Unternehmen sollten Azubis zu Beginn der Ausbildung noch mehr betreuen, als man es früher getan hat, sagt Selina Schröter.

Unternehmen sollten Azubis zu Beginn der Ausbildung noch mehr betreuen, als man es früher getan hat, sagt Selina Schröter. (Bild: Schröter)

Wie sollte der erste Tag der Ausbildung denn aussehen, damit die Auszubildenden gut im Unternehmen ankommen?

Selina Schröter: Der erste Tag startet nicht unbedingt am ersten Tag im Unternehmen. Es ist wichtig, das Gefühl des ersten Tags und des willkommen heißen schon in der Vorabkommunikation zu gestalten. Das heißt, bevor die Person am ersten Tag vor Ort ist, ist eine willkommene Kommunikation vorher unfassbar wichtig, damit sich die Person auf die Ausbildung freut. Das kann zum Beispiel ein Welcome Package sein oder Infos zur ersten Woche im Unternehmen.

Für mich persönlich wäre es ein No-Go, wenn die Person ankommt und kaum jemand weiß Bescheid, dass sie kommt, oder es ist alles ein bisschen improvisiert und die Ausstattung ist noch gar nicht da oder die Accounts nicht eingerichtet. Ich finde das hat auch etwas mit Wertschätzung zu tun.

Das heißt, der perfekte Start fängt mit einem Preboarding an.

Schröter: Ja, Preboarding ist essenziell. Das zeigen auch die Absprungquoten. Ob jemand im Unternehmen bleibt oder nicht, hat sehr stark damit zu tun, ob ein vernünftiges Preboarding stattgefunden hat oder nicht.

Das ist Selina Schröter

Selina Schröter
. (Bild: Schröter)

Selina Schröter ist Head of Business Development and Communication beim Berliner Start-up Leucht One. Davor war sie jahrelang bei Siemens und dort unter anderem Teil des zentralen Marketings zur Rekrutierung junger Talente. Sie ist außerdem LinkedIn Top Voice in der Kategorie Next Generation.

Wenn ein Unternehmen jetzt sagt, ich habe beim Pre- und Onboarding noch Verbesserungsbedarf, dann sind die Azubis selbst der beste Ansprechpartner, oder?

Schröter: Genau. Ich sehe das auch immer als Chance, ein cooles Azubi-Projekt ins Leben zu rufen. Azubis aus unterschiedlichen Bereichen können die Onboarding-Woche für die Neuen – oder einen Teil davon – gestalten. Die Azubis müssen dann interdisziplinär zusammenarbeiten, sie müssen sich organisieren, sie müssen etwas planen. Die kaufmännischen Leute können die Budgetplanung übernehmen, die technischen gehen eher in die Umsetzung und planen, was an den Tagen gemacht wird.

So kann man auch die unterschiedlichen Perspektiven der Azubis mit reinbringen und kann einen Mehrwert für die neuen Azubis schaffen. Die aktuellen Azubis wissen auch, was sie gerne in der ersten Woche gewusst hätten. Nehmt eure jungen Leute deshalb mit ins Boot und lasst sie kreieren!

Wie können Azubis denn am besten die anderen Kolleg:innen kennenlernen? Typisch ist ja, dass man einmal durch die anderen Abteilungen läuft und sich vorstellt. Kann das auch anders gestaltet werden?

Schröter: Ich denke, das kurze Hallo sagen in den Abteilungen zu Beginn, das gehört dazu und das wird auch so bleiben. Das ist am Anfang auch wichtig. Natürlich bleiben dann die Namen nicht alle hängen. Da fragt man dann einfach nochmal nach.

Um das Ganze zu vertiefen oder darüber hinaus Mehrwert zu schaffen, finde ich Coffee-Dates ziemlich wertvoll. Dafür wird man per Zufallsprinzip mit einer Kollegin, einem Kollegen gematcht.

Ich bin außerdem ein großer Fan von Buddy-Programmen. Beispielsweise mit Buddys aus älteren Jahrgängen oder auch anderen Studienrichtungen. Bestehende Azubis und Studis begleiten als Buddy den neuen Azubi in der ersten Woche. Die kann man dann alles fragen, was man nicht unbedingt seine Führungskraft fragen würde. Das sind am Anfang auch oft so banale Themen wie „wie reiche ich Urlaub ein“ oder „wie schreibe ich eine E-Mail“.

Was ich im weiteren Verlauf – nach den ersten Monaten – unfassbar wertvoll finde, sind Reverse Mentoring Programme. Man bekommt eine Mentorin/einen Mentor zur Seite gestellt, der/die vielleicht auch schon lange im Unternehmen dabei ist und wo man sich dann gegenseitig nochmal Perspektiven aufzeigen kann.

Wir haben schon über Buddies und Mentor:innen gesprochen. Welche Rolle spielen denn die Ausbilderinnen und Ausbilder?

Schröter: Die sind die Säulen. Gerade am Anfang aber auch über die gesamte Ausbildung hinweg. Das heißt für die Kommunikation vorab, dass man vielleicht schon einmal eine Videobotschaft des Ausbilders/der Ausbilderin verschickt. So sehen die Auszubildenden schon einmal, mit wem sie es in den nächsten Jahren zu tun haben.

Ich halte es für super wichtig, dass die Ausbilder:innen schon im Preboarding eine Rolle spielen und dann vor allem im Onboarding. Damit direkt ein Kontakt hergestellt und ein Vertrauensverhältnis aufgebaut wird. Denn das ist unerlässlich, um eine Ausbildung erfolgreich durchlaufen zu können.

Wie wichtig ist die Unternehmenskultur für die Integration?

Schröter: Die Unternehmenskultur ist das A und O. Der zukünftige Azubi wird sich ja aus einem bestimmten Grund fürs Unternehmen entschieden haben und da ist natürlich die Unternehmenskultur bzw. der Eindruck, den die Person während des Bewerbungsgesprächs hat, ausschlaggebend.

Wenn ich mich nach außen hin als innovatives dynamisches junges Unternehmen darstelle und im Onboarding schaut die Realität total anders aus, dann sorgt das nur für Frustration auf beiden Seiten.

Die junge Generation ist recht wechselbereit. Deshalb geht das zumindest langfristig nicht gut. Ich empfehle deshalb, nach außen nie irgendwas zu kommunizieren, was man nach innen nicht lebt, sondern transparent zu sein.

Es ist viel wertvoller als Unternehmen zu sagen „Ja, wir haben einen recht hohen Altersdurchschnitt, deswegen ist es so wichtig, dass wir euch jungen Leute jetzt holen und euch ernst nehmen. Denn wir brauchen eure Unterstützung“. Das kommt viel sympathischer rüber als zu sagen „Ja, wir sind schon jung und dynamisch“ und dann komme ich dahin und merke, das ist überhaupt nicht der Fall.

Das Ziel sollte ja sein, dass sich ein Auszubildender/eine Auszubildende denkt: Ich habe mich für den richtigen Job entschieden. Ich habe raus gehört, Ehrlichkeit und Kommunikation sind wichtig. Was gibt es denn sonst noch für Punkte?

Schröter: Ein erfolgreiches Onboarding ist tatsächlich auch ein Riesenkriterium. Wenn ich schon in den ersten Wochen punkte, ist das ein sehr gutes Zeichen.

Darüber hinaus ist eine Feedbackkultur unfassbar wichtig. Bekomme ich in der Ausbildung immer nur einseitig Feedback? Und das aus irgendwelchen standardisierten Fragebögen, die ich nach jeder Phase ausfüllen muss, wo ich aber nie Rückmeldung bekomme, was daraus jetzt gemacht worden ist?

Wir sprechen von einer Generation, die mit sofortigem Feedback auf Social Media groß wird. Wir sind es gewohnt, schnell direkt Feedback zu bekommen und daher ist es für uns auch unglaublich wichtig, ehrliches und vor allem Feedback auf Augenhöhe zu bekommen.

Auf der anderen Seite auch mal Feedback geben zu dürfen und sagen zu können „Hey, das hat mir vielleicht nicht so gut gefallen aus folgenden Gründen“ ohne davor Angst haben zu müssen.

Genauso wichtig ist es, schon während der Ausbildung eine Perspektive zu geben. Ich bekomme häufig aus der Praxis mit, dass Ausbildende bis zur Abschlussprüfung nicht wissen, in welche Abteilung sie nach dem Abschluss überhaupt kommen. Man sollte die berufliche Perspektive schon im letzten Ausbildungsjahr adressieren, dabei auf die Vorstellungen der jungen Leute eingehen und gemeinsam einen Plan erarbeiten.

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Können Sie aus Ihrer Siemens-Zeit oder jetzt vom Start-up Beispiele für gutes Preboarding und Onboarding geben?

Schröter: Ich hätte mir tatsächlich damals ein Preboarding-Package gewünscht. Denn das macht so einen Unterschied. Jetzt im Start-up stelle ich auch ein. Ich schreibe vorher dann immer tolle E-Mails, die neuen Mitarbeitenden bekommen vorab Post und am ersten Tag schmücke ich gefühlt das ganze Office. Denn genau das hätte ich mir damals auch gewünscht.

Was ich bei Siemens toll fand, war, dass wir eine komplette Auftaktwoche hatten. Da haben wir auch nicht zu Hause geschlafen haben, sondern wir waren alle in einer Art Jugendherberge untergebracht. Dadurch hatten wir die Möglichkeit, uns auch über die Ausbildungsgänge hinweg auszutauschen und zu connecten. Die besten Gespräche haben abends an der Bar stattgefunden.

Das hat schon einmal ein Wir-Gefühl erzeugt, was sehr wertvoll war. Ich fand es sehr schade, dass Siemens die Übernachtungen bei den nächsten Jahrgängen dann – wahrscheinlich auch aus Kostengründen – abgeschafft hat. Dieser „Zusammenschweißen-Faktor“ passiert vor allem zwischenmenschlich in Gesprächen, die auch abends geführt werden. Deswegen kann ich nur empfehlen, nicht an der falschen Stelle zu sparen.

Laut dem Berufsbildungsbericht 2023, der sich auf Daten des Bundesinstituts für Berufsbildung bezieht, wurde zuletzt jeder vierte Ausbildungsvertrag vorzeitig aufgelöst – das ist eine Abbrecherquote von 26,7 Prozent. Woran könnte das liegen? Welche Fehler sollten Unternehmen vermeiden, um einen Abbruch zu verhindern?

Schröter: Ich fände es spannend zu erfahren, wie Unternehmen in Offboarding-Prozessen Feedback einholen. Also wie begleiten sie diese Azubis beim Ausscheiden aus der Firma? Fragen sie, warum die Azubis ihre Ausbildung abbrechen? Letztlich wäre das natürlich mit das Spannendste. Ich könnte mir vorstellen, dass es fehlende Perspektiven sind. Denn ich weiß, dass das ein Riesenfaktor ist. Dass Auszubildende nicht unbedingt das machen können, was sie sich erhofft haben oder dass die berufliche Perspektive fehlt.

Ich kann mir auch vorstellen, dass es am Ablauf oder der Organisation der Ausbildung liegt. Wie werde ich – auch beim Thema Feedback – wahrgenommen? Wie werde ich begleitet und unterstützt? Denn wir sprechen von einer Generation, die sehr nah an ihre Eltern rangerückt ist. Man redet ja gerne von „Helikopter-Eltern“. Die Eltern begleiten die Azubis gefühlt am ersten Tag zur Arbeit. Ich überspitze das jetzt ein bisschen.

Umso wichtiger ist, dass auch ein Umdenken im Unternehmen stattfindet. Dass man die Azubis zu Beginn der Ausbildung noch mehr betreut und begleitet, als man es früher getan hat. Und auch einfach eine Betreuung anzubieten und zu sagen „hey, wir unterstützen dich, auch wenn es gerade mal nicht läuft“. Vielleicht auch mit internen Nachhilfeprogrammen. Denn es kommen jetzt die Corona-Jahrgänge. Ich bin mir sicher, dass das Thema Schulbildung teilweise zurückgefallen ist und dass Betriebe Sachen aufarbeiten müssen.

Da ist es wichtig, nicht nur frustriert zu sein und zu sagen, die sind alle so schlecht geworden. Sondern zu sagen, wir nehmen das jetzt ernst. Wir bieten intern Förder- oder Nachhilfeprogramme an, um das aufzuarbeiten.

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(Bild: mi-connect)

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Wie lange dauert denn ein Onboarding ungefähr?

Schröter: Ich würde sagen, man kann mindestens mit einem halben Jahr rechnen, bis sich die Auszubildenden in einer gewissen Form zurechtfinden. Schließlich ist das der Einstieg in die Berufswelt.

Was man auch nicht vergessen darf: Einer der Schwerpunkt einer Ausbildung und auch eines Studiums ist, sich auch selbst kennenzulernen. Es geht also nicht nur darum, den Auszubildenden Input und Wissen mitzugeben. Es geht auch darum, dass sie ihre Stärken herausfinden und schauen, in welchen Bereichen sie sich weiterentwickeln wollen.

Das kann man ja vorher gar nicht wissen. Deswegen würde ich auch immer diesen Raum für persönliche Entwicklung geben.

Zusammenfassend gesagt: Welche Punkte gehören zu einem perfekten Onboarding dazu?

Schröter: Auf jeden Fall eine gute Vorbereitung in Form des Preboardings. Dann das Involvieren bestehender Azubis und Studierenden und die Abdeckung derer Interessen.

Den Azubis direkt im Onboarding schon eine Perspektive zu geben, was sie in der Ausbildung erwartet. Nicht im Detail, aber man sollte zumindest über die Schwerpunkte informieren.

Dass man sich diese Orientierung erhält und einen starken Fokus auf das Wir-Gefühl legt und dieses Wir-Gefühl entwickelt. Das muss nicht immer am Arbeitsplatz sein, das kann auch mal im Bereich der Freizeit sein. Identität schaffen und die Möglichkeiten geben, sich untereinander gut kennenzulernen. Das würde ich noch vor das Fachliche stellen, denn das Wir-Gefühl ist unfassbar entscheidend.

Ich empfehle immer, das Onboarding auch bei hybriden Ausbildungen vor Ort zu machen. Holt die Leute rein, denn sonst verliert man im schlimmsten Fall schon zu Beginn jemanden. Die ersten ein bis zwei Wochen sollten auf jeden Fall vor Ort stattfinden.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Unterstützung geben. Zum Beispiel, indem man hilft, eine Wohnung zu finden. In welcher Ausprägung das auch immer dann möglich ist.

Dass man einfach zeigt: „Wir wollen, dass du zu uns kommst“. Und schlussendlich darf auf beiden Seiten der Spaß nicht fehlen.

Machen wir zum Schluss noch einen Perspektivwechsel: Wie sollten sich die Auszubildenden denn auf den Ausbildungsstart vorbereiten?

Schröter: Ich empfehle, dass der Arbeitgeber im Rahmen des Preboardings eine klare Erwartungshaltung an die Azubis kommuniziert. Denn das ist der erste Schritt in die Berufswelt, die Auszubildenden sind noch verunsichert und wissen vielleicht gar nicht, was auf sie zukommt. Dabei kann man zum Beispiel etwas zum Thema Kleidung sagen. Aber auch die Basics kommunizieren wie „sei pünktlich“. Ich weiß, es sollte selbstverständlich sein, aber gebt den jungen Leuten einen Rahmen vor.

Auf der anderen Seite müssen die Azubis ihre Zusage natürlich auch ernst nehmen. Sie sollten proaktiv nachfragen, wenn sie Sachen nicht wissen. Denn die Azubis dürfen nicht erwarten, dass ihnen alles auf dem Silbertablett serviert wird, sondern dass sie auch eine gewisse Eigeninitiative mitbringen müssen und das ist auch wichtig.

Eine gewisse proaktive Art und Eigeninitiative zeigen den Willen und das Commitment. Vor allem, wenn man als Azubi merkt, dass mir das Unternehmen das auch entgegenbringt. Dann ist das eine Gegenseitigkeit und keine Einbahnstraße mehr.

Anja Ringel
(Bild: Anna McMaster)

Die Autorin: Anja Ringel

Dass sie Redakteurin werden will, wusste Anja Ringel schon zu Schulzeiten. Als Chefredakteurin ihrer Schülerzeitung hat sie Lehrkräfte und Schüler interviewt, das Mensaessen getestet und ist Fragen wie "Wieso hat Wasser ein Mindesthaltbarkeitsdatum" nachgegangen.

Nach Stationen bei diversen Tagezeitungen schaut sie bei "Produktion" nun den Unternehmen auf die Finger oder besser gesagt auf die Bilanzen. Als Wirtschaftsredakteurin kümmert sie sich aber auch um Themen wie Fachkräftemangel, Diversity, Digitalisierung oder Unternehmenskultur. Daneben ist sie einer der Podcast-Hosts von Industry Insights.

Privat liebt sie das Reisen und nutzt ihre Urlaube, um die Welt zu entdecken.

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