Digitales Personalwesen: So gelingt der Start im Maschinenbau

Yomna Khalil ist Senior Solutions Engineer bei Personio. Sie ist eine der Sprecherinnen auf den nächsten Maschinenbau-Gipfel Salon.

Das Thema: "Digital HR -Der Gamechanger für zukunftsfähige Unternehmen".

Die Veranstaltung findet am 13. Oktober statt - vor Ort in München und digital im Livestream.

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Was sind aus Ihrer Sicht die größten Vorteile von digitalen HR-Lösungen für mittelständische Unternehmen?

Digitale HR-Lösungen bieten gerade für mittelständische Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Digitalisierung von Personalakten hinausgehen. Hier sind die wichtigsten Aspekte:

1. Effizienzsteigerung & Zeitersparnis

• Automatisierte Prozesse: Routineaufgaben wie Urlaubsanträge, Zeiterfassung oder Lohnabrechnung laufen digital und sparen wertvolle Zeit.
• Weniger Papierkram: Digitale Dokumentenverwaltung reduziert den Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
• Schnellere Kommunikation: Informationen und Freigaben laufen über zentrale Plattformen statt E-Mail-Chaos.

2. Transparenz & Compliance

• Rechtssicherheit: Gesetzliche Vorgaben (z.B. DSGVO, Arbeitszeitgesetz) können durch digitale Workflows besser eingehalten und dokumentiert werden.
• Zentrale Datenhaltung: Alle Mitarbeiterdaten sind aktuell und übersichtlich an einem Ort – das erleichtert Audits und Reportings.

3. Mitarbeiterzufriedenheit & Employer Branding

• Self-Service: Mitarbeitende können ihre Daten selbst pflegen, Dokumente herunterladen und Anträge stellen – das steigert die Zufriedenheit.
• Moderne Arbeitsumgebung: Digitale Tools wirken attraktiv auf Fachkräfte und unterstützen flexible Arbeitsmodelle (Homeoffice, Remote Work).

4. Kosteneinsparung & Skalierbarkeit

• Weniger Verwaltungsaufwand: Die HR-Abteilung kann sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.
• Skalierbare Lösungen: Wächst das Unternehmen, wächst die HR-Software einfach mit – ohne große Investitionen in neue Infrastruktur.

5. Bessere Entscheidungsgrundlagen

• Datenanalyse: Digitale HR-Lösungen bieten Auswertungen zu Fluktuation, Krankheitsquoten oder Recruiting-Erfolg und unterstützen so fundierte Entscheidungen.
• Dashboards & KPIs: Führungskräfte erhalten jederzeit einen Überblick über relevante Kennzahlen.

Digitale HR-Lösungen sind für mittelständische Unternehmen mehr als nur ein Trend: Sie sind ein echter Wettbewerbsvorteil, erleichtern die tägliche Arbeit, schaffen Transparenz und helfen dabei, die besten Talente zu gewinnen und zu halten. Und ganz nebenbei bleibt endlich mehr Zeit für das Wesentliche: Die Menschen im Unternehmen.

Wie kann eine Firma schnell und unkompliziert mit digitalem HR starten – was empfehlen Sie als ersten Schritt?

Der Einstieg in die digitale HR-Welt muss weder kompliziert noch teuer sein. Gerade mittelständische Firmen profitieren von einem pragmatischen, schlanken Start. Hier ist meine Empfehlung für den ersten Schritt:

1. Status-Quo-Analyse & Zieldefinition

• Kurz und knackig: Erfassen Sie, welche HR-Prozesse aktuell die meiste Zeit kosten oder besonders fehleranfällig sind (z.B. Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Dokumentenablage).
• Ziele festlegen: Was möchten Sie mit der Digitalisierung erreichen? Zeit sparen, Fehler reduzieren, Transparenz erhöhen?

2. Auswahl eines modularen, cloudbasierten HR-Systems

• Modular starten: Wählen Sie eine Lösung, die mit Basisfunktionen beginnt (z.B. digitale Personalakte, Abwesenheitsmanagement) und später einfach erweitert werden kann.
• Cloud-Lösung bevorzugen: Keine IT-Installation nötig, sofort einsatzbereit, Updates und Datensicherheit inklusive.

3. Schrittweise ausrollen

• Erfolge kommunizieren: Zeigen Sie allen Mitarbeitenden die Vorteile und Erfolge des digitalen Prozesses.
• Weitere Funktionen ergänzen: Nach und nach können Sie weitere HR-Prozesse digitalisieren, z.B. Recruiting oder Performance Management.

Viele Anbieter, darunter auch Personio, bieten kostenlose Testversionen oder Demos an. Nutzen Sie diese, um sich einen Eindruck zu verschaffen und die Lösung direkt im Alltag zu testen – ganz ohne Risiko. Starten Sie mit einem klar definierten, kleinen Prozess, setzen Sie auf eine flexible Cloud-Lösung und rollen Sie das System schrittweise aus. So bleibt der Einstieg ins digitale HR für Ihr Unternehmen schnell, unkompliziert und motivierend.

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Deutscher Maschinenbau-Gipfel

Digital HR als Gamechanger im Maschinenbau

Digital HR im Maschinenbau ist mehr als ein nur Buzzword – es ist eine strategische Notwendigkeit. Entsteht zwischen Recruiting, datengetriebener Weiterbildung und Employer Branding ein neuer Erfolgsfaktor für die Industrie? Diskutieren Sie mit!Hier klicken!

Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Unternehmen, die gerade erst mit digitalem HR starten?

"Das hätten wir schon früher machen sollen!" - Viele Unternehmen sind überrascht, wie schnell sich erste Erfolge einstellen. Prozesse wie Urlaubsanträge oder das Hochladen von Dokumenten laufen plötzlich viel einfacher und schneller – und die Skepsis gegenüber der Digitalisierung weicht oft schnell von echter Begeisterung.

"Die Umstellung war einfacher als gedacht." - Gerade mittelständische Firmen befürchten oft einen großen Aufwand oder technische Hürden. Nach dem Start berichteten viele, dass die Einführung – insbesondere mit Cloud-Lösungen wie Personio – unkompliziert war und sie durch die intuitive Bedienung schnell zurechtkommen.

"Wir sparen jetzt richtig Zeit und Nerven." - Die Automatisierung von Routineaufgaben wird als große Entlastung empfunden. Viele HR-Teams berichten, dass sie sich endlich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können, anstatt Excel-Listen zu pflegen oder E-Mails hinterherzulaufen.

"Unsere Mitarbeitenden sind positiv überrascht." - Self-Service-Funktionen werden von den Mitarbeitenden sehr geschätzt. Sie können Urlaubsanträge, Adressänderungen oder Lohnabrechnungen selbst verwalten – das steigert die Zufriedenheit und sorgt für mehr Transparenz.

Die Unternehmen erleben eine spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag, weniger Fehler und mehr Überblick. Und fast alle sagen am Ende: „Wir hätten diesen Schritt schon viel früher gehen sollen!“

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Der Maschinenbau-Gipfel ist richtungsweisend und impulsgebend für die gesamte Branche. Damit Sie nicht ein ganzes Jahr auf spannende Diskussionen verzichten müssen, laden wir Sie zu unserem Networking-Format "Maschinenbau-Gipfel Salon" mit anschließendem Catering ein – live vor Ort oder digital.

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