsere Unternehmensgruppe sowohl Geld als auch Zeit“, meint Thomas Auer, Senior Procurement Consultant bei der uvex group. Vor allem Lösungen für das Tail Spend Management waren hilfreich und ermöglichten die Kontrolle über zuvor nicht verwaltete Ausgabenbereiche. Mit zusätzlichen Funktionen wie Kauf auf Rechnung, PunchOut und Spend Visibility gelingt es uvex nun, meint Auer, effiziente Beschaffungspraktiken umzusetzen.
Effektive Ausgabendaten und -analysen sind in der heutigen datengesteuerten Fertigungsumgebung maßgebend für strategische Entscheidungen jedes Unternehmens. Sie machen es den Entscheidern leichter, Kosteneinsparungen zu identifizieren, Lieferanten zu konsolidieren und Beschaffungsprozesse zu optimieren. Detaillierte Berichts- und Analysetools bieten einen hilfreichen Überblick über Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Beschaffungsverhalten. Mit Berichtsfunktionen können Beschaffungsteams messbare Kennzahlen (KPI) verfolgen, um die Leistung zu vergleichen und Konsolidierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese Transparenz ist besonders wertvoll für Hersteller, die komplexe Lieferketten und mehrere Standorte verwalten und zuverlässig ihre Lagerbestände aufrechterhalten wollen.
KI beschleunigt Abläufe und richtet Lieferketten strategisch ausBeschaffung, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basiert, wird für die Einkaufsabteilungen in der Fertigungsindustrie vor allem dann wichtig, wenn es darum geht, hohen Qualitätsansprüchen und strammen Terminplänen gerecht zu werden und kontinuierlichen Kostendruck aushalten zu müssen. KI-basierte Beschaffung beschleunigt Abläufe, senkt Kosten und richtet Lieferketten strategisch aus. KI hilft, Nachfragemuster vorherzusagen und Lagerbestände zu optimieren. Sie stellt Lösungen bereit, die Volumen vorhersagen und Kundenbedürfnisse antizipieren, um effizientere Bestellungen zu ermöglichen. Mit Hilfe von technologiebasierten Funktionen werden Nutzer zu bevorzugten Produkten und Lieferanten geleitet, während fortlaufende Analysen Ausgabenmuster und Konsolidierungsmöglichkeiten identifizieren.
KI-gestützte Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwändiger Aufgaben, wie Dateneingabe und Rechnungsbearbeitung, verbessert zudem die Effizienz und entlastet die Beschaffungsexperten. Die Integration in Unternehmenssysteme ermöglicht optimierte „Procure-to-Pay-Prozesse“ (P2P) und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Ob es nun Transparenz, Effizienzsteigerung, Kostenreduktion oder Risikominimierung betrifft (zu der auch die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und die Vermeidung von Betrug gehören), die Bedeutung von digitalen Lösungen im Beschaffungsprozess nimmt immer stärker zu. Eine zentrale Beschaffungsplattform bündelt Informationen, automatisiert Prozesse und ermöglicht eine bessere Steuerung und Kontrolle der Ausgaben. Sie ist für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen heute nicht mehr nur optionales Werkzeug. Sie ist auch ein Muss für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse effizient und transparent gestalten und in ihrer Branche wettbewerbs- und damit zukunftsfähig bleiben wollen.
